Длительные командировки и разъездной характер работы сотрудников: расходы и налоги

Служебная командировка: как оплатить расходы

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие командировочные расходы:

– расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.

Порядок возмещения командировочных расходов определен:

– Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35;

– Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – постановление № 115).

Нормы командировочных расходов установлены при служебных командировках:

– в пределах Республики Беларусь – постановлением Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 (далее – постановление № 48);

– за границу – постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 (далее – постановление № 7).

Размер суточных при командировках по территории Республики Беларусь не зависит от продолжительности командировки.

А вот по зарубежным командировкам определено следующее: суточные при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней возмещают в размерах норм суточных, установленных постановлением № 7 (пп. 20, 21 Инструкции № 115). При нахождении работника в командировке за границей более 60 дней суточные начиная с 61-го дня выплачиваются в размерах норм суточных, установленных постановлением № 7 для работников загранучреждений Республики Беларусь и других категорий работников при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

Работникам, направленным в служебную командировку продолжительностью свыше 60 дней в иностранные государства, в которых отсутствуют дипломатические представительства и консульские учреждения Республики Беларусь, оплата расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) начиная с 61-го дня осуществляется в размере 70 % от установленной нормы (часть первая п. 2 постановления № 7).

Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, работникам, выполняющим строительно-монтажные работы в России, расходы за проживание вне места постоянного жительства (суточных) оплачивают в размере не менее 40 % от установленных норм (абз. 5 п. 2 постановления № 7).

 

Правила выплаты компенсации за разъездной характер работы

Трудовым законодательством предусмотрена выплата работникам компенсации за разъездной характер работы (ст. 99 ТК). Такая компенсация осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 25.07. 2014 № 70 (далее – Инструкция № 70).

Отметим, что не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель (часть вторая ст. 91 ТК).

Компенсация за разъездной характер работы устанавливается работникам, выполняющим работу на объектах, расположенных вне места постоянной работы, связанную с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места работы на объекте и обратно, а также с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемого ими участка (п. 3 Инструкции № 70).

 

Важно! Компенсация за разъездной характер работы связана с особенностью организации труда работников, невозможностью выполнения ими своей трудовой функции на одном постоянном рабочем месте.

 

Компенсацию за разъездной характер работы устанавливают в размере, не превышающем размера норм за проживание вне места жительства (суточных), установленных постановлениями № 7 и № 48, с учетом фактического времени пребывания на территории Республики Беларусь или иностранных государств (п. 7 Инструкции № 70).

Так, при разъездном характере работ в пределах Республики Беларусь максимальный размер компенсации, установленный постановлением № 48, составляет:

– 7 руб. за каждый день – при проживании вне места жительства более одного дня;

– 3,5 руб. за каждый день при однодневном пребывании в разъезде, позволяющем вернуться к месту жительства в этот же день.

При разъездном характере работ за границей максимальный размер компенсации рассчитывают исходя из норм, установленных постановлением № 7, для каждой страны, в которой работник осуществляет разъездную работу. Напомним, что в таких же размерах выплачивают суточные при командировках.

Перечни профессий и должностей работников, которым устанавливаются компенсации, размеры, порядок, условия их выплаты определяет наниматель (п. 8 Инструкции № 70). Порядок установления работникам компенсаций и обязанность нанимателя их выплачивать должны быть предусмотрены в ЛНПА и трудовых договорах.

 

Справочно: в трудовом договоре должны содержаться условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) (п. 7 части второй ст. 19 ТК).

 

Ситуация. Работа водителя-экспедитора

Водитель-экспедитор осуществляет транспортировку грузов не только в пределах местности, где расположено место постоянной работы, но и в пределах разных населенных пунктов. В зависимости от характера поездки (перевозки) и дальности поездки он не всегда может возвращаться к месту жительства.

Работа водителя связана с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места погрузки-разгрузки и обратно, поэтому наниматель может установить ему компенсацию за разъездной характер работы, а может и оформлять служебные командировки.

 

Дополнительно изучайте тут >>>

Командировка в пределах республики: c 23 марта изменился порядок возмещения расходов

 

Служебная командировка и работа, носящая разъездной характер: в чем отличия?

Разъездной характер работы, на первый взгляд, имеют одинаковые с служебной командировкой признаки. Рассмотрим основные отличия, помогающие решить, что выгоднее для нанимателя: отправить работника в командировку или установить компенсацию (см. табл. 1):

Таблица 1

Служебная командировка	Работа, носящая разъездной характер
Направляются работники (как правило, нерегулярно), имеющие постоянное место работы, отличное от места поездки в служебную командировку	Направляются работники, трудовые функции которых не привязаны к одному месту работы. Работа, связанная с разъездами, имеет постоянный характер
Может быть направлен любой из работников, за исключением лиц, определенных в ст. 263 ТК (беременные женщины и женщины, имеющие детей до 3 лет)	Относится к работникам, должности и профессии которых включены в перечень, установленный нанимателем (п. 8 Инструкции № 70)
Работник выполняет только часть своей трудовой функции, так как оторван от постоянного места работы	Работник выполняет весь объем трудовых обязанностей при разъездах
За время пребывания в командировке за работниками сохраняется зарплата, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 95 ТК)	Зарплата начисляется в общеустановленном порядке
Работнику выдают аванс и возмещают расходы: 1) по проезду к месту служебной командировки и обратно; 2) по найму жилого помещения; 3) за проживание вне места жительства (суточные); 4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (часть вторая ст. 95 ТК)	Работнику выплачивают компенсацию (п. 3 Инструкции № 70). Выплата компенсации авансом не предусмотрена. Расходы по найму жилого помещения и расходы на проезд выплачивают при необходимости в соответствии с нормами Инструкции № 70
Направление в служебную командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя (ст. 93 ТК)	Разъездной характер работы определен трудовым договором (контрактом), должностной инструкцией работника и дополнительно ничем не оформляется
Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника (часть четвертая ст. 93 ТК)
Командировочные расходы относятся к нормируемым затратам и для целей исчисления налога на прибыль учитываются в составе затрат в пределах установленных норм (п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 170, подп. 1.1 п. 1 ст. 171 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК)	Внимание! По порядку учета компенсации за разъездной характер для целей исчисления налога на прибыль в 2019 г. на сегодняшний день есть вопросы. Так, к прочим нормируемым затратам относятся компенсации, по которым законодательством предоставлено право определения размера и порядка выплаты, в размерах, установленных колдоговором, соглашением, нанимателем, в пределах, установленных законодательством, при их наличии (подп. 2.1 п. 2 ст. 171 НК). При буквальном прочтении этой нормы НК данную компенсацию можно отнести на затраты лишь в пределах 1 % от выручки товаров (работ, услуг), даже если размеры компенсации не превышают установленных законодательством норм (п. 3 ст. 171 НК). По мнению автора, компенсация за разъездной характер работы относится к затратам по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, если она выплачивается в пределах норм, установленных законодательством (п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 170, абз. 3 подп. 1.3 п. 1 ст. 173 НК)
Командировочные расходы и компенсация за разъездной характер работы не являются объектами для начисления страховых взносов в ФСЗН и не учитываются при расчете среднего заработка для выплаты пособия по нетрудоспособности (ст. 2 Закона № 138-XIII*, п. 3 Перечня № 115**, часть первая п. 24 Положения № 569***)
Командировочные расходы (как выплаты, не связанные с оплатой труда) и компенсация за разъездной характер работы не учитываются в расчете среднего заработка при исчислении отпускных (п. 1, подп. 3.11 п. 3 Перечня № 47****)
Командировочные расходы и компенсация за разъездной характер работы не учитываются при определении оплаты до МЗП (п. 7 Перечня № 68*****)

__________

^* Закон Республики Беларусь от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь» (далее – Закон № 138-XIII).

^** Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115 (далее – Перечень № 115).

^*** Положение о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.06.2013 № 569 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь «О государственных пособиях семьям, воспитывающим детей» (далее – Положение № 569).

^**** Перечень выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка, утвержденный постановлением Минтруда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47 (далее – Перечень № 47).

^***** Перечень выплат компенсирующего характера и выплат, не связанных с выполнением работником обязанностей, вытекающих из законодательства, локальных нормативных правовых актов и трудового договора, не учитываемых в размере начисленной заработной платы работника при определении доплаты до размера минимальной заработной платы (месячной и часовой), утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 21.07.2014 № 68 (далее – Перечень № 68).

 

Что выбрать нанимателю?

Нанимателю в некоторых случаях может быть сложно выбрать, отправить работника в служебную командировок либо включить его профессию в перечень для выплаты компенсации за разъездной характер работы.

Приведем основные моменты, характеризующие недостатки и преимущества разъездного характера работы (см. табл. 2):

 Таблица 2

	Преимущества		Недостатки
	Работник	Наниматель	Работник	Наниматель
Служебная командировка	Работнику возмещают командировочные расходы не ниже норм, установленных постановлениями № 7 и № 48	–	Не может выполнять свои трудовые функции в полном объеме в связи с удаленностью от основного места работы	С его стороны – дополнительный объем документооборота (приказ, отчеты по командировке, авансовые отчеты и др.). Проводится дополнительный расчет среднего заработка, не ниже которого должна быть зарплата командированного работника
Разъездной характер работы	Работник выполняет трудовые функции в полном объеме	Меньший документооборот. Согласия работника для каждой поездки не требуется. Зарплата начисляется в обычном порядке. Компенсационные выплаты могут быть установлены меньше норм, установленных законодательством для командировок	Наниматель вправе установить компенсацию в размере меньшем, чем нормы в постановлениях № 7 и № 48	–

Нельзя однозначно сделать вывод о том, что лучше: отправлять регулярно работника в служебные командировки или установить ему компенсацию за разъездной характер работы. В каждом отдельном случае наниматель должен провести детальный анализ норм законодательства, расчет и только тогда сделать вывод, насколько выгоден и приемлем тот или иной вариант для организации и для работника.

Наталья Борисенко, аудитор