Ситуация. Работнику излишне выдан аванс
Работнику выплачен аванс по зарплате за январь 2018 г. При проверке выяснилось, что ему излишне перечислены деньги.
Величина аванса должна соответствовать своей сути – зарплате за первую половину месяца.
Как правило, в каждой организации устанавливаются сроки выплаты зарплаты и размер выплачиваемого аванса. Однако следует учитывать, что в трудовом законодательстве размер аванса по оплате труда не определен. Поэтому его конкретный размер (в процентах от суммы оклада) может быть установлен коллективным или трудовым договором, а также другим локальным нормативным правовым актом нанимателя.
Как определить размер аванса по зарплате?
Чаще всего зарплата в организациях выплачивается 2 раза в месяц. Ее выплату за первую половину месяца называют авансом. В налоговом законодательстве используется понятие «оплата труда за первую половину месяца» (часть третья п. 8 ст. 175 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК). В Трудовом кодексе Республики Беларусь (далее – ТК) определение аванса не содержится. Однако в ст. 107 ТК указаны виды удержаний из зарплаты работников для погашения их задолженности нанимателю, допустимые по распоряжению нанимателя. В их числе значится «возвращение аванса, выданного в счет заработной платы».
Таким образом, будем считать, что аванс – это выплаты работникам в счет зарплаты за первую половину месяца. Величина аванса не должна превышать 50 % месячной зарплаты работника, уменьшенной на сумму обязательных удержаний за этот период.
При условном удержании из зарплаты работника за первую половину месяца подоходного налога в размере 13 % (без учета стандартных вычетов) и 1 % взносов в ФСЗН за первую половину месяца работнику можно выплачивать аванс в размере 43 % его зарплаты за месяц (50 % – (50 % × 0,13) – (50 % × 0,01)).
Почему нельзя завышать сумму аванса?
Завышать сумму аванса не следует. При завышении его размера возникает ситуация, схожая по смыслу с выдачей займа работнику, только в завуалированном виде. При этом появляются вопросы по удержанию подоходного налога.
По общему правилу налоговые агенты обязаны удерживать исчисленную сумму подоходного налога непосредственно из доходов плательщика при их фактической выплате. Налоговый агент удерживает у плательщика исчисленную сумму подоходного налога за счет любых денежных средств, выплачиваемых плательщику, при фактической их выплате (п. 8 ст. 175 НК). Установленная в п. 8 ст. 175 НК обязанность не распространяется на выплату доходов в виде оплаты труда за первую половину месяца и премий.
Иная ситуация складывается при выдаче налоговыми агентами займов работникам. При выдаче займа необходимо исчислить подоходный налог по ставке 13 % (п. 10 ст. 175 НК) и уплачивать его в бюджет за счет средств налогового агента не позднее дня, следующего за днем выдачи займа. По мере погашения работником займа уплаченная сумма подоходного налога в размере, пропорциональном погашенной задолженности (по соответствующему договору), возвращается налоговому агенту. Возврат осуществляет налоговый агент самостоятельно за счет общей суммы налога, удержанного с доходов физических лиц, путем уменьшения подлежащей перечислению в бюджет суммы налога на сумму, причитающуюся к возврату.
Следовательно, чтобы исключить претензии со стороны проверяющих органов, к определению суммы выдаваемого аванса по зарплате за первую половину месяца надо подходить ответственно, а не формально (например, сумма аванса не должна быть равной 10 руб. для всех работников).
Корреспонденции в учете на выдачу аванса
В бухгалтерском учете начисление аванса по зарплате не отражается. Выдача сумм зарплаты за первую половину месяца отражается так:
Д-т 70 – К-т 50, 51.
Пример
Бухгалтерские записи по выдаче зарплаты
Размер аванса по зарплате в организации составляет 43 % от установленного оклада.
Работнику за месяц начислено 700 руб. (по окладу). За первую половину месяца работнику выплачено 500 руб., т.е. в бухгалтерском учете имела место запись:
Д-т 70 – К-т 50 – 500 руб.
В данном случае надо бы перечислить работнику сумму аванса в размере 301 руб. (700 руб. × 43 %). С суммы превышения 199 руб. следовало удержать подоходный налог по факту признания ее займом, выданным работнику.
При этом в бухгалтерском учете необходимо было сделать следующие записи:
Д-т 70 – К-т 51 – 301 руб.
– перечислен аванс;
Д-т 73 – К-т 51 – 199 руб.
– выдан заем работнику;
Д-т 76 – К-т 68-4 – 25,87 руб. (199 × 13 %)
– начислен подоходный налог на сумму займа за счет организации;
Д-т 68-4 – К-т 51 – 25,87 руб.
– уплачен подоходный налог;
Д-т 20 – К-т 70 – 700 руб.
– начислена зарплата за месяц;
Д-т 70 – К-т 73 – 199 руб.
– удержана из зарплаты сумма ранее выданного займа;
Д-т 76 – К-т 68-4 – 25,87 руб.
– методом «красное сторно» зачтена сумма подоходного налога;
Д-т 70 – К-т 68-4 – 91 руб. (условно)
– удержан подоходный налог с суммы начисленной зарплаты за месяц;
Д-т 70 – К-т 69* – 7 руб.
– удержаны отчисления в ФСЗН в размере 1 %;
Д-т 70 – К-т 51 – 102 руб. (700 – 301 – 199 – 91 – 7)
– перечислена зарплата за вторую половину месяца.
При возврате сумм, излишне выплаченных работнику, составляется корреспонденция:
Д-т 50 – К-т 70.
___________________
* Денежные средства, предоставленные работнику организации по договору займа, не являются объектом для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах (ст. 2 Закона Республики Беларусь от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь»; п. 2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 № 1297; п. 272 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 25.08.2006 № 530).
