Руководствуемся единым нормативным актом
Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).
В случае проведения работником своих выходных, праздничных дней в месте командирования допускается возмещение расходов по проезду на общих основаниях. Ранее такое право предоставлялось работникам только по командировке в пределах Республики Беларусь (п. 6 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35; далее – Инструкция № 35).
Командировочное удостоверение не очень-то и нужно
Как и ранее, направление работника в командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. В ряде случаев может оформляться и постановление нанимателя, например при направлении в командировку государственных служащих (ст. 37 Закона Республики Беларусь от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь»).
В распорядительном документе о командировании указываются:
– фамилия, имя и отчество командируемого работника, его должность (профессия);
– наименование структурного подразделения, в котором трудится работник (при его наличии);
– место командировки;
– срок поездки;
– цель поездки.
При командировании работника в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, в приказе указывается, может ли работник ежедневно возвращаться из места служебной командировки к месту жительства (месту пребывания) с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха (п. 15 Положения № 176). Указанная информация необходима для определения размера аванса и возмещаемых расходов при служебных командировках.
Необходимость выдачи командировочного удостоверения в Положении № 176 не закреплена. Вместе с тем в ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) указано, что необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами.
Возмещение расходов по проезду к месту командировки и обратно
Возмещение расходов по проезду к месту командировки и обратно, как и ранее, производится по фактической стоимости проездных документов (билетов). Возмещению подлежит также стоимость бронирования, комиссионных сборов, пользования комплектом спальных принадлежностей, а также сервисного обслуживания, включенного в цену проездного документа (билета). Расходы по проезду в местах командировки оплачиваются за счет суточных (см. табл. 1).
Возмещение расходов по найму жилого помещения
Как и ранее, возмещение расходов по найму жилого помещения может производиться по 2 вариантам: на основании подтверждающего документа и без представления подлинных документов. Рассмотрим их более подробно.
В первую очередь определяется величина возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов, т.е в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176. Количество суток, с учетом которых возмещаются расходы по найму жилого помещения, определяется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него. При этом такие даты определяет наниматель (п. 15 Положения № 176). Ранее согласно Инструкции № 35 в подобном случае для определения количества суток, оплачиваемых в размере 2,50 руб. за сутки, время, составляющее менее половины суток, исключалось, а равное половине суток и более – принималось за полные сутки (подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).
В случае, когда расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1 к Положению № 176, возмещение расходов производится на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера в гостинице проживания.
Пример 2
Определение расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов
В соответствии с приказом руководителя организации (г. Минск) работник направляется в командировку в г. Брест с 25 по 29 марта 2019 г. Работник представил документы, подтверждающие расходы на проживание в гостинице за период командировки в сумме 180 руб. Работник прибыл в г. Брест 26 марта, выбыл из Бреста 29 марта.
Рассчитаем расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов.
1. Определяем количество суток, с учетом которых рассчитываются расходы по найму жилого помещения, – 4 суток.
2. По приложению 1 к Положению № 176 определяем величину расходов по найму жилого помещения в областном центре – 50 руб.
3. Общая сумма расходов составляет 200 руб. (50 руб. × 4 сут.).
В данном случае работнику будет возмещена сумма 200 руб.
С учетом данных примера 1 возникают вопросы: вправе ли организация возмещать расходы по найму жилого помещения в более выгодном для работника размере? каким образом подтверждается стоимость одноместного номера в гостинице проживания, являющаяся ограничительной величиной при возмещении расходов на основании подтверждающих документов?
Важно! При ежедневном возвращении командированного работника к месту жительства, а также однодневных командировках возмещение расходов по найму жилого помещения не производится (п. 15 Положения № 176).
Возмещение суточных
Для определения количества суток нахождения работника в командировке следует руководствоваться приказом нанимателя. Возмещение суточных командированному работнику за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути, производится в размере 9 руб. в сутки. При однодневных командировках суточные также возмещаются в указанном размере.
Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24:00 включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее – последующие сутки. Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке (ст. 93 ТК).
Работник может выехать в командировку и в свой выходной день, т.е. ранее указанной в приказе даты. В этом случае суточные за такой день не выплачиваются (п. 5 Положения № 176).
При выплате суточных обратим внимание на следующие моменты (см. табл. 2):
Таблица 2
Обратим внимание на сроки
В ст. 95 ТК и п. 5 Положения № 176 закреплены нормы, обязывающие нанимателя выдать командированному работнику аванс. Конкретные сроки выдачи денежных средств в указанных документах не прописаны. Напомним, что в соответствии с п. 7 Инструкции № 35 наниматель обязан был выдавать аванс на командировочные расходы не позднее чем за день до отъезда в командировку.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета работника по ранее полученным на командировочные расходы суммам (п. 8 Инструкции № 35). Указанная норма не нашла отражения в Положении № 176. Вместе с тем она закреплена в пп. 36, 42 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107.
Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления отчета о расходовании аванса (п. 7 Положения № 176). Ранее этот срок был оговорен только в п. 51 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115.
