Какие ошибки в официальных документах можно исправлять, а какие нельзя (например, в справке о стаже работе для назначения пенсии, запросах в различные органы, т.е. исходящей корреспонденции)? Какие надписи (реквизиты) нужно делать, нужно ли заверять печатью и т.д.?
Законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства не предусматривает единых правил исправления ошибок, допущенных в официальных документах. Такие требования содержатся, как правило, в нормативных правовых актах, регламентирующих порядок составления и оформления отдельных видов документов: бухгалтерских, регистрационных, статистических и др.
Так, Инструкция № 40* устанавливает порядок исправления (дополнения) записей, внесенных в трудовые книжки работников, способ внесения исправлений в первичные учетные документы определен Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196, и т.д.
__________________________
* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40).
Инструкция по делопроизводству** определяет порядок редактирования только одного реквизита – подписи.
__________________________
** Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Так, в реквизите «Подпись» не допускается использование предлога «за» или косой черты (знака «/») перед наименованием должности лица, подписавшего документ (часть 13 п. 57 Инструкции по делопроизводству).
Когда в реквизите «Подпись» проекта документа указаны должность, инициалы и фамилия одного должностного лица, а документ необходимо подписать другому, поступить можно одним из следующих способов:
– перепечатать проект (последний лист проекта) документа с указанием фактической должности лица, уполномоченного подписать документ, его инициалов и фамилии;
– исправить наименование должности, инициалы и фамилию лица, подписывающего документ, на фактические в подготовленном проекте документа.
Использование второго способа оправдано в случае, когда проектом документа пройдены все необходимые этапы согласования (визирования) и его перепечатка приведет к необходимости переоформления ранее собранных виз. Наименование должности и расшифровка подписи могут быть исправлены как рукописным способом, так и с использованием технических средств. Дополнительного удостоверения (приложения печати и др.) исправления должности и расшифровки подписи в реквизите «Подпись» не требуется.
Как уже было отмечено, Инструкция по делопроизводству не содержит норм, регламентирующих правила исправления ошибок, допущенных в тексте документов. Вместе с тем, исходя из практики документирования, целесообразно использовать один из следующих способов исправления ошибок, обнаруженных в тексте документа:
– подготовка нового документа в том же порядке, как и при оформлении первоначального текста (с той же датой и регистрационным номером) со всеми исправленными ошибками;
– подготовка документа с изложением исправлений (изменений, уточнений), которые должны быть внесены в текст первоначального документа.
