Организация с большой численностью работников хочет снизить бумажный документооборот и выдавать расчетные листки в электронном виде. Планируется, что расчетный листок будет высылаться на адреса электронной почты работников. Тем, у кого нет электронной почты или по каким-то причинам отсутствует ее адрес, а также по желанию работника расчетные листки выдаются на бумажном носителе.
Не нарушит ли организация трудовое законодательство в такой ситуации?
Не нарушит.
Расчетный листок выдается работнику ежемесячно при выплате заработной платы. Это является обязанностью нанимателя. В данном документе должны быть указаны составные части заработной платы, причитающейся за соответствующий период, размеры удержаний из заработной платы, общая сумма заработной платы, подлежащая выплате (ст. 80 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Трудовым законодательством не предусмотрены ни форма расчетного листка, ни способ предъявления его работнику. Также отсутствует обязанность нанимателя знакомить работников с его содержанием, их достаточно только выдать.
Форма листка разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно. В нем должна содержаться информация о том, из чего состоит заработная плата, какие произведены удержания и сколько работнику причитается к получению.
Важно! Предусмотрите форму расчетного листка локальным нормативным правовым документом. Отсутствие такого документа может быть расценено как нарушение законодательства о труде. При возникновении спорных ситуаций, если такое нарушение причиняет вред работнику, наниматель может быть привлечен к административной ответственности.
Если в организации принято решение представлять расчетные листки работникам, то порядок их выдачи рекомендуем закрепить в локальных нормативных правовых актах (например, в Положении об оплате труда и т.д.). Хотя законодательство не требует утверждения такого порядка, в случае возникновения спорных ситуаций с работником это защитит нанимателя. Поэтому лучше, если работник будет ознакомлен с правилами выдачи расчетных листков, принятыми в организации.
Следующим этапом организации выдачи электронных листков станет определение электронных адресов. Если в организации используется корпоративная электронная почта, то и рассылку целесообразнее производить на эти адреса.
При ее отсутствии можно получить от работника письменное заявление, в котором он выразит свое желание получать расчетный листок в электронном виде с указанием адреса электронной почты.
Однако следует учесть, что не все работники могут пользоваться компьютером или имеют доступ к Интернету или электронной почте. Также работник может просто отказаться предоставить свой электронный адрес. В таком случае наниматель обязан выдать ему расчетный листок в бумажном виде.
