Из письма в редакцию:
«Работница нашей организации представила листок нетрудоспособности по беременности и родам на период с 16 ноября 2017 г. по 21 марта 2018 г. (126 календарных дней). Работнице начислено пособие в размере 3 623,76 руб.:
431,40 руб. – за 15 дней ноября 2017 г.;
891,56 руб. – за 31 день декабря 2017 г.;
891,56 руб. – за 31 день января 2018 г.;
805,28 руб. – за 28 дней февраля 2018 г.;
603,96 руб. – за 21 день марта 2018 г.
Пособие было выплачено 7 декабря 2017 г. вместе с заработной платой за ноябрь.
Как правильно отразить пособие по беременности и родам в отчете 4-фонд за IV квартал 2017 г. и в ПУ-3?
С уважением, бухгалтер Марина Кирилловна»
Уважаемая Марина Кирилловна, давайте вместе разберемся, как учитываются расходы на выплату пособий по беременности и родам по переходящим больничным.
В общем случае пособия по больничным назначаются в течение 10 дней со дня обращения. Если для назначения пособий требуются дополнительные документы (сведения, информация), срок их назначения может быть продлен до одного месяца (часть первая п. 36 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.06.2013 № 569; далее – Положение № 569). Таким образом, пособие должно быть начислено и отражено в бухгалтерском учете в ноябре 2017 г.
Пособие по беременности и родам начисляется и выплачивается единовременно, т.е. сразу за весь период, удостоверенный больничным (п. 36 Положения № 569). Пособия, назначенные работницам, выплачиваются в счет начисленных взносов (п. 30 Положения № 569). Вместе с тем сумма начисленных взносов уменьшается на сумму произведенных в этом же месяце расходов на пособия (п. 10 Положения об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь, утвержденного Указом от 16.01.2009 № 40; далее – Положение № 40).
Заполнение отчета 4-фонд
Отчет 4-фонд составляется на основании данных бухгалтерского учета. При заполнении отчета 4-фонд необходимо руководствоваться Указаниями по заполнению формы ведомственной отчетности «Отчет о средствах бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь», утвержденными приказом Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.11.2016 № 144 (далее – Указания № 144).
Отчет 4-фонд представляют ежеквартально не позднее 20-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным кварталом (20 января, 20 апреля, 20 июля, 20 октября). Если день представления отчета 4-фонд приходится на выходные, государственные праздники и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом нерабочими, днем представления отчета считают следующий за ним рабочий день.
Сумма начисленных пособий как по временной нетрудоспособности, так и по беременности и родам указывается по стр. 16 разд. III отчета 4-фонд в составе расходов, произведенных нанимателем за счет средств ФСЗН (часть первая п. 16 Указаний № 144). Данные стр. 16 расшифровываются в разд. IV отчета 4-фонд по стр. с 25 по 28 (пп. 23–25 Указаний № 144).
Важно! Данные по стр. 16 гр. 1 должны быть равны данным по стр. 24 в гр. 3 разд. IV (п. 16 Указаний № 144).
Сведения по стр. 16 приводятся нарастающим итогом с начала года (гр. 1), за отчетный квартал (гр. 2) и по месяцам отчетного квартала (гр. 3–5). Суммы пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам отражаются по стр. 16 разд. III отчета 4-фонд в том месяце, в котором они начислены (отражены в лицевых счетах работников).
В разд. IV отчета 4-фонд отражают не только суммы, расходованные на выплату пособий, но и количество выплат. В гр. 1 стр. 25, 27 (строки с данными по оплате больничных) указывается количество календарных дней, за которые назначены соответствующие пособия (п. 23 Указаний № 144).
Рассмотрим заполнение стр. 16 разд. III и стр. 24, 25, 27 разд. IV, используя данные Вашего вопроса.
Пример 1
Отражение пособия по беременности и родам в отчете 4-фонд
Организация в отчете 4-фонд за III квартал 2017 г. отразила расходы по начислению пособий по временной нетрудоспособности в размере 1 234,56 руб.
Количество календарных дней с начала года, за которые начислены пособия, – 28.
В IV квартале 2017 г. (в ноябре) начислено пособие по беременности и родам в размере 3 623,76 руб.
В отчете 4-фонд за IV квартал 2017 г. начисленное пособие по беременности и родам отражается следующим образом.
Заполнение формы ПУ-3
Пачки форм ПУ-3 за 2017 г. должны представляться в ФСЗН не ранее сдачи отчета 4-фонд, пояснительной записки к формам ПУ-3, но не позднее 31 марта 2018 г. (часть первая п. 16 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837 (далее – Правила № 837); часть вторая п. 5 Инструкции о порядке передачи-приема форм документов персонифицированного учета, утвержденная постановлением правления ФСЗН от 19.06.2014 № 7 (далее – Инструкция о ДПУ)).
Суммы пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам отражаются в форме ПУ-3 в графе «Сумма пособий по временной нетрудоспособности». Данные выплаты указываются в месяце, за который они начислены.
При заполнении строки «Сумма пособий по временной нетрудоспособности» в разд. 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3 указывается период, за который назначено пособие, при этом указывается вид деятельности – «ПОСОБИЕ» (подп. 28.2 п. 28 Инструкции о ДПУ). По виду деятельности «ПОСОБИЕ» реквизит «Дополнительные сведения» не заполняется.
Пример 2
Заполнение данных персонифицированного учета (продолжение примера 1)
Работнице, представившей листок нетрудоспособности по беременности и родам с 16 ноября 2017 г., начислена заработная плата за период с 1 по 15 ноября в размере 292,12 руб. Других пособий по временной нетрудоспособности в 2017 г. ей не назначалось.
Всего за 2017 г. работнице начислена заработная плата в размере 9 012,22 руб. Других выплат, на которые начисляются страховые взносы, работница не имела.
Данные ПУ-3 должны быть заполнены следующим образом (показаны только те месяцы, в которых начислялось пособие).
В итоговых значениях данных форм ПУ-3 сумма начисленных пособий равна 2 557,52 руб. (1 234,56 руб. (пособия по временной нетрудоспособности за I–III кварталы) + 431,40 руб. (пособие по беременности и родам за ноябрь 2017 г.) + 891,56 руб. (пособие по беременности и родам за декабрь 2017 г.)).
Пояснительная записка
В пояснительной записке к формам ПУ-3 сопоставляются суммы, отраженные в отчете 4-фонд за 2017 г., и итоговые суммы форм ПУ-3 (п. 5 Инструкции о ДПУ).
В отчете 4-фонд отражается сумма начисленных пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам в размере 4 858,32 руб., в итоговых значениях к ПУ-3 – 2 557,52 руб. Сумма расхождения в размере 2 300,80 руб. (4 858,32 руб. – 2 557,52 руб.) отражается в пояснительной записке за 2017 г. по стр. 5 «Суммы, отраженные в отчете 4-фонд, в счет будущих периодов (учитываются при заполнении форм ПУ-3 в следующем отчетном году)» (подп. 1.5 п. 1 Требований к заполнению и формату формы пояснительной записки к пачкам документов персонифицированного учета, содержащим формы ПУ-3 «Индивидуальные сведения», утвержденных постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.06.2009 № 10 (далее – Требования)).
Показатель гр. 6 стр. 5 рассчитывается следующим образом: гр. 6 = (гр. 3 + гр. 4) – – гр. 5 (подп. 1.5 п. 1 Требований).
Пример 3
Заполнение пояснительной записки
Сумма выплат, на которые начислялись страховые взносы за 2017 г., составила по организации в целом 120 345,87 руб.
Сумма начисленных страховых взносов – 42 121,05 руб. (соответствует сумме по стр. 08 гр. 1 отчета 4-фонд).
Сумма обязательных страховых взносов, перечисленная в 2017 г., – 36 645,84 руб. (соответствует стр. 17 отчета 4-фонд), в т.ч. в январе 2017 г. перечислено взносов за 2016 г. в размере 5 043,66 руб. (задолженность плательщика перед ФСЗН на 1 января 2017 г.) (см. форму).
__________________________
* В гр. 6 отражается сумма значений, указанных в стр. 11 гр. 3, 4, плюс сумма значений, указанных в гр. 6 стр. 1.1, 2, 3, 4, 5, 8, 9, 10, но не выше суммы начисленных страховых взносов (стр. 11 гр. 5) (2 557,52 + 31 602,18 + 5 660,55 + 2 300,80 = 42 121,05).
Надеюсь, я ответила на Ваши вопросы, и заполнение отчетности для Вас не составит особого труда.
Искренне Ваша, Ольга Павловна
