Личный автомобиль работника используется в служебных целях. Помимо компенсации за износ автомобиля работнику возмещаются и расходы по его содержанию. Статья поможет разобраться, каким образом бухгалтер должен исчислить подоходный налог, страховые взносы в ФСЗН, обязательные страховые взносы в Белгосстрах.
Из письма в редакцию:
"Наша организация заключила с работником договор использования личного автомобиля работника в служебных целях. В договоре предусмотрена компенсация за использование личного автомобиля в размере 1 200 000 руб. Договором также предусмотрено, что наниматель обязуется возмещать работнику расходы на приобретение ГСМ, прохождение техосмотра и проведение текущего ремонта. Согласно представленным заказу-наряду и чеку работником произведены расходы по ремонту автомобиля в размере 1 580 000 руб. Наниматель возместил расходы работника.
Являются ли указанные выплаты в пользу работника, с которым заключен договор об использовании личного автомобиля в служебных целях, объектами для начисления подоходного налога, а также для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах?
С уважением, бухгалтер по заработной плате Марина Игоревна"
Уважаемая Марина Игоревна, этот вопрос волнует многих бухгалтеров, поскольку работники часто используют свое личное имущество в служебных целях. В договорах предусматривается не только выплата компенсации за использование имущества в служебных целях, но и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией имущества. Чаще всего наниматели в служебных целях используют личные автомобили работников. Отношения между нанимателем и работником могут быть оформлены дополнительным соглашением к трудовому договору (контракту) либо отдельным договором. При заключении с работником договора транспортное средство не передается организации, право пользования и владения остается за работником.
Работники, использующие свои личные автомобили в служебных целях, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсацию. Конкретные размеры и порядок выплаты компенсации законодательством не установлены и определяются работником с нанимателем по договоренности (ст. 106 Трудового кодекса РБ). Обращаю Ваше внимание, что в размерах компенсации учтено возмещение износа (амортизации) автомобиля, а не возникающие в процессе эксплуатации расходы наприобретение ГСМ, проведение техосмотров, ремонтов и т.д.
Для целей исчисления подоходного налога компенсация за использование автомобиля в служебных целях признается доходом работника и объектом налогообложения (подп. 1.1 п. 1 ст. 153 Налогового кодекса РБ; далее – НК). Освобождаются от подоходного налога с физических лиц все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику) (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК). Таким образом, сумма компенсации подлежит обложению подоходным налогом. Налог исчисляют и удерживают при выплате работнику компенсации (пп. 8, 9 ст. 175 НК).
Обязательные страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах на эти суммы не начисляют (п. 3 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие "Белгосстрах", утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 25.01.1999 № 115).
Стоимость ГСМ, использованных работником в служебных целях, признается расходами, связанными с хозяйственной деятельностью организации. Наниматель вправе возмещать работнику стоимость использованного топлива, если в договор этот пункт включен. Работник обязан представить в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы по приобретению ГСМ. Документом для учета ГСМ могут служить путевые листы или иные самостоятельно разработанные и утвержденные организацией документы по учету работы автомобиля. В путевых листах отражается пробег только за время служебных поездок. Поскольку автомобиль одновременно используется и для нужд предприятия, и в личных целях, в путевых листах необходимо указывать показания спидометра перед служебной поездкой и после ее окончания, а также, если есть такая возможность, производить снятие остатков фактических остатков топлива перед служебными поездками и после их окончания.
Суммы, полученные работником как в подотчет, так и в возмещение понесенных затрат в размере стоимости израсходованных на нужды нанимателя ГСМ, подоходным налогом не облагаются, поскольку не признаются доходом (ст. 153 НК). Кроме того, страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах на подтвержденные суммы не начисляются. При отсутствии документов, подтверждающих использование автомобиля в служебных целях, стоимость ГСМ признается доходом работника в натуральной форме и облагается подоходным налогом, а также начисляются взносы в ФСЗН и Белгосстрах.
Расходы на проведение техосмотров, страховок, ремонтов и т.д. возникают у работника независимо от использования автомобиля в служебных целях. Возмещение подобного рода затрат может быть предусмотрено договором. Такие выплаты являются объектом обложения подоходным налогом с физических лиц (подп. 1.1 п. 1 ст. 153, подп. 1.11 п. 1 ст. 154, ст. 156, подп. 2.1 п. 2 ст. 157 НК). Выплата таких компенсаций относится к доходам, не являющимся вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей. Подобные выплаты можно рассматривать как материальную помощь работнику, при этом подоходный налог не начисляют.
Важно! Не забудьте оформить приказы о выделении работнику материальной помощи.
Следите за размером выделяемой помощи. В 2015 г. освобождаются от подоходного налога суммы, не превышающие 13 190 000 руб. по основному месту работы и 870 000 руб. по месту работы по совместительству (подп. 1.19 п. 1 ст. 163 НК).
Кроме того, организация должна начислить и уплатить от сумм возмещения работнику расходов страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах.
Пример
Налогообложение при возмещении расходов работнику по договору использования личного автомобиля в служебных целях
Как видите, Марина Игоревна, налогообложение возмещаемых расходов зависит от типа понесенных расходов. Будьте внимательны при проведении операций по возмещению расходов работнику за использование личного автомобиля в служебных целях.
