Командировочные за счет принимающей стороны | Расчет суточных | GBZP.BY
Печать
Сохранить в MS Word

Принимающая сторона берет на себя часть расходов: как рассчитать суточные

Случаи, когда при командировании работников за границу принимающая сторона берет на себя расходы по их пребыванию в стране командирования, не так уж и редки. В таких ситуациях важно не допустить ошибок при расчете суточных. Предлагаем рассмотреть, как рассчитать суточные, если принимающая сторона взяла на себя часть расходов.

Из письма в редакцию:

«Сотрудник нашей организации по распоряжению руководителя направляется в г. Москву (Российская Федерация) с 3 по 8 апреля 2017 г.

Согласно приказу директора работник 4, 5 и 6 апреля будет проходить кратковременную стажировку в организации, поставляющей нам программное обеспечение. Во время стажировки принимающая сторона обеспечивает слушателей обедами. На 7 апреля сотруднику запланирована встреча с покупателями нашей продукции. Сотрудник выезжает из Минска 3 апреля в 23:10, прибывает в Москву 4 апреля в 8:13. Возвращается в Минск 8 апреля в 7:15, выезд из Москвы – 7 апреля в 21:56. Билеты на проезд железнодорожным транспортом к месту командирования и обратно приобретены организацией в безналичном порядке.

Разъясните, пожалуйста, в какой сумме следует выдать сотруднику аванс?

С уважением,
бухгалтер Ирина Константиновна»

Уважаемая Ирина Константиновна, давайте рассчитаем сумму аванса, которую Вам необходимо будет выплатить командированному работнику до выезда в командировку, вместе.

Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).

Если работник командирован за границу по приглашению иностранной организации, то в соответствующем приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования согласно соответствующему приглашению: расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д. (п. 2 Инструкции № 115).

Аванс командированному работнику выдается в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку. Наниматель обязан возместить работнику расходы (п. 8 Инструкции № 115):

– по проезду к месту служебной командировки и обратно;

– по найму жилого помещения;

– проживание вне места жительства (суточные);

– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

В описанной Вами ситуации командированному работнику надо выплатить аванс в размере 713 долл. США. Расчет аванса приведен в таблице.

Итак, суточные за время пребывания командированного работника за границей рассчитываем в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку. Днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из Беларуси. Днем прибытия – день приезда указанного транспорта в Беларусь согласно проездным документам. При отправлении транспорта до 24:00 днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 0:00 часов и позднее – последующие сутки (части первая и вторая п. 22 Инструкции № 115).

Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу определены постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7. В частности, норма суточных для краткосрочной командировки в г. Москву составляет 30 долл. США за каждый день пребывания. Если принимающая сторона берет на себя полностью или частично расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам производит не в полном размере, за исключением времени нахождения в пути (п. 25 Инструкции № 115).

Например, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы по обеспечению командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона суточные этим лицам не выплачивает, за исключением времени нахождения в пути (часть первая п. 25 Инструкции № 115). За время нахождения командированного работника в пути суточные выплачиваются в полном размере.

Если принимающая сторона берет на себя расходы по обеспечению командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает им иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (часть третья п. 25 Инструкции № 115).

Пример 1

Принимающая сторона обеспечивает проживание, питание и проезд своим транспортом

Сотрудник направлен в командировку в г. Екатеринбург с 10 по 16 марта 2017 г. Согласно письму принимающая сторона обеспечивает проживание, питание и проезд своим автотранспортом во время нахождения в г. Екатеринбурге. Командированный работник выехал из г. Минска 10 марта 2017 г. в 08:15 и прибыл в г. Екатеринбург 10 марта в 19:10, выехал из г. Екатеринбурга 15 марта в 20:30 и прибыл в г. Минск 16 марта в 08:10.

Суточные надо выплачивать:

– с 11 по 15 марта 2017 г. – в размере 15 % от нормы для России, т.е. 4,5 долл. США (30 долл. США × 15 %);

– за 10 и 16 марта – в размере 30 долл. США.

Если принимающая сторона берет на себя расходы по обеспечению командированного работника одноразовым питанием, суточные выплачиваются в размере 70 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (часть четвертая п. 25 Инструкции № 115).

Пример 2

Принимающая сторона оплачивает проживание в номере, включая стоимость завтрака

В командировку в г. Клайпеду (Литва) направлен работник, которому принимающая сторона оплачивает проживание в гостинице. В счет за проживание включены завтраки в гостинице.

Суточные выплачиваются в размере 70 % от нормы. Для Литвы норма суточных составляет 30 евро. Таким образом, работнику необходимо выплатить суточные из расчета 21 евро (30 евро × 70 %) за каждый день пребывания в командировке, когда принимающая сторона оплачивает одноразовое питание.

Обратите внимание, что в стоимость номера гостиницы часто включаются завтраки. Однако сейчас я говорила о ситуации, когда проживание в гостинице оплачивается принимающей, а не отправляющей стороной. В случае оплаты проживания отправляющей стороной расчет суточных производится иначе.

Пример 3

Работник оплатил проживание в гостинице, в стоимость проживания включен завтрак

Работник организации по возвращении из командировки в г. Клайпеду представил в бухгалтерию чеки на проживание в гостинице. В стоимость проживания в номере включен завтрак.

Суточные выплачиваются в полном размере. Расходы по найму жилого помещения с учетом завтрака возмещаются в пределах норм, установленных законодательством. Расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения, возмещаются командированному работнику в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака (п. 15 Инструкции № 115).

Таким образом, в данной ситуации работнику будут выплачены суточные в размере 30 евро за каждый день пребывания в Литве.

Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы, и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 %, а при выплате иностранной валюты на личные расходы – 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (часть вторая п. 25 Инструкции № 115).

Пример 4

Принимающая сторона выплачивает валюту на личные расходы командированного работника

Работник организации командирован в г. Ганьчжоу (Китай). В соответствии с приглашением принимающая сторона обеспечивает за свой счет командированного работника трехразовым питанием, а также выплачивает работнику средства для личных расходов.

Суточные выплачиваются в размере 7,5 долл. США (50 долл. США × 15 %).

Пример 5

Принимающая сторона не выплачивает валюту на личные расходы командированного работника

Работник организации командирован в г. Ганьчжоу (Китай). В соответствии с приглашением принимающая сторона обеспечивает за свой счет командированного работника только трехразовым питанием.

Суточные выплачиваются в размере 15 долл. США (50 долл. США × 30 %).

Как видите, Ирина Константиновна, при расчете суточных в случаях полной или частичной оплаты принимающей стороной расходов командированного лица, необходимо знать, какие расходы берет на себя принимающая сторона. Я не рассматривала аванс на оплату найма жилья, потому что в описанной Вами ситуации он не вызывает вопросов.

Искренне Ваша, Ольга Павловна

Читайте также

Возмещение стоимости завтрака, включенного в стоимость номера, и исчисление подоходного налога и страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах

№12, июнь 2018

Выдаем аванс на командировку по Беларуси

№11, июнь 2018

Как учесть расходы на обучение неработника организации

№10, май 2018

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.