Алгоритм для нанимателя при направлении работника в командировку за границу

Служебной командировкой признается поездка работника по рас­поряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК).
Документ: Трудовой кодекс РБ (далее - ТК)

Пошаговый алгоритм направления работника в служебную коман­дировку за границу следующий:

Шаг 1. Оформляем задание работнику на служебную коман­дировку.

При направлении работника в командировку наниматель может устанавливать задание на командировку (п. 3 Положения № 176).

Задание на командировку утверждается нанимателем и подписывает­ся работником. Оно может содержать следующие пункты:

• место, куда направляется работник;
• цель командировки;
• время нахождения за границей;
• перечень вопросов, подлежащих изучению или решению;
• план встреч и переговоров;
• предмет договора (контракта) в случае его заключения;
• форма письменного отчета по выполнению задания (при необхо­димости).

Документ: Положение о поряд­ке и размерах воз­мещения расходов, гарантиях и компен­сациях при служеб­ных командировках, утвержденное по­становлением Сове­та Министров Рес­публики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и раз­мерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных коман­дировках» (далее -Положение № 176).

ВАЖНО! Необходимость подготовки письменного отчета о выполнении задания, срок его представления и порядок оформ­ления определяются нанимателем (п. 3 Положения № 176).

Шаг 2. Получаем согласие работника на командировку.

В некоторых случаях необходимо получить согласие работника на командировку за границу:

• если  срок  командировки  превышает  30  календарных  дней (ст. 93 ТК);
• если направляется женщина, имеющая детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов - до 18 лет) (часть вторая ст. 263 ТК);
• если направляется работающий отец, воспитывающий детей без матери (в связи с ее длительным (более месяца) пребыванием в орга­низации здравоохранения и по другим причинам), одинокий родитель, а также опекун (попечитель) (часть пятая ст. 271 ТК);
• если направляется инвалид (часть шестая ст. 287 ТК).

Шаг 3. Издаем приказ (распоряжение) о направлении в команди­ровку работника.

Направление работника в служебную командировку за границу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя, который являет­ся основанием для расчета и выплаты работнику денежных средств.

В приказе (распоряжении) нужно указать:

• фамилию, имя, отчество работника, направляемого в команди­ровку;
• должность (профессию) работника;
• наименование структурного подразделения, в котором трудится данный работник;
• место, цель и продолжительность командировки.

ВАЖНО! В случае направления работника в командировку на основании приглашения (государственного органа, между­народной организации, организации) в приказе (распо­ряжении) нанимателя указываются условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств при­нимающей стороны (п. 2 Положения № 176).

Шаг 4. Оформляем командировочное удостоверение (при необхо­димости).

Необходимость выдачи и форму командировочного удостоверения наниматель может устанавливать самостоятельно (ст. 93 ТК).

Шаг 5. Рассчитываем и выдаем аванс командированному ра­ботнику.

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте.

Кроме того, работнику необходимо возместить расходы (п. 5 Поло­жения № 176):

• по проезду к месту командировки и обратно;
• по найму жилого помещения;
• на проживание вне места жительства (суточные);
• иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Командированному работнику также возмещаются (п. 24 Положе­ния № 176):

• комиссионные за совершение операций с использованием банков­ских пластиковых карточек;
• расходы по оформлению и выдаче виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
• по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах;
• иные расходы, поименованные в пп. 24, 25 Положения № 176.

ВАЖНО! В случае отмены служебной командировки по не зависящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании подтверждающих документов в оригина­ле (п. 24 Положения № 176).

Шаг 6. Знакомим работника с документами на командировку.

По желанию работника наниматель обязан ознакомить его с расче­том выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расхо­довании аванса.

Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представле­ния отчета о расходовании аванса (п. 7 Положения № 176).

Шаг 7. Заполняем табель учета рабочего времени.

Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях учета использо­вания рабочего времени. Время нахождения в служебной командировке работника в составе отработанного времени учитывается отдельно (части третья и пятая ст. 133 ТК). В табеле за все рабочие дни по графику посто­янного места работы, приходящиеся на дни командировки, указывается соответствующий символ. Чаще всего в качестве обозначения времени нахождения в служебной командировке используют букву «К».
 

​​​​​​​Дарья ПОЛЕГОШКО, специалист по труду и заработной плате