Использование корпоративных банковских карточек для оплаты расходов, связанных с хозяйственной деятельностью организации, стало нормой сегодняшнего дня. В статье рассматриваются некоторые аспекты применения корпоративных карточек в командировках.
Из письма в редакцию:
"Наша организация заключила договор с банком на обслуживание с использованием банковских платежных карточек. Держателем карточки является директор организации. В январе 2014 г. директор организации и главный инженер согласно приказу были командированы в г. Варшаву (Польша). Билеты в Варшаву приобретались с использованием карточки. В Варшаве были сняты наличные деньги и переданы главному инженеру для оплаты командировочных расходов.
Правомочны ли действия директора организации? В какие сроки в бухгалтерию организации должен быть представлен отчет об израсходованных суммах в командировке?
Наталья Ивановна, экономист"
Будем разбираться по порядку.
Банковская платежная карточка – это платежный инструмент, позволяющий проведение расчетов в безналичной форме и снятие наличных денежных средств, а также обеспечивающий проведение иных операций в соответствии с законодательством РБ (ст. 273 Банковского кодекса РБ (далее – БК)). Операции по банковским карточкам регулирует Инструкция о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденная постановлением Нацбанка РБ от 18.01.2013 № 34 (далее – Инструкция № 34).
Корпоративная банковская карточка выдается юридическим лицам после их обращения в банк. Как правило, организации обращаются в обслуживающий банк. Корпоративные карточки бывают дебетовыми (карточка используется в пределах остатка денежных средств на счете организации) и кредитовыми (карточка используется в пределах суммы кредита, предоставляемого банком).
Цели использования корпоративной банковской карточки определены п. 26 Инструкции № 34. В частности, корпоративные карточки могут быть использованы для оплаты расходов, связанных с хозяйственной деятельностью организации, в т.ч. расходов, связанных с уплатой налогов, сборов (пошлин) и таможенных платежей, служебными командировками работников организации, иными расходами в случаях, предусмотренных законодательством.
Важно! За пределами Беларуси корпоративные карточки могут быть использованы для оплаты командировочных расходов и иных расходов в случаях, предусмотренных законодательством (п. 28 Инструкции № 34).
Для обеспечения контроля за использованием денежных средств, числящихся на корпоративных карточках, организация в договоре об использовании корпоративных карточек может предусмотреть ограничения по совершаемым операциям с использованием корпоративных карточек. В договоре может быть оговорен перечень совершаемых с помощью корпоративной карточки операций, определены сумма и (или) количество операций, страны и регионы использования карточки (п. 13 Инструкции № 34).
Также организация может получить несколько корпоративных карточек. При получении банковской карточки держатель карточки проставляет на ней свою подпись (п. 16 Инструкции № 34). При этом использовать карточку должен только держатель карточки, подпись которого проставлена на карточке.
Документом, подтверждающим проведение по счету организации операций при использовании карточки, является отдельно оформляемая выписка, порядок предоставления которой определяется в договоре об использовании карточки. Выписка отражает информацию по всем проведенным операциям при использовании карточки за определенный период.
В Вашем случае держателем карточки является директор организации, поэтому операции с ее использованием может производить только он.
Использование корпоративной карточки другими лицами не допускается (п. 33 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107), поэтому действия директора неправомочны.
Следует помнить, что каждый работник должен быть обеспечен авансом на предстоящую командировку (ст. 95 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Выдача аванса командированному работнику может осуществляться путем выдачи наличной иностранной валюты либо путем зачисления иностранной валюты на банковский счет, к которому выпущена в обращение корпоративная (личная) дебетовая карточка (пп. 28, 29 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2013 № 185, далее – Инструкция № 185). Исходя из вышесказанного, правильно было бы выдать главному инженеру аванс на командировочные расходы в виде наличной иностранной валюты либо корпоративную карточку, выданную на имя главного инженера, на которую впоследствии бы перечислили аванс.
Справочно: не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, работники должны представить в бухгалтерию организации заполненный отчет об израсходованных суммах (п. 29 Инструкция № 185). Отчет по командировке представляет каждый работник.
Если работник организации не представил отчет по выданным ему ранее суммам наличной иностранной валюты, то выдача такому работнику наличной иностранной валюты под отчет на командировочные расходы не допускается (п. 39 Инструкции № 185).
Использование корпоративных карточек имеет свои особенности, которые необходимо учитывать, чтобы не допустить ошибки при оплате расходов, связанных с командировками.
Надеюсь, что мои пояснения помогут Вам в дальнейшем.
