Если обнаружена ошибка при составлении отчетности по форме ПУ-3

Сегодня мы рассмотрим исправление ошибок, обнаруженных при формировании отчетности по форме ПУ-3.

Из письма в редакцию:

«При составлении отчетности по форме ПУ-3 бухгалтер обнаружил ошибки:

1) в отчете 4-фонд за 2016 г. отражены пособия по временной нетрудоспособности, начисленные в январе 2017 г. за период с 16 декабря 2016 г. по 5 января 2017 г.;

2) не начислены страховые взносы на материальную помощь, выданную работнику в апреле 2017 г.;

3) излишне начислены страховые взносы на заработную плату, превышающую 5-кратное значение.

Объясните, пожалуйста, как надо исправить ошибки в отчетности – формах 4-фонд и ПУ-3?

С уважением, бухгалтер Алла Николаевна»

Уважаемая Алла Николаевна, сначала рассмотрим, что нужно сделать при обнаружении ошибок за прошлые годы. В Вашем случае идет речь об ошибке 2016 г.

В персонифицированном учете исправление ошибок происходит так: если в текущем году исправляется ошибка за истекший год, по которому формы ПУ-3 уже сданы, то представляется форма ПУ-3 (тип формы – «корректирующая») за соответствующий год (в Вашем случае – за 2016 г.), в которой правильные данные повторяются, а ошибочные заменяются правильными (часть вторая п. 22 Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением правления ФСЗН от 19.06.2014 № 7). Указанные суммы корректировок необходимо отразить еще и в пояснительной записке.

Срок представления пояснительной записки соответствует срокам представления формы ПУ-3. При представлении формы ПУ-3 (тип формы – корректирующая) одновременно представляется и пояснительная записка (часть третья п. 5, часть пятая п. 6 Инструкции о порядке передачи-приема форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением правления ФСЗН от 19.06.2014 № 7).

В общем случае, если ошибки в отчете 4-фонд и форме ПУ-3 исправляются в разных отчетных периодах, то суммы расхождений итоговых значений данных формы ПУ-3 и итоговых значений данных в отчете 4-фонд отражаются в пояснительной записке к пачкам формы ПУ-3 следующим образом:

– по стр. 4 «Скорректировано в отчете 4-фонд (не начислено своевременно «+»; излишне начислено «–»)» – отражаются суммы выплат, взносов, не начисленные своевременно (излишне начисленные) в прошлых годах, которые учтены в форме ПУ-3 за прошлые годы, а в отчете 4-фонд скорректированы в отчетном году (подп. 1.4 п. 1 Требований к заполнению и формату пояснительной записки к пачкам документов персонифицированного учета, содержащим формы ПУ-3 «Индивидуальные сведения», утвержденных постановлением правления ФСЗН от 29.06.2009 № 10; далее – Требования № 10);

– по стр. 9 «Сумма, учтенная при заполнении форм ПУ-3 за отчетный год (подлежащая корректировке в отчете 4-фонд в следующем году)» – отражаются суммы доначисленных или излишне начисленных выплат, взносов, которые учтены при заполнении формы ПУ-3 за отчетный год, а в отчете 4-фонд такие суммы будут скорректированы в следующем году (подп. 1.8 п. 1 Требований № 10).

В гр. 6 «Уплачено страховых взносов, рублей» значение определяется как разница значений гр. 5 «Начислено страховых взносов, рублей» и суммы значений гр. 3 «Начислено пособий по временной нетрудоспособности, рублей», 4 «Начислено расходов за счет бюджета фонда, не отражаемых в формах ПУ-3, рублей» (подп. 1.9 п. 1 Требований № 10).

Пример 1

В отчете 4-фонд за 2016 г. обнаружена ошибка

В январе 2018 г. при составлении отчета по форме ПУ-3 обнаружено, что пособие по временной нетрудоспособности, начисленное работнику за период с 16 декабря 2016 г. по 5 января 2017 г. (20 календарных дней) в размере 507,94 руб. (в т.ч. за декабрь 2016 г. – 363,64 руб., за январь 2017 г. – 144,30 руб.), было отражено в отчете 4-фонд за IV квартал 2016 г. Пособие было выплачено работнику 8 января 2017 г. – день выплаты заработной платы. В отчете ПУ-3 за 2016 г. пособие также было отражено в полном объеме.

Необходимо внести изменения в форму ПУ-3 и пояснительную записку за 2016 г.

ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
(Тип формы «корректирующая»)

Код застрахованного лица 01

1. Сведения о сумме выплат (дохода), учитываемых при назначении пенсии, и страховых взносов

–––––––––––––––––––
^* Откорректированное значение.

В пояснительной записке корректировки необходимо отразить следующим образом:

Пример 2

Обнаружены ошибки при начислении страховых взносов за 2017 г.

При составлении отчета по форме ПУ-3 в феврале 2018 г. обнаружено:

– в январе 2017 г. работнику Иванову начислена заработная плата в размере 2 000 руб., а также вознаграждение по итогам работы за 2016 г. в сумме 2 800 руб., общая сумма выплат работнику за январь превысила 5-кратную величину за декабрь 2016 г. (4 008 руб.);

– на сумму материальной помощи в размере 500 руб., выданной работнику Петрову в апреле 2017 г., не были начислены страховые взносы.

Отчет 4-фонд за 2017 г. на дату обнаружения ошибок сдан.

Поскольку отчеты 4-фонд за 2017 г. уже сдан, откорректировать обнаруженную ошибку Вы можете только в отчете 4-фонд за I квартал 2018 г. (Указания по заполнению формы ведомственной отчетности «Отчет о средствах бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь», утвержденные приказом Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.11.2016 № 144).

Важно! Представление уточненного отчета 4-фонд за прошлые отчетные периоды не предусмотрено.

В бухгалтерском учете в месяце обнаружения ошибки делаются записи (см. таблицу):