Для уменьшения бумажного документооборота в организации с большой численностью работников расчетные листки высылаются им на адреса электронной почты. Тем, у кого нет электронной почты или по каким-то причинам отсутствует адрес, а также по желанию работника расчетные листки выдаются на бумажном носителе.
Вправе ли организация рассылать работникам расчетные листки в электронном виде?
Вправе.
При выплате заработной платы наниматель обязан ежемесячно выдавать каждому работнику расчетный листок. В нем указываются:
– составные части заработной платы, причитающейся за соответствующий период;
– размеры удержаний из заработной платы;
– общая сумма заработной платы, подлежащая выплате (ст. 80 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Трудовым законодательством не предусмотрена ни форма расчетного листка, ни способ предъявления его работнику. Отсутствует и обязанность нанимателя знакомить с его содержанием, их достаточно только выдать.
Форму листка наниматель разрабатывает и утверждает самостоятельно. В листке должна содержаться информация, которая позволит работнику знать, из чего состоит его заработная плата, какие произведены удержания и сколько ему причитается к получению.
Внимание! Отсутствие документа об утверждении формы расчетного листка может рассматриваться как нарушение законодательства о труде. При возникновении спорных ситуаций, если такое нарушение причиняет вред работнику, наниматель может быть привлечен к административной ответственности.
Если в организации принято решение представлять расчетные листки работникам, то порядок их выдачи рекомендуем закрепить в локальных нормативных правовых актах (в положении об оплате труда и т.д.). Хотя законодательство и не требует утверждения такого порядка, но в случае возникновения спорных ситуаций с работником это защитит нанимателя. Поэтому лучше, если работник будет ознакомлен с правилами выдачи расчетных листков, принятыми в организации.
Следующий этап при организации выдачи электронных листков – определение электронных адресов. Если в организации используется корпоративная электронная почта, то и рассылку целесообразнее производить на эти адреса.
При отсутствии корпоративной почты можно получить от работника письменное заявление, в котором он выразит свое желание получать расчетный листок в электронном виде с указанием адреса электронной почты.
Следует учесть, что не все работники могут пользоваться компьютером или иметь доступ к Интернету или электронной почте. Работник может просто отказаться дать свой электронный адрес. В таком случае наниматель обязан представить ему расчетный листок в бумажном виде.
