Как возместить командировочные в зарубежных командировках при совместном проживании сотрудников?

Дополнительные материалы по командировкам читайте здесь.

Сложно представить предприятие, в работе которого нет командировок. Сегодня на примере одной практической ситуации поговорим о возмещении командировочных расходов в зарубежных командировках, когда сотрудники на время командировки снимали совместно квартиру.

Пример. Командирование двух работников в г. Казань (Республика Татарстан) с совместным проживанием

Два работника командированы в г. Казань. Согласно приказу период командировки – с 28.01.2024 по 31.01.2024, он совпадает с вылетом и прилетом обратно. В г. Казани работники снимали квартиру, в которой проживали вдвоем, а оплату за квартиру производил только один работник. Бронирование жилья осуществлялось заранее на одного человека. Сумма оплаты за квартиру была известна на момент выплаты аванса и составляла 12 600 рос. руб., что соответствует примерно 136 долл. США. Аванс на проживание выплачивался исходя из планируемых фактических расходов. По ЛПА проживание производится на основании подтверждающих документов.

Авансы работникам выплачивались на личные дебетовые карточки в белорусских рублях.

Первому сотруднику выплачен аванс на приобретение авиабилетов, наем жилого помещения (в белорусских рублях из расчета планируемых фактических расходов 136 долл. США по курсу Нацбанка на дату аванса) и суточные (4 дня × 25 долл. США = 100 долл. США по курсу Нацбанка на дату аванса).

По возвращении из командировки были представлены документы, подтверждающие наем жилья 13 100 рос. руб. за 4 дня. Подтверждающие документы, договор и чек приложены, а также приложен чек на приобретение валюты (в обменном пункте г. Минска), в котором указан курс приобретения российских рублей. Представлена также выписка по счету, по которому происходит оплата в российских рублях, в т.ч. такси в г. Казани из аэропорта и в аэропорт.

Второй сотрудник получил аванс на приобретение авиабилетов и суточные (4 дня × 25 долл. США = 100 долл. США по курсу Нацбанка на дату аванса). По возвращении он представил документы, подтверждающие только перелет.

1. Можно ли в договор найма квартиры вписать как съемщиков двоих сотрудников и считать эти документы подтверждающими проживание за двоих и не возмещать второму сотруднику расходы по найму?

2. Если сделать, как описано в первом вопросе, нельзя, обязана ли организация второму сотруднику возместить 5 % от нормы проживания за каждые сутки (80 долл. США × 5 % × 4 дня)?

3. В какой валюте должен быть составлен авансовый отчет: в белорусских или  российских рублях – первого и второго сотрудника?

4. По какому курсу в авансовом отчете следует указать суточные и расходы по найму помещения: по курсу Нацбанка на дату выплаты аванса или можно применить курс обменного пункта при покупке российских рублей для первого и второго сотрудника?

Порядок и размеры возмещения расходов, гарантии и компенсации при служебных командировках установлены Положением № 176*.
_____________
* Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках», в редакции от 14.05.2022 (далее – Положение № 176).

Продолжение читайте в статье электронного журнала "Главный Бухгалтер. Зарплата": Порядок возмещения командировочных в зарубежных командировках при совместном проживании сотрудников