Какие 3 ошибки допускают бухгалтеры при расчете командировочных

Ошибка 1. За время командировки не сравнили начисленную зарплату с рассчитанным СЗ

Помним, что за время командировки работнику сохраняется зарплата и ее размер должен быть не ниже СЗ (ст. 95 ТК*).

_____________
* Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Поэтому при начислении зарплаты работнику за время нахождения в командировке, т.е. за рабочие дни по его графику работы, необходимо сравнить начисленную сумму с отдельно рассчитанным СЗ за такой же период. Если сумма СЗ окажется больше начисленной заработной платы, работнику следует сохранить СЗ.

Как выполнить сравнение зарплаты и СЗ за дни командировки?

1. Определите сумму зарплаты работника за месяц, как будто бы он не ездил в командировку.

2. Начисленную зарплату поделите на количество отработанных работником в этом месяце дней (часов). Таким образом, определяем зарплату за 1 рабочий день (час).

3. СЗ, сохраняемый за время командировки, исчислите из зарплаты, начисленной за 2 календарных месяца работы (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу начала командировки (часть первая п. 18 Инструкции № 47**).

_____________
** Инструкция о порядке исчисления среднего заработка, утвержденная постановлением Минтруда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47 (далее – Инструкция № 47).

4. Размер среднедневного (среднечасового) заработка определяйте путем деления начисленной заработной платы за принятый для исчисления период на фактически проработанные в этом периоде дни (часы) (часть вторая п. 19 Инструкции № 47).

5. Сравните зарплату со среднедневным (среднечасовым) заработком, рассчитанным по нормам гл. 3 Инструкции № 47.

Обратите внимание! Порядок сравнения начисленной заработной платы с СЗ, сохраняемым за время командировки, законодательством не определен. Поэтому в организации целесообразно закрепить в ЛПА порядок включения премий, других выплат (далее – премии) в заработную плату работника в целях сравнения с СЗ.

Варианты могут быть такими:

– премии включаются в расчет для сравнения в полной сумме;

– премии не включаются в расчет при сравнении, т.е. премии за дни командировки исключаются;

– при сравнении руководствуются порядком включения премий в зарплату, предусмотренным в п. 24 Инструкции № 47, в целях исчисления СЗ.

Пример 1. Определяем зарплату для сравнения с СЗ

Согласно приказу руководителя организации работник находился в командировке с 19 мая по 5 июня 2025 г. У работника 5-дневная рабочая неделя. В мае 20 рабочих дней. ЛПА установлено, что за время командировки работникам сохраняются премии, предусмотренные системой оплаты труда, и они учитываются при сравнении с СЗ. Работнику в мае начислена премия по итогам работы I квартала в сумме 500 руб. По тарифному окладу начислено за месяц 2 100 руб.

Зарплата за 1 рабочий день, принимаемая для сравнения с СЗ, составит 130 руб. ((2 100 + 500) / 20).

Ошибка 2. Неправильный учет единовременных и годовых выплат при расчете СЗ

Помним, что при расчете СЗ выплаты за 3, 6, 9 месяцев, за год или иной период, произведенные ранее, должны быть учтены в заработке месяцев расчетного периода.

В целях расчета СЗ вознаграждения по итогам работы за год, за выслугу лет единовременное пособие на оздоровление, выплачиваемое работникам государственных органов, и другие единовременные выплаты по результатам работы за год учитываются в составе начисленной заработной платы каждого месяца в размере 1/12 от общей суммы (абз. 4 части первой п. 24 Инструкции № 47).

При этом такие выплаты учитываются при исчислении СЗ в месяцах в течение года пропорционально отработанному времени начиная с месяца, на который они приходятся согласно лицевому счету (часть третья п. 24 Инструкции № 47).

Не забываем, что для исчисления СЗ принимается последняя произведенная выплата.

Пример 2. Вознаграждение по итогам работы за год в исчислении СЗ

В организации работнику в январе 2025 г. было начислено вознаграждение по итогам работы за 2024 г.

Для целей расчета СЗ в случаях, предусмотренных законодательством (за время нахождения в командировке), сумма этого вознаграждения будет учитываться в течение года (с января по декабрь 2025 г.) в заработке каждого из месяцев в размере 1/12 от общей суммы и пропорционально отработанному в каждом из этих месяцев времени.

Ошибка 3. Неправильное включение выплат за неотработанное время при расчете СЗ за командировку

При исчислении СЗ, сохраняемого за время командировки, в расчет ошибочно включались выплаты по п. 2 Перечня*.

_____________
* Перечень выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка (приложение к Инструкции № 47) (далее – Перечень).

При расчете СЗ за период командировки учитывайте только выплаты, указанные в п. 1 Перечня, т.е. за фактически отработанное время и выполненную работу.

Не включайте в расчет выплаты, указанные в п. 2 Перечня, потому что это выплаты по СЗ, сохраняемые за неотработанное время (период).

Пример 3. Командировка на командировку с оплатой по СЗ

По приказу работник находился в командировке с 19 по 22 мая 2025 г. В прошлом месяце он также был в командировке (с 8 по 11 апреля 2025 г.), и за время этой командировки работнику сохранялся СЗ в сумме 300 руб.

При расчете СЗ, определяемого в целях сравнения с зарплатой, начисленной за дни командировки в мае, сумму 300 руб. не учитывайте (подп. 2.7 п. 2 Перечня).

Важно! В случаях, когда работник в периоде, принятом для исчисления СЗ, в соответствии с законодательством часть дней (часов) фактически не работал (отпуск, временная нетрудоспособность, выполнение государственных или общественных обязанностей, простой не по вине работника и др.), а также в случаях, когда за работником сохраняется СЗ в соответствии с законодательством, рассчитывать СЗ надо без учета указанных дней (часов) и выплаченных за эти дни (часы) сумм (часть первая п. 22 Инструкции № 47).

Пример 4. На расчетный период приходятся командировка и выплата премии в фиксированной сумме: как рассчитать СЗ?

В соответствии с приказом директора организации работник направляется в командировку в мае 2025 г. В марте он также был в командировке, за время которой ему был начислен СЗ (за 3 рабочих дня). В марте работнику была начислена премия в фиксированной сумме, которая не зависит от фактически отработанного работником времени (100 руб.). Норма рабочего времени работника в марте составляет 21 рабочий день.

С учетом того что премия в фиксированной сумме – это единовременная выплата (она не зависит от фактически отработанного времени), к ней при включении в расчет СЗ следует применять норму абз. 2 части первой п. 24 Инструкции № 47.

Справочно: об учете ежемесячных и единовременных выплат при расчете СЗ пропорционально отработанному времени месяца

Ежемесячные (единовременные) выплаты (премии, вознаграждения и др.), обусловленные системами оплаты труда, суммы индексации зарплаты включаются в начисленную зарплату того месяца, на который они приходятся согласно лицевому счету, и учитываются пропорционально дням (часам), оставшимся для исчисления среднего заработка в этом месяце (абз. 2 части первой п. 24 Инструкции № 47).

Таким образом, премия в фиксированной сумме будет включаться в заработок марта 2025 г. пропорционально дням (часам), оставшимся для исчисления СЗ по марту. Помним, что время командировки не включается в эти дни (часы), так как за него работнику был сохранен СЗ (часть первая п. 22 Инструкции № 47). Включаемая в расчет СЗ по командировке в мае сумма фиксированной премии, начисляемая в марте, составит 85,71 руб. (100 / 21 × (21 – 3)).

Прочтите по теме: Сведения о доходах: командировочные расходы сверх норм