Алгоритм заполнения пояснительной записки к форме ПУ-3

Всем работодателям в течение января 2020 г. необходимо представить документы персонифицированного  учета  (далее – ДПУ) по  форме  ПУ-3 «Индивидуальные сведения» за IV квартал 2019 г., а также пояснительную записку к пачкам ДПУ, содержащим формы ПУ-3 за отчетный год. Проблема состоит в том, что законодательство не дает полной картины заполнения пояснительной записки. Разобраться в этом поможет специалист органа ФСЗН.

Пояснительная записка представляется плательщиком страховых взносов за отчетный год в сроки, установленные для сдачи форм ПУ-3 за 2019 г., т.е. не позднее 31 января 2020 г.

Требования к заполнению и формату пояснительной записки к пачкам документов персонифицированного учета, содержащим формы ПУ-3 «Индивидуальные сведения», утверждены постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты населения Республики Беларусь от 29.06.2009 № 10.

Для заполнения пояснительной записки необходимы данные отчета о средствах бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь (отчет 4-фонд) за отчетный 2019 г. и пояснительной записки за предыдущий отчетный период (2018 г.).

Справочно: форма отчета 4-фонд установлена в приложении 2 к постановлению Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.11.2019 № 62.

Рассмотрим порядок заполнения пояснительной записки за 2019 г. построчно.

Строка 1

В стр. 1 заполняются:

- в гр. 2 - сумма выплат в денежном и (или) натуральном выражении, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, на которые начисляются обязательные страховые взносы, соответствующая гр. 1 стр. 04 отчета 4-фонд;

- гр. 3 - сумма пособия по временной нетрудоспособности (сумма по стр. 21 гр. 3 отчета 4-фонд) плюс сумма пособия по беременности и родам (сумма по стр. 23 гр. 3 отчета 4-фонд) минус сумма пособия по беременности и родам, выплаченная лицам, не подлежащим соцстрахованию (сумма по стр. 24 гр. 3 отчета 4-фонд), плюс сумма оплаты одного дополнительного свободного от работы дня лицам, воспитывающим ребенка-инвалида до 18 лет (сумма по стр. 35 гр. 3 отчета 4-фонд);

- гр. 4 - сумма пособия по беременности и родам, выплаченная лицам, не подлежащим соцстрахованию (сумма по стр. 24 гр. 3 отчета 4-фонд), плюс сумма пособия в связи с рождением ребенка (сумма по стр. 25 гр. 3 отчета 4-фонд) плюс сумма пособия женщинам, ставшим на учет до 12-недельного срока беременности (сумма по стр. 27 гр. 3 отчета 4-фонд) плюс сумма пособия на погребение и возмещение расходов на погребение (сумма по стр. 29 гр. 3 отчета 4-фонд) плюс «сумма пособий семьям, воспитывающим детей, - всего» (сумма по стр. 30 гр. 3 отчета 4-фонд);

- гр. 5 - сумма начисленных страховых взносов (сумма по стр. 08 гр. 1 отчета 4-фонд) минус сумма доначисленных страховых взносов из размера МЗП (сумма по стр. 09 гр. 1 отчета 4-фонд);

- гр. 6 - сумма обязательных страховых взносов (код платежа 03511), перечисленная в отчетном году, из стр. 16 отчета 4-фонд. Остальные виды платежей не учитываются.

Приведем пример заполнения стр. 1 пояснительной записки (см. табл. 1):

Важно! Если данные, указанные в стр. 1, не соответствуют данным отчета  4-фонд, пояснительная записка не принимается.

В стр. 1.1 гр. 6 отражают сумму обязательных страховых взносов, перечисленную в отчетном году за отчетный период, но не выше суммы начисленных страховых взносов. В нее не включаются суммы обязательных страховых взносов, перечисленные по актам проверок. В данной графе сумму рассчитывают как разницу между стр. 1 гр. 6 пояснительной записки за отчетный период и стр. 2 гр. 6 пояснительной записки за предыдущий период (стр. 1.1 гр. 6 за 2019 г. = стр. 1 гр. 6 за 2019 г. – стр. 2 гр. 6 за 2018 г.).

Строка 2

В стр. 2 гр. 6 указывают сумму обязательных страховых взносов за отчетный период (2019 г.), перечисленную в следующем отчетном периоде (2020 г.). Другими словами, это сумма задолженности по уплате обязательных страховых взносов плательщика фонду на конец отчетного периода (IV квартал 2019 г.), которая отражена в гр. 2 стр. 06 отчета 4-фонд, и перечислена в январе 2020 г. Суммы в стр. 2 гр. 6 пояснительной записки могут отличаться значениями с данными, указанными в отчёте 4-фонд в гр. 2 стр. 06, так как при заполнении пояснительной записки учитываются только перечисленные страховые взносы (код платежа 03511). Перед представлением формы ПУ-3 и пояснительной записки необходимо убедится, что данная сумма перечислена в бюджет фонда.

Строка 3

В стр. 3 гр. 6 указывают сумму задолженности по страховым взносам фонда плательщику на начало отчетного периода (на 01.01.2019), которая отражена по гр. 1 стр. 07 отчета 4-фонд (задолженность фонда плательщику). Если в сумму, указанную в гр. 1 стр. 07 отчета 4-фонд, входят другие виды платежей, то данные значения могут отличаться.

Строка 4

В стр. 4 заполняют суммы по любым четырем графам (гр. 2, 3, 4, 5), которые были скорректированы в отчете 4-фонд текущего года за предыдущий отчетный период. Значения гр. 2, 3, 4 и 5 стр. 4 должны соответствовать суммам, указанным в соответствующих графах по стр. 9 пояснительной записки за 2018 г. В гр. 6 значение определяется как разница суммы значений гр. 3, 4 и значения гр. 5 (гр. 6 = (гр. 3 + гр. 4) – гр. 5).

Приведем пример заполнения стр. 4 пояснительной записки (см. табл. 2):

Строка 5

Стр. 5 - это суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам, суммы отпускных, которые отражены в отчете 4 фонд 2019 г. в счет будущих периодов. Они соответственно должны быть отражены в формах ПУ-3 за следующий год (2020 г.)  в месяцах, за которые они начислены.

В гр. 6 значение определяется как разница суммы значений гр. 3, 4 и значения гр. 5 (гр. 6 = (гр. 3 + гр. 4) – гр. 5).

Строки 6 и 7

Заполнение стр. 6 «Суммы, начисленные гражданам, на которых не открыты индивидуальные лицевые счета» и стр. 7 «Сумма пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам после даты увольнения с работы, отраженная в отчете 4-фонд» в данной статье не рассматриваем, поскольку:

- при заключении трудовых либо гражданско-правовых договоров работодатель обязан зарегистрировать в системе персонифицированного учета граждан, на которых не открыты индивидуальные лицевые счета;

- суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам, начисленные за период после увольнения с работы, с 2018 г. отражают в форме ПУ-3.

Строка 8

В стр. 8 заполняют суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам, суммы отпускных, переходящие с предыдущего периода, т.е. суммы, которые были отражены в отчете 4-фонд за 2018 г. в счет будущих периодов и отражаются в форме ПУ-3 за 2019 г.

Значения гр. 2, 3, 4 и 5 стр. 8 должны быть равны соответствующим суммам, указанным в пояснительной записке за 2018 г. по стр. 5. В гр. 6 значение определяется как разница значения гр. 5 и суммы значений гр. 3, 4 (гр. 6 = гр. 5 – (гр. 3 + гр. 4).

Приведем пример заполнения стр. 8 пояснительной записки (см. табл. 3):

Строка 9

В стр. 9 отражают суммы доначисленных или излишне начисленных выплат и (или) пособий, которые не вошли в отчет 4-фонд за 2019 г. и будут скорректированы в отчете 4-фонд за I квартал 2020 г.

В гр. 6 значение определяется как разница значения гр. 5 и суммы значений гр. 3, 4 (гр. 6 = гр. 5 – (гр. 3 + гр. 4)).

Перед представлением формы ПУ-3 и пояснительной записки необходимо убедиться, что доначисленная сумма страховых взносов перечислена в 2020 г. в бюджет фонда.

Строка 10

В стр. 10 заполняют суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) беременности и родам, суммы иных расходов за счет средств бюджета фонда, а также суммы отпускных, приходящиеся на период после даты переподчинения, реорганизации организации и смены собственника имущества организации.

Гр. 6 заполняют в случае уплаты правопреемником суммы обязательных страховых взносов и только в этом случае уплаченные суммы отражаются в формах ПУ-3 ликвидированного плательщика.  В гр. 6 значение определяется как разница значения гр. 5 и суммы значений гр. 3, 4 (гр. 6 = гр. 5 – (гр. 3 + гр. 4)). Соответствующие начисленные и уплаченные суммы с противоположным знаком заполняются и в пояснительной записке правопреемника за период, в котором они отражены в отчете 4-фонд.

Строка 11

Обратите внимание на обязательное заполнение реквизита наличия или отсутствия задолженности у плательщика. При наличии просроченной задолженности по обязательным страховым взносам в бюджет фонда за отчетный период итоговая сумма уплаченных страховых взносов (сумма по стр. 11 гр. 6) должна быть меньше итоговой суммы начисленных страховых взносов (сумма по стр. 11 гр. 5).

Галина Кляузо, главный специалист отдела персонифицированного учета МГУ ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь