Документальное оформление
Законодательство не запрещает использовать личное имущество работников в производственных целях.
Но для этого отношения между нанимателем и работником надо правильно оформить:
1) предусмотреть порядок использования работником личного имущества для нужд нанимателя при выполнении трудовых функций в трудовом договоре.
При приеме на работу нового сотрудника, если предполагается использование личного оборудования, в трудовом договоре (контракте) целесообразно указать порядок и условия использования работником своего имущества для нужд нанимателя. Также следует закрепить размер или порядок определения компенсации за износ (амортизацию) имущества.
Справочно: по договоренности между нанимателем и работником компенсация за использование личного имущества может не выплачиваться. Это условие также необходимо прописать в трудовом договоре;
2) заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Этот вариант подойдет, когда работник уже работает у нанимателя по трудовому договору и возникла необходимость в использовании личного имущества работника;
3) работник обращается к нанимателю с заявлением о выплате ему компенсации.
Если работник использует свое имущество для выполнения трудовых функций, но порядок и условия выплаты компенсации не предусмотрены, он может обратиться к нанимателю с заявлением о выплате такой компенсации. В заявлении целесообразно указать сумму желаемой компенсации.
Выплата компенсации на основании заявления работника не является обязанностью нанимателя. Нормы ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) применяются только тогда, когда стороны договорились о порядке и размерах компенсации;
4) работник передает нанимателю личное имущество на основании гражданско-правового договора.
При таком варианте отношений работник может сдать имущество в аренду, передать в безвозмездное пользование и т.д. Отношения между работником и нанимателем в таком случае регулируются гражданским законодательством.
Передаваемое имущество перечисляется в акте на передачу с описанием его состояния и количества.
Что касается порядка использования и размера вознаграждения, то эти моменты должны быть предусмотрены в договоре.
Обложение компенсации подоходным налогом
По общему правилу полученные физическими лицами доходы от источников в Республике Беларусь облагаются подоходным налогом (подп. 1.1 ст. 153 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
Вместе с тем освобождаются от подоходного налога все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь компенсаций. Исключение – компенсация за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).
Таким образом, при выплате работнику компенсации за использование личного имущества следует удержать подоходный налог.
Пример 1
Выплата работнику компенсации за использование инструмента
Парикмахер использует личный рабочий инструмент. Порядок и условия выплаты компенсации предусмотрены в трудовом договоре. Ее сумма ежемесячно составляет 35 руб.
За сентябрь 2017 г. работнице начислена заработная плата 400 руб.; премия – 18 руб.; компенсация за использование инструмента – 35 руб.
Работница воспитывает одного несовершеннолетнего ребенка.
Сумма подоходного налога за сентябрь – 43,29 руб. ((400 + 18 + 35 – 93 – 27) × 13 %),
где 93 руб. – стандартный налоговый вычет, предоставленный работнице, поскольку ее совокупный доход за месяц не превысил 563 руб.;
27 руб. – стандартный налоговый вычет на ребенка.
Внимание! Компенсация включается в совокупный доход работника. Это имеет важное значение при определении права работника на стандартные налоговые вычеты. Очень часто бухгалтеры неправильно определяют налогооблагаемую базу и излишне предоставляют работнику налоговые вычеты.
Пример 2
Подоходный налог при выплате работнику компенсации за использование личного автомобиля
Согласно трудовому договору работнику ежемесячно выплачивается компенсация за износ автомобиля. Отдельным пунктом предусмотрено, что ремонт автомобиля производится за счет организации.
В сентябре работник представил подтверждающие документы на ремонт автомобиля в сумме 43 руб.
Работник использует автомобиль в служебных и личных целях.
Место работы является для работника основным. Иных доходов, не являющихся вознаграждением за выполнение трудовых или иных обязанностей, он в текущем году не получал. У работника нет детей.
За сентябрь ему произведены следующие начисления:
– заработная плата – 600 руб.;
– компенсация за использование автомобиля – 100 руб.;
– возмещение расходов на ремонт автомобиля – 43 руб.
Сумма подоходного налога – 91 руб. ((600 + 100) × 13 %).
Внимание! В данной ситуации компенсация за износ автомобиля работника, используемого для нужд организации, а также сумма заработной платы в общеустановленном порядке облагаются подоходным налогом (подп. 1.1 п. 1 ст. 153, подп. 1.6 п. 1 ст. 154, подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).
По мнению автора, возмещение стоимости ремонта носит характер социальной выплаты, поскольку автомобиль используется не только в служебных, но и личных целях работника. Поэтому сумма возмещения расходов на ремонт автомобиля относится к доходам, не являющимся вознаграждением за выполнение трудовых или иных обязанностей. К таким доходам применяется льгота: они освобождаются от подоходного налога, если их сумма не превысила 1 678 руб. (для работника, для которого организация является основным местом работы) (подп. 1.19 п. 1 ст. 163 НК).
Сумма возмещения на ремонт – 43 руб. – освобождается от подоходного налога, поскольку не превысила 1 678 руб.
Отчисления в ФСЗН и Белгосстрах
Компенсации в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренные в гл. 9 ТК (в т.ч. согласно ст. 106 ТК), поименованы в п. 3 Перечня № 115*.
Поэтому на такие выплаты обязательные страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются.
