Возмещение расходов по найму жилья у ИП во время командировки
Работник коммерческой организации (г. Брест) направлен в служебную командировку в Минск с 25 по 27 июля 2016 г. Работник планирует для проживания снимать квартиру по договору у индивидуального предпринимателя.
Возникли следующие вопросы.
1. В каком размере наниматель обязан выдать работнику аванс для найма жилья?
Наниматель обязан выдать работнику аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату командировочных расходов, не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку (п. 7 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35)).
Если командируемый работник планирует заключить договор найма жилья с индивидуальным предпринимателем (далее – ИП), организация обязана выдать работнику аванс в размере, не превышающем стоимость одноместного номера в гостинице, расположенной поблизости от помещения, предоставляемого ИП.
2. Какие документы работник обязан представить в бухгалтерию по возвращении из командировки?
По окончании командировки для возмещения расходов по найму жилого помещения у ИП работник должен представить в бухгалтерию договор с ИП о найме жилого помещения и платежный документ, подтверждающий фактическую оплату за жилье. Работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам на основании подлинных подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера (подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).
Документом оплаты могут быть:
– либо чек при использовании кассового оборудования (п. 17 Положения о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществления деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденного постановлением Совета Министров и Нацбанка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16; далее – Положение № 924/16);
– либо квитанция к приходному кассовому ордеру о приеме наличных денежных средств, если кассовое оборудование не применяется (пп. 31, 32 Положения № 924/16).
3. В каком размере возмещаются расходы по найму жилого помещения, если работник представил не все необходимые документы?
Если работник по возвращении из командировки представил только договор с указанием суммы, причитающейся к оплате, но не представил платежный документ, подтверждающий оплату, то с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством. Размер возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, определен постановлением Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее – постановление № 48). Размер такого возмещения составляет 2 руб. 50 коп. в сутки.
Если работник по окончании командировки представил в бухгалтерию квитанцию к приходному кассовому ордеру об оплате проживания, но не представил договор с ИП, то бухгалтерия также не в праве возместить работнику фактические расходы по проживанию.
4. Как вернуть излишне выданные работнику подотченные суммы?
В случае превышения фактически выплаченной работнику суммы за проживание над размером, определенным постановлением № 48, указанная сумма подлежит возврату либо является доходом работника.
