Права сотрудников на предоставление отпуска регулируются белорусским законодательством. Перед тем как предоставить работнику оплачиваемый отпуск, бухгалтеру необходимо определить срок расчетного периода, вычислить средний доход, начислить и выплатить отпускные. Но на практике этот несложный алгоритм имеет свои особенности.
Наниматель обязан предоставлять работнику отпуск ежегодно. В исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год (ст. 170 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Работникам предоставляются следующие виды отпусков:
1) трудовые отпуска:
– основной;
– дополнительные;
2) социальные отпуска:
– по беременности и родам;
– по уходу за детьми;
– в связи с получением образования;
– в связи с катастрофой на Чернобыльской АЭС;
– по уважительным причинам личного и семейного характера.
Справочно: продолжительность основного отпуска не может быть менее 24 календарных дней (ст. 155 ТК). Однако есть организации и должности, а также категории работников с большей продолжительностью основного отпуска. Условия предоставления и конкретную продолжительность такого отпуска устанавливает Правительство Республики Беларусь по согласованию с Президентом Республики Беларусь (часть вторая ст. 155 ТК).
Часть трудового отпуска (основного и дополнительного), превышающая 21 календарный день, по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией (ст. 161 ТК).
Важно! Нельзя заменить денежной компенсацией дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы, а также отпуска, предоставляемые (часть вторая ст. 161 ТК):
– авансом;
– беременным женщинам;
– работникам, признанным инвалидами;
– работникам моложе 18 лет;
– работникам за работу в зонах радиоактивного загрязнения.
Пример 1
В периоде, принимаемом для расчета, работница перед уходом в отпуск отработала у нанимателя менее года
Перед уходом в отпуск по беременности и родам работница организации изъявила желание получить трудовой отпуск, продолжительность которого определяется в соответствии с периодом ее работы у нанимателя. Этот период составляет менее года.
Работница работает в организации с 1 августа 2015 г. по распределению после вуза. С 1 по 31 декабря 2015 г. ей был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам. С 25 марта 2016 г. ей будет предоставлен отпуск по беременности и родам.
В организации установлена 5-дневная рабочая неделя с выходными днями в субботу и воскресенье. Работнице согласно штатному расписанию установлен тарифный оклад:
– с 1 августа по 31 декабря 2015 г. – 8 000 000 руб.;
– с 1 января 2016 г. – 8 500 000 руб.
Положением по премированию ей установлена ежемесячная премия за высокие показатели и результаты в работе в размере 20 % от тарифного оклада и пропорционально отработанному времени.
Согласно контракту работница имеет 24 календарных дня основного трудового отпуска и 1 календарный день дополнительно поощрительного отпуска в соответствии с Декретом Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины».
Произведем расчет
Шаг 1. Рассчитаем продолжительность трудового отпуска, на который имеет право работница.
Продолжительность трудового отпуска пропорциональна отработанному в рабочем году времени.
Число полных месяцев, отработанных в рабочем году, рассчитываем следующим образом:
1) подсчитываем дни, включаемые в рабочий год: 31 день (август 2015 г.) + 30 дней (сентябрь 2015 г.) + 31 день (октябрь 2015 г.) + 30 дней (ноябрь 2015 г.) + 31 день (январь 2016 г.) + 29 дней (февраль 2016 г.) = 182 дня.
Справочно: из рабочего года исключаем декабрь 2015 г., так как работница весь месяц находилась в социальном отпуске без сохранения заработной платы;
2) полученную сумму делим на среднемесячное число календарных дней за год – 29,7:
182 / 29,7 = 6,1, или 6 полных месяцев.
При этом остаток дней, составляющий 15 и более календарных дней, округляем до полного месяца, а составляющий менее 15 календарных дней, – из подсчета исключаем;
3) определяем продолжительность трудового отпуска:
25 / 12 × 6 = 12,5 календарного дня.
Полученный результат округляем: десятые, равные 0,5 и больше, округляем до 1 дня, а менее 0,5 – исключаем из подсчета. Следовательно, продолжительность трудового отпуска, который может быть предоставлен работнице перед уходом в отпуск по беременности и родам, составляет 13 календарных дней.
Работница перед началом отпуска по беременности и родам может пойти в трудовой отпуск с 12 по 24 марта 2016 г.
Шаг 2. Определим период, учитываемый при расчете отпускных.
Так как работница перед уходом в отпуск отработала в организации менее года, то для расчета среднего заработка будем принимать зарплату за полные отработанные месяцы до ухода ее в отпуск, а именно с августа 2015 г. по февраль 2016 г. При этом декабрь 2015 г. исключается из расчета, так как в нем работница не имела заработка.
Шаг 3. Произведем расчет среднедневного заработка.
В случае, когда работник перед уходом в отпуск отработал у нанимателя менее года, средний заработок исчисляется исходя из заработной платы за полные месяцы, отработанные до ухода в отпуск (п. 10 Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Минтруда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47; далее – Инструкция № 47).
Когда в числе 12 месяцев, принимаемых для исчисления среднего заработка для оплаты отпуска (выплаты компенсации), имелись месяцы, в которых в соответствии с законодательством работник освобождался от основной работы с частичным сохранением или без сохранения заработной платы, эти месяцы исключаются из расчета (п. 13 Инструкции № 47).
Данные для расчета приведены в табл. 1.
Среднедневной заработок составит 343 434 руб. (61 200 000 / 6 / 29,7).
Шаг 4. Определим заработок, сохраняемый за время трудового отпуска.
Заработок, сохраняемый за время трудового отпуска, определяется путем умножения среднедневного заработка на количество календарных дней отпуска:
343 434 × 13 календарных дней = 4 464 642 руб.
Шаг 5. Произведем запись в бухгалтерском учете.
На сумму начисленных отпускных сделаем запись в бухгалтерском учете:
Д-т 20, 26, 44 и др. – К-т 70 – 4 464 642 руб.
Пример 2
На период отпуска выпадают праздничный день и больничный работника
Работнику предоставлен трудовой отпуск продолжительностью 25 календарных дней с 24 февраля по 20 марта 2016 г. По окончании отпуска работник представил листок нетрудоспособности с 25 по 29 февраля 2016 г. (5 календарных дней).
В организации для оплаты труда работников тарифная ставка 1-го разряда составляет:
– с 1 января 2015 г. – 400 000 руб.;
– с 1 июля 2015 г. – 450 000 руб.;
– с 1 января 2016 г. – 500 000 руб.
Произведем расчет
Шаг 1. Определим, на сколько дней положено сдвинуть отпуск.
Государственные праздники и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом нерабочими, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней трудового отпуска не включаем и не оплачиваем (п. 9 Инструкции № 47).
При этом дата, когда работник должен приступить к труду, сдвигается на количество праздничных дней (в нашем примере – на 1 день).
Поскольку на период отпуска выпал праздничный день – 8 марта 2016 г. (вторник), работнику следует продлить отпуск на 1 календарный день.
Справочно: в 2016 г. рабочий день с 7 переносится на 5 марта (постановление Совета Министров от 23.11.2015 № 976).
Перенос рабочего дня на работника не распространяется, поэтому 7 марта 2016 г. для него является днем отпуска (т.е. нерабочим), а 5 марта – выходным.
Если работник заболел во время трудового отпуска, он должен сообщить об этом нанимателю (часть четвертая ст. 171 ТК).
Так как работник заболел в период отпуска, его трудовой отпуск продлевается либо по его желанию неиспользованная часть отпуска переносится на другой согласованный с нанимателем период текущего рабочего года (п. 6 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.06.2013 № 569).
В случае продления отпуска в связи с болезнью работника дни, на которые продлен отпуск, дополнительно не оплачиваются, поскольку за них работник получил сохраняемый средний заработок перед уходом в отпуск.
В нашем примере работник изъявил желание отпуск продлить. Он должен выйти на работу 26 марта 2016 г.
Шаг 2. Определим период, за который исходя из заработной платы следует производить расчет отпускных.
Расчет производим исходя из заработной платы, начисленной за 12 месяцев с февраля 2015 г. по январь 2016 г.
Шаг 3. Выясним, произошло ли в организации в указанном периоде повышение тарифных ставок 1-го разряда.
В указанном периоде дважды повышались размеры тарифной ставки 1-го разряда, исходя из которых рассчитываются тарифные ставки (оклады) работников.
Шаг 4. Исчисление средней заработной платы за период, предшествующий повышению, производим с применением поправочных коэффициентов.
При наличии такого повышения исчисление средней заработной платы за период, предшествующий повышению, производим с применением поправочных коэффициентов.
Поправочные коэффициенты рассчитываем путем деления тарифной ставки 1-го разряда, установленной в месяце, в котором осуществляются выплаты на основе среднего заработка, на тарифные ставки 1-го разряда, действовавшие в периоде, принимаемом для исчисления среднего заработка.
Шаг 5. Произведем расчет среднедневного заработка.
Если в периоде, принятом для исчисления среднего заработка, или в периоде, за который производятся выплаты на основе среднего заработка, сохраняемого работникам за время трудового (основного и дополнительного) отпуска, в организации произошло повышение тарифных ставок (окладов) работников или тарифной ставки 1-го разряда, исходя из которой рассчитываются тарифные ставки (оклады) работников, то исчисление средней заработной платы за период, предшествующий повышению, производится с применением поправочных коэффициентов (п. 31 Инструкции № 47).
Расчет среднедневного заработка производится путем деления заработной платы, начисленной работнику за месяцы, принимаемые для расчета, на число этих месяцев и на среднемесячное количество календарных дней, равное 29,7 (п. 12 Инструкции № 47).
Данные для расчета приведены в табл. 2.
Средний заработок составит 294 598 руб. (104 994 750 / 12 / 29,7).
Шаг 6. Определим заработок, сохраняемый за время трудового отпуска.
Заработок, сохраняемый за время трудового отпуска, определяем путем умножения среднедневного заработка на количество календарных дней отпуска: 294 598 руб. × 25 = 7 364 950 руб.
Шаг 7. Сделаем запись в бухгалтерском учете.
В феврале:
Д-т 20, 26, 44 и др. – К-т 70 – 1 767 588 руб. (294 598 руб. × 6)
– на сумму отпускных, начисленных за февраль 2016 г.;
Д-т 97 – К-т 70 – 5 597 362 руб.
– на сумму отпускных, начисленных в феврале за март 2016 г.
В марте:
Д-т 20, 26, 44 и др. – К-т 97 – 5 597 362 руб.pr3
Пример 3
Основной трудовой отпуск предоставляется отдельным категориям работников продолжительностью более 24 календарных дней
Работнику – инвалиду II группы предоставлен ежегодный трудовой отпуск продолжительностью 30 календарных дней с 16 апреля по 15 мая 2016 г.
В организации установлена 5-дневная рабочая неделя с выходными днями в субботу и воскресенье. Тарифный оклад работника – 5 000 000 руб.
В 12-месячный период, принимаемый для исчисления среднего заработка, вошел январь 2016 г., в котором работнику было начислено пособие по временной нетрудоспособности в размере 80 % среднего заработка, что составило в сумме 655 720 руб.
Справочно: 1 мая (воскресенье) – праздничный день; 9 мая (понедельник) – праздничный нерабочий день.
Произведем расчет
Шаг 1. Определим дату, когда работник должен приступить к работе по окончании отпуска.
В связи с тем что на трудовой отпуск работника приходятся 2 государственных праздника – 1 и 9 мая, трудовой отпуск работника должен быть продлен на 2 календарных дня. Последний день отпуска – 17 мая 2016 г.
Шаг 2. Определим период, за который исходя из заработной платы следует производить расчет отпускных.
По общему правилу расчет следует производить исходя из заработной платы, начисленной за 12 месяцев с апреля 2015 г. по март 2016 г.
В приведенной ситуации расчет следует производить исходя из заработной платы, начисленной за 11 месяцев. Из расчета исключается заработная плата, начисленная в январе 2016 г. (см. табл. 3).
__________________________
* Неполный месяц исключается из расчета.
Когда в числе 12 месяцев, принимаемых для исчисления среднего заработка для оплаты отпуска (выплаты компенсации), имелись месяцы, в которых в соответствии с законодательством работник освобождался от основной работы с частичным сохранением или без сохранения заработной платы, эти месяцы исключаются из расчета.
Если в месяцах, когда работник освобождался от работы, он имел заработок выше или на уровне полных месяцев, то эти месяцы не исключаются (п. 13 Инструкции № 47).
Общая сумма начисленной зарплаты за 11 месяцев составляет 55 000 000 руб. Среднедневной заработок – 168 350 руб. (55 000 000 руб. / 11 / 29,7).
Шаг 3. Определим заработок, сохраняемый за время трудового отпуска.
Заработок, сохраняемый за время трудового отпуска, определяем путем умножения среднедневного заработка на количество календарных дней отпуска.
Так, работнику должны быть начислены отпускные в сумме 5 050 500 руб. (55 000 000 руб. × 30) за 30 календарных дней, в т.ч. за 15 календарных дней в апреле и 15 календарных дней в мае.
Сумма отпускных составит:
– за апрель – 2 525 250 руб. (168 350 руб. × 15);
– май – 2 525 250 руб. (168 350 руб. × 15).
Важно! Продолжительность основного отпуска работника-инвалида составляет 30 календарных дней (приложение 2 к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней»).
Шаг 4. Отразим в бухгалтерском учете сумму отпускных.
В апреле:
Д-т 20, 26, 44 и др. – К-т 70 – 2 525 250 руб.
– на сумму начисленных отпускных, приходящихся на апрель 2016 г.;
Д-т 97 – К-т 70 – 2 525 250 руб.
– на сумму начисленных отпускных, приходящихся на май 2016 г.
В мае:
Д-т 20, 26, 44 и др. – К-т 97 – 2 525 250 руб.
– на сумму отпускных, приходящихся на май 2016 г.
