С 23 марта 2019 г. вступило в силу Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176). Рассмотрим основные новшества этого документа, касающиеся направления в командировку водителей-международников.
Документальное оформление командировки работника за пределы республики
Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку.
Наниматель при командировании работников за границу может устанавливать задание на командировку (п. 3 Положения № 176). В нем указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, порядок погрузки и разгрузки, иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте.
Срок командировки может быть откорректирован (продлен) путем издания дополнительного приказа нанимателя. Основанием для таких действий будут письменный отчет водителя и документы в оригинале, подтверждающие уважительность причины продления, например простой в результате поломки транспортного средства на территории иностранного государства.
Днем выбытия из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения командированным водителем границы Республики Беларусь. Пересечение границы определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь (п. 41 Положения № 176).
Если имеет место командировка водителя в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, основанием для осуществления общей выплаты служат документы, подтверждающие оказанные услуги по маршруту следования, данные систем слежения за транспортным средством (спутникового мониторинга), автоматических систем оплаты дорог, сопроводительные и иные документы в соответствии с законодательством (п. 42 Положения № 176).
Выдача аванса на командировочные расходы
Аванс на предстоящие командировочные расходы рассчитывается командированному водителю на основании приказа (распоряжения) о направлении его в командировку.
В сумму аванса включается сумма возмещения расходов:
– по найму жилого помещения и суточных. Такие расходы рассчитываются, исходя из размера общей выплаты, определенной нанимателем (п. 38 Положения № 176);
– по иным расходам, указанным в пп. 43 и 25 Положения № 176.
Для командированных водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки, за исключением международных автомобильных перевозок для собственных нужд, предусматривается общая выплата в сутки для компенсирования расходов по найму жилого помещения и за проживание вне места жительства (суточные) без представления подтверждающих документов, исходя из следующих размеров:
– за время нахождения в пределах Республики Беларусь – не более 5-кратного размера, но не менее 1-кратного размера суточных, установленного в приложении 1 к Положению № 176;
– за время нахождения за границей – до 150 евро включительно, но не менее 25 евро.
Конкретный размер и порядок расчета общей выплаты определяет наниматель (п. 37 Положения № 176).
Важно! Возмещение расходов, указанных в пп. 43, 25 Положения № 176, производится в фактической сумме на основании подтверждающих документов (п. 43 Положения № 176).
Пример 1
Расчет общей выплаты в сумме аванса
В соответствии с приказом нанимателя в организации (г. Гродно) водитель, осуществляющий международные автомобильные перевозки грузов, направлен в служебную командировку за границу в г. Лейпциг и г. Баутцен (Германия) на 5 дней с 25 по 29 марта 2019 г. на автотранспорте нанимателя. Согласно заданию водитель должен 27 марта 2019 г. доставить груз № 1 из г. Гродно в г. Лейпциг и выехать в г. Баутцен для доставки груза № 2 в г. Гродно 29 марта 2019 г.
Сумму аванса определяем из расчета 5 дней. ЛНПА организации предусмотрен размер общей выплаты в сутки – 100 евро. Общая сумма аванса в части общей выплаты составит 500 евро (5 × 100).
Если командировка предполагает следование по территории Республики Беларусь до дня выбытия из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь, то общая выплата определяется с учетом установленного в организации размера возмещения расходов за время нахождения в пределах республики.
Пример 2
Командировка включает время нахождения в Республике Беларусь
Водитель-международник (г. Могилев) командирован в г. Познань (Польша) на 7 дней с 27 марта по 2 апреля 2019 г. В соответствии с заданием водитель должен 30 марта доставить груз № 1 в г. Познань, взять груз № 2 и доставить его в г. Могилев 2 апреля 2019 г. Дни пересечения границы – 28 марта и 1 апреля.
Расходы по найму жилого помещения и суточные за время нахождения в Республике Беларусь в организации возмещаются, исходя из размера не более 3-кратного размера суточных – 27 руб. (3 × 9 руб., где 9 руб. – норма суточных, установленная в приложении 1 к Положению № 176).
Сумму аванса определяем из расчета 7 дней: на 2 дня командировки – 54 руб. (2 × 27), на 5 дней командировки – 500 евро (5 × 100 евро, где 100 евро – размер общей выплаты, установленный в организации).
Проверяем представленные работником документы и сверяем даты
По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет и прилагает к нему подтверждающие расходы документы. Даты, указанные в приказе о командировании, сверяются с информацией о пересечении водителем границ государств, в т.ч. границы Республики Беларусь.
Водителю возмещаются расходы по оформлению и выдаче виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, приобретению горюче-смазочных материалов и иных технических жидкостей (средств), приобретению приборов учета и оплаты дорожных сборов, оплате услуг по ремонту и замене приборов, вынужденному ремонту и техническому обслуживанию транспортного средства, включая стоимость материалов и запасных частей, мойке транспортных средств, конвоированию грузов, находящихся под таможенным контролем, взвешиванию транспортных средств, услуг логистических центров по погрузке и (или) разгрузке, хранению груза, услуг электросвязи, включая услуги по предоставлению доступа в Интернет, почтовой связи, факсимильной связи, услуг по ксерокопированию и сканированию документов, расходы, связанные с транспортировкой автомобильных транспортных средств на паромах и железнодорожных платформах, а также расходы, предусмотренные в п. 25 Положения № 176, и другие расходы, произведенные в командировке с разрешения или ведома нанимателя (п. 43 Положения № 176).
Если расходы по найму жилого помещения за границей превышают размер общей выплаты, определенный нанимателем, то командированному водителю возмещают расходы по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания в приложении 2 к Положению № 176, и суточные в размерах, установленных для страны пребывания в данном приложении (п. 39 Положения № 176).
Считаем целесообразным при направлении водителя, осуществляющего международные перевозки грузов, в командировку в приказе (распоряжении) и задании нанимателя оговаривать маршрут следования и возможные сроки нахождения водителя в каждой из стран. Это позволит определить размеры расходов по найму жилого помещения и суточных при фактическом подтверждении расходов.
Пример 3
Определение расходов по найму жилого помещения и суточных по приложению 2 к Положению № 176
Исходные данные см. в примере 1. Работник после возвращения из командировки представил авансовый отчет и приложил к нему документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения за все дни командировки в сумме 600 евро.
Поскольку сумма данных расходов (600 евро) превысила размер общей выплаты, определенный нанимателем (500 евро), то наниматель водителю возмещает следующие расходы:
– расходы по найму жилого помещения (на основании подтверждающих документов, но не более установленных для страны пребывания в приложении 2 к Положению № 176: за двое суток в Польше – 300 долл. США (2 × 150 долл. США) и за двое суток в Германии – 280 евро (2 × 140 евро);
– суточные в размерах, установленных для страны пребывания: за двое суток в Польше – 100 долл. США (2 × 50 долл. США) и за трое суток в Германии – 150 евро (3 × 50 евро).
Если расходы по найму жилого помещения в пределах Республики Беларусь превышают размер общей выплаты, определенный нанимателем, командированному водителю наниматель возмещает расходы по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов в размерах, установленных в части второй п. 15 Положения № 176, и суточные в размере, установленном в приложении 1 к Положению № 176.
Если водитель-международник командирован на 1 день, то общая выплата ему составляет 100 % определенного нанимателем размера (п. 40 Положения № 176).
Пример 4
Однодневная командировка
Водитель, осуществляющий международные автомобильные перевозки грузов, направляется в командировку 5 апреля на 1 день из г. Орши в г. Смоленск. Величина общей выплаты, установленной для водителей-международников в организации, составляет 90 евро.
Таким образом, водителю будут выплачены 90 евро.
