Порядок оформления служебных командировок регулируется множеством документов, которые при этом часто претерпевают изменения. Вот почему оформление и налогообложение расходов по каждой командировке требуют от бухгалтера знаний и внимательности.
В статье рассмотрены наиболее актуальные вопросы, связанные с исчислением и уплатой подоходного налога с выплат, производимых организациями своим сотрудникам (за своих сотрудников) при направлении их в служебные командировки.
Обязанности нанимателя при направлении работника в служебную командировку
При служебных командировках наниматель обязан:
1) выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– за проживание вне места жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Справочно: размеры возмещения расходов при служебных командировках могут определяться в коллективном договоре, соглашении или нанимателем. Данные расходы не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций;
2) сохранить за командированным работником место работы (должность) и заработную плату в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Порядок направления в служебные командировки и возмещение вышеперечисленных расходов определены следующими документами:
– при командировании за границу:
Положением о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 13.06.2005 № 274;
Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115);
постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 "Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу" (далее – постановление № 7);
– в пределах Республики Беларусь:
Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35);
постановлением Минфина Республики Беларусь от 08.08.2013 № 53 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках" (далее – постановление № 53).
Командировочные расходы, освобождаемые от подоходного налога
При оплате нанимателем плательщику расходов на служебные командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы от подоходного налога могут быть освобождены:
1) суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством;
2) фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения;
3) иные расходы на командировки, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя, оплачиваемые (возмещаемые) в соответствии с законодательством (часть третья подп. 1.3 п. 1 ст. 163 Налогового кодекса Республики Беларусь).
Отметим, что приведенные правила применяются и к выплатам, производимым организацией членам органа управления, прибывающим (выезжающим) для участия в работе соответствующего органа управления этой организации, а также к указанным выплатам, производимым организацией физическим лицам не по месту основной работы.
Ситуация 1. Посещение зарубежной выставки
Организация, осуществляющая производство мебели, организовала для своих работников поездку в г. Санкт-Петербург (Российская Федерация) для участия с 15 по 16 мая 2015 г. в мебельной выставке. В расходы организации помимо расходов по проезду в г. Санкт-Петербург и обратно, на питание ипроживание вошла также оплата стоимости билетов на посещение указанного мероприятия.
Является ли стоимость билетов доходом работников, облагаемым подоходным налогом?
Нет – при наличии решения нанимателя на основании оригиналов подтверждающих документов.
Порядок возмещения командированному работнику иных расходов и перечень иных расходов, подлежащих возмещению работнику, определены п. 30 Инструкции № 115.
Так, к иным расходам относятся комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек, расходы по получению служебного паспорта гражданина Республики Беларусь, виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, а также расходы, предусмотренные в пп. 31, 32 Инструкции № 115. Таким образом, стоимость входных билетов на выставку в качестве расходов, обязательных к возмещению, Инструкцией № 115 не предусмотрена.
Вместе с тем, поскольку эти расходы напрямую связаны с целью служебной командировки и с деятельностью организации, они также могут быть возмещены работнику по решению нанимателя на основании оригиналов подтверждающих документов.
Ситуация 2. Командированный работник воспользовался услугами гостиничного банного комплекса
Работник был направлен в служебную командировку в г. Минск. По возвращении он представил в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет об израсходованных суммах вместе с подтверждающими документами, включая документы по оплате проживания в гостинице, и отдельный счет на оплату услуг по пользованию банным комплексом в этой гостинице на сумму 179 000 руб.
Можно ли услуги по пользованию банным комплексом включить в состав командировочных расходов?
Нельзя.
При служебных командировках в пределах Республики Беларусь могут быть возмещены иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы по оплате:
– провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза;
– проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам;
– платных стоянок;
– услуг связи;
– стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей (подп. 4.6 п. 4 Инструкции № 35).
Перечень расходов, подлежащих возмещению командированному работнику при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, закрепленный в Инструкции № 35, является закрытым.
В связи с тем что нормами Инструкции № 35 не предусмотрено отдельное возмещение работнику расходов по оплате услуг по пользованию банным комплексом в гостинице, их стоимость является доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом.
Ситуация 3. В счет гостиницы включен завтрак
Работник организации по возвращении из служебной командировки в г. Витебск представил в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет об израсходованных суммах вместе с подтверждающими документами, включая счет гостиницы с включенной в него стоимостью завтрака.
Надо ли организации облагать стоимость завтрака подоходным налогом?
Нет – при наличии разрешения нанимателя или с его ведома.
При направлении работника в командировку в пределах Республики Беларусь предусмотрено возмещение работнику с разрешения или ведома нанимателя стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей (подп. 4.6 п. 4 Инструкции № 35).
Выплаты, произведенные с разрешения или ведома нанимателя, освобождаются от подоходного налога.
Возмещение командировочных расходов при отсутствии подтверждающих документов
При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, а также по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога с физических лиц в пределах норм (размеров), установленных законодательством.
Ситуация 4. Командированный работник потерял проездные билеты
Работником организации по возвращении из служебной командировки из г. Кишинева (Республика Молдова) представлен авансовый отчет без документов, подтверждающих фактические расходы по оплате проезда, в связи с их утерей. При этом вместо оригинала проездного документа он представил справку организации, выдавшей билет и осуществившей перевозку.
Организация возместила работнику расходы на проезд.
Является ли стоимость такого возмещения объектом обложения подоходным налогом?
Не является.
Расходы на проезд возмещаются при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д.) (п. 13 Инструкции № 115).
В указанном случае при наличии письменного подтверждения организации, выдавшей билет и осуществившей перевозку работника, направленного в служебную командировку, сумма возмещения расходов по проезду до места командирования в пределах фактически произведенных расходов освобождается от подоходного налога.
Ситуация 5. Командированный работник не представил документы, подтверждающие факт найма в командировке жилого помещения
Согласно приказу руководителя организации работник с 18 по 19 мая 2015 г. был направлен в служебную командировку в г. Мозырь. Данному работнику до отъезда в служебную командировку был выдан денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения в размере 420 000 руб. (за одну ночь) и суточных в размере 120 000 руб. (по 60 000 руб. за каждый день командировки).
По возвращении из командировки подтверждающие документы по найму жилого помещения работник не представил.
Возникает ли в указанной ситуации объект обложения подоходным налогом?
Возникает.
Наниматель вправе возместить командированному работнику расходы:
– по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты. Подлежит возмещению стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35);
– по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости 1-местного номера (1 места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более, а с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории), кроме случаев, указанных в подп. 4.21 п. 4 Инструкции № 35. Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляют на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них (подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).
Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещают расходы в размере, установленном законодательством. Исключение – случаи, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки.
Постановлением № 53 размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь, установлен в размере 20 000 руб. в сутки.
Таким образом, в данной ситуации излишне выплаченная сумма расходов по найму жилого помещения составила 400 000 руб. (420 000 – 20 000).
Так как указанная сумма превысила соответствующие нормы, установленные законодательством, она признается доходом работника и подлежит обложению подоходным налогом (при условии, что работник в установленные сроки не возместит ее или она не будет удержана из его заработной платы).
Ситуация 6. Командированный работник потерял счет, подтверждающий оплату гостиницы
Работник коммерческой организации с 25 по 26 мая 2015 г. находился в служебной командировке в г. Киеве (Украина). По прибытии из командировки он представил в бухгалтерию организации авансовый отчет, согласно которому сутки проживания в гостинице стоили 110 долл. США. При этом документы, подтверждающие расходы на проживание (счет гостиницы), им в связи с утерей представлены не были.
Какой размер компенсации расходов по проживанию в гостинице не подлежит обложению подоходным налогом?
Размер, установленный нанимателем, но не более 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения.
Расходы по найму жилого помещения возмещают в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции № 115).
При командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения. При этом работникам коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов может осуществляться в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливает наниматель (п. 16 Инструкции № 115).
Таким образом, в случае непредставления командированным работником документов в оригинале (квитанции, счета, чеки и т.д.), подтверждающих расходы по проживанию в гостинице, наниматель вправе возместить ему расходы по найму жилого помещения только в пределах норм, определенных п. 16 Инструкции № 115.
Для г. Киева предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки установлена в размере до 120 долл. США в сутки (постановление № 7).
На основании изложенного, если работник организации не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, то освобождению от подоходного налога подлежит лишь часть этой суммы в размере, установленном нанимателем, но не более 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения (120 × 20 / 100 = 24 долл. США). Остальная сумма (120 – 24 = 96 долл. США) будет подлежать обложению подоходным налогом (при условии, что в установленные законодательством сроки в организацию не сданы неизрасходованные остатки этих сумм и нанимателем эта сумма не была удержана с работника).
