Многие организации в свете непростых экономических событий были вынуждены пересмотреть свои расходы с целью их уменьшения и оптимизации. Это коснулось и расходов на оплату труда: в одних организациях снизились оклады, в других – работников перевели на неполный рабочий день, а где-то и вовсе пришлось сократить штат, а обязанности уволенных возложить на оставшихся работников.
Трудовым кодексом предусмотрена обязанность нанимателя предоставлять работнику трудовой отпуск и выплачивать отпускные, а указанные изменения в расчете заработной платы напрямую влияют на их величину.
И как всегда, перед бухгалтером стоит задача учесть все нюансы и правильно рассчитать отпускные работнику, который, несмотря на все трудности, уходит в отпуск. В данной публикации рассмотрим, с какими "подводными камнями" может столкнуться бухгалтер при расчете отпускных и как не допустить ошибок при этом.
Перед уходом в отпуск наниматель обязан не позднее чем за 2 дня до его начала (а работникам, с которыми заключен контракт, – не позднее чем за 1 день) выплатить работнику отпускные.
По общему правилу средний заработок, сохраняемый за время трудового отпуска, исчисляют исходя из заработной платы, начисленной за 12 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу начала отпуска, независимо от того, за какой рабочий год предоставляется отпуск.
Средний заработок определяют путем умножения среднедневного заработка на количество календарных дней отпуска. При этом среднедневной заработок определяют путем деления заработной платы, фактически начисленной работнику за месяцы, принимаемые для исчисления среднего заработка, сохраняемого за время отпуска, на число этих месяцев и на среднемесячное количество календарных дней, равное 29,7.
По различным причинам заработная плата у работника может изменяться. Например, в организации могут измениться размер тарифной ставки, система оплаты труда, работник мог трудиться на разных должностях и т.д. И в таких ситуациях при расчете отпускных необходимо применять поправочные коэффициенты, которые исчисляют путем деления тарифной ставки (оклада) или тарифной ставки 1-го разряда, установленной в месяце, в котором осуществляются выплаты на основе среднего заработка, на тарифные ставки (оклады) или тарифные ставки 1-го разряда, действовавшие в месяцах, принимаемых для исчисления среднего заработка.
Если же в организации установлены несколько тарифных ставок 1-го разряда, поправочные коэффициенты в этом случае исчисляют исходя из тарифной ставки 1-го разряда, применяемой для определения его тарифной ставки (оклада), установленной в месяце, в котором производятся выплаты на основе среднего заработка, на тарифные ставки 1-го разряда, установленные в месяцах, принимаемых для его расчета и применяемых для исчисления тарифной ставки (оклада) данного работника.
Подробнее расчет отпускных при изменении заработной платы рассмотрим на практических ситуациях.
Ситуация 1. Применение поправочных коэффициентов при повышении тарифной ставки в организации
В организации при расчете заработной платы применяется Единая тарифная сетка (далее – ЕТС). Размер тарифной ставки в организации составил:
– с 1 января 2014 г. – 1 800 000 руб.;
– 1 июля 2014 г. – 1 830 000 руб.;
– 1 декабря 2014 г. – 1 850 000 руб.;
– 1 июня 2015 г. – 1 860 000 руб.
Работник торговой организации уходит в отпуск с 27 мая по 21 июня 2015 г. (26 календарных дней).
Данные для расчета среднего заработка для отпускных приведем в табл. 1:
Средний заработок составит 162 197 руб. (51 807 140 / 12 месяцев / 29,7).
Сумма отпускных, приходящаяся на май, – 810 985 руб. (162 197 руб. × 5 календарных дней).
Сумма отпускных, приходящаяся на июнь, – 3 406 137 руб. (162 197 руб. × 21 календарный день).
Общая сумма отпускных, начисленная работнику, – 4 217 122 руб. (3 406 137 руб. + 810 985 руб.).
В мае в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки*:
__________________________
* Налогообложение и выплата отпускных в мае не рассматривается.
Д-т 44 – К-т 70 – 810 985 руб.
– на сумму отпускных, приходящуюся на май;
Д-т 97 – К-т 70 – 3 406 137 руб.
– на сумму отпускных, приходящуюся на июнь.
В июне бухгалтерские записи будут следующими*:
__________________________
* Налогообложение отпускных и их выплата в июне также не рассматриваются.
Д-т 44 – К-т 97 – 3 406 137 руб.
– отпускные за июнь.
Поскольку в периоде, за который работнику выплачены отпускные, произошло повышение тарифной ставки, часть отпускных, приходящихся на июнь, необходимо откорректировать на рост тарифной ставки и произвести перерасчет части отпускных (часть первая п. 35 постановления Минтруда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47 "Об утверждении Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством"; далее – Инструкция № 47).
Перерасчет части выплат, приходящихся на июнь
Поправочный коэффициент – 1,0054 (1 860 000 руб. / 1 850 000 руб.).
Сумма отпускных за июнь после проведения корректировки – 3 424 530 руб. (3 406 137 × 1,0054).
Сумма отпускных, подлежащая доначислению, – 18 393 руб. (3 424 530 руб. – 3 406 137 руб.).
Ситуация 2. Расчет отпускных работнику, который трудился на разных должностях
Работнику предоставляется трудовой отпуск с 7 июля 2015 г. продолжительностью 17 календарных дней.
Он принят на работу 5 января 2015 г. специалистом по кадрам, одновременно с ним был заключен трудовой договор на работу по совместительству на должность юрисконсульта на 0,25 ставки. С 1 мая 2015 г. работник переведен на должность "начальник юридического отдела" с оплатой согласно штатному расписанию (работа по совместительству осталась).
Согласно штатному расписанию должностные оклады составили:
– по должности "специалист по кадрам" – 4 800 000 руб;
– должности "юрисконсульт" – 5 600 000 руб. (1 400 000 руб. на 0,25 ставки);
– должности "начальник юридического отдела" – 7 000 000 руб.
С 1 апреля должностной оклад по должности "юрисконсульт" увеличился и составил 5 750 000 руб. (1 437 500 руб. на 0,25 ставки).
Для удобства расчетов составим табл. 2:
Средний заработок по основной работе составит 186 308 руб. (33 200 000 / 6 / 29,7).
Средний заработок по работе по совместительству – 48 399 руб. (8 624 640 / 6 / 29,7).
Заработок, сохраняемый за время трудового отпуска:
– по основному месту работы – 3 167 236 руб. (186 308 × 17);
– по совместительству – 822 783 руб. (48 399 × 17).
Общая сумма отпускных равна 3 990 019 руб.(3 167 236 + 822 783).
Справочно: работающим по совместительству средний заработок исчисляют раздельно по основному месту работы и работе по совместительству.
Поправочные коэффициенты для корректировки среднего заработка исчисляют раздельно по каждой должности исходя из установленных тарифных окладов (ставок) работников.
Ситуация 3. Расчет отпускных, если тарифная ставка снизилась вследствие ухудшения финансовых показателей
Работнику предоставляется трудовой отпуск с 1 июня 2015 г. продолжительностью 24 календарных дня.
Организация при расчете заработной платы использует ЕТС. Тарифная ставка 1-го разряда в организации составляла:
– с 1 января по 30 сентября 2014 г. – 1 670 000 руб.;
– 1 октября 2014 г. по 31 января 2015 г. – 1 650 000 руб.;
– 1 февраля 2015 г. – 1 680 000 руб.
Снижение тарифной ставки произошло из-за ухудшения финансовых показателей в организации.
Данные для расчета приведены в табл. 3:
Средний заработок составит 145 740 руб. (51 941 908 / 12 месяцев / 29, 7).
Сумма отпускных за июнь – 3 497 760 руб. (145 740 руб. × 24 календарных дня).
Справочно: в случае, когда в периоде, который принят для исчисления среднего заработка, в организации были снижены тарифные ставки (оклады) либо тарифные ставки 1-го разряда, исчисление поправочных коэффициентов производят пропорционально отработанному времени отдельно до и после снижения тарифных ставок (окладов) либо тарифной ставки 1-го разряда, изменения системы оплаты труда, должности (квалификации).
