Из письма в редакцию:
«Работники нашей организации командированы для устранения последствий аварии в филиал в соседнем районе. Все сотрудники отбыли в командировку 12 сентября 2016 г., но сроки пребывания в ней разные.
Механик Иванов А.А. и слесарь Петров П.П. командированы до 31 октября 2016 г. Слесарь Сидоров И.И. направляется в командировку еженедельно на 15 рабочих дней по приказу руководителя.
В июле Иванов А.А. находился в трудовом отпуске с 1 по 10 июля, приступил к работе 12 июля, т.е. 11 июля фактически является прогулом. Сидоров И.И. с 5 по 14 августа болел. Остальные дни отработаны по графику.
Разъясните, пожалуйста, порядок расчетов за дни командировки.
С уважением, Елена Александровна»
Уважаемая Елена Александровна, Вы затронули вопрос, которые многие бухгалтеры из виду упускают. Как известно, расчет оплаты труда за период командировки производится исходя из среднедневного заработка. Особенность определения среднедневного заработка для оплаты времени служебной командировки заключается в выборе между среднедневным заработком за расчетный период и среднедневным заработком за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы. При этом заработная плата за время служебной командировки должна быть не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь).
Порядок исчисления среднего заработка работника за время нахождения в командировке определен в гл. 3 Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Минтруда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47 (далее – Инструкция № 47).
Для исчисления среднего заработка для оплаты времени нахождения в командировке берут заработную плату работника за 2 календарных месяца (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу, в котором производится такая оплата (п. 20 Инструкции № 47).
Часть дней (часов), когда работник находился в отпуске с сохранением или без сохранения заработка, болел, выполнял государственные или общественные обязанности или работал, но получал неполную оплату, и выплаченные за эти периоды суммы для исчисления среднего заработка не учитываются (п. 24 Инструкции № 47).
Если в учитываемом периоде есть прогулы, то средний заработок исчисляют с учетом времени прогулов (п. 24 Инструкции № 47).
Рассмотрим применение положений Инструкции № 47 на конкретных ситуациях.
Ситуация 1. Расчет оплаты времени служебной командировки
Работники по приказу руководителя отбыли в командировку 1 сентября 2016 г.
Согласно штатному расписанию оклад Иванова А.А. – 588,00 руб., Петрова П.П. – 524,00 руб., Сидорова И.И. – 524,00 руб. Положением о премировании определено, что премия начисляется ежемесячно в размере 30 % оклада.
Иванов А.А. и Петров П.П. находились в командировке с 1 сентября по 28 октября 2016 г. (42 рабочих дня). Сидоров И.И. – с 1 по 9 сентября и с 21 по 30 сентября 2016 г. (15 рабочих дней), а также с 3 по 13 октября и с 24 по 31 октября 2016 г. (15 рабочих дней).
Данные по начислению заработной платы за 2 месяца, принимаемых для расчета среднедневного заработка, приведены в табл. 1.
Среднедневной заработок Иванова А.А. равен 33,53 руб. ((392,00 + 117,6 + 588,00 + 176,40) / (14 дн. + 1 день прогула + 23 дн.)).
При расчете среднедневного заработка Иванова А.А. учитываем следующее:
1. Работник с 1 по 10 июля находился в трудовом отпуске. За ним сохранялся средний заработок за время отпуска. В расчет среднего заработка для оплаты командировок он не принимается (п. 24 Инструкции № 47).
2. Работнику выплачена единовременная материальная помощь. В расчет среднего заработка она не принимается (подп. 5.5 Перечня выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка (приложение к Инструкции № 47); далее – Перечень выплат).
3. Поскольку работник совершил прогул 11 июля, этот день должен быть учтен при расчете среднего заработка.
Сравним рассчитанный среднедневной заработок (33,53 руб.) со средним заработком за все рабочие дни недели в сентябре по графику постоянного места работы – 34,75 руб. ((588,00 + 176,40) / 22 дн.). Оплату за дни командировки необходимо произвести исходя из среднедневного заработка 34,75 руб.
Среднедневной заработок Петрова П.П. равен 31,06 руб. ((524,00 + 159,30 + 524,00 + 159,30) / (21 дн. + 23 дн.)). При расчете среднего заработка не учитывают единовременную материальную помощь (подп. 5.5 Перечня выплат).
Среднедневной заработок по графику постоянного места работы – 31,06 руб. ((524,00 + 159,30) / 22 дн.).
Среднедневной заработок Сидорова И.И. – 31,23 руб. ((524,00 + 159,30 + 387,30 + 116,19) / (21 дн. + 17 дн.)). При расчете среднего заработка не учитывают пособие по временной нетрудоспособности (п. 24 Инструкции № 47) и единовременную материальную помощь (подп. 5.5 Перечня выплат).
Среднедневной заработок по графику постоянного места работы равен 31,06 руб. ((524,00 + 159,30) / 22 дн.). Дни командировки оплачиваются исходя из среднего заработка в размере 31,23 руб.
Таким образом, начислена заработная плата за сентябрь (см. табл. 2):
При начислении заработной платы в октябре сравниваем средний заработок за все рабочие дни недели в октябре по графику постоянного места работы.
В октябре средний заработок за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы для Иванова А.А. равен 36,40 руб. (588,00 + 176,40) / 21 дн.). Он превышает среднедневной заработок, рассчитанный исходя из заработной платы за июль и август. Следовательно, оплата дней командировки рассчитывается исходя из среднедневного заработка в размере 36,40 руб.
Среднедневной заработок по графику постоянного места работы для Петрова П.П. – 32,54 руб. ((524,00 + 159,30) / 21 дн.). Поскольку он превышает значение среднедневного заработка за расчетный период (31,06 руб.), расчет делаем исходя из среднедневного заработка в размере 32,54 руб.
Чтобы определить среднедневной заработок Сидорова И.И., из которого будет рассчитываться оплата дней командировки в октябре, необходимо рассмотреть заработную плату за 2 предыдущих месяца (август, сентябрь 2016 г.) и разделить на количество рабочих дней расчетного периода. В этом случае среднедневной заработок равен 30,04 руб. ((387,30 + 116,19 + 217,42) / (17 + 7)).
Среднедневной заработок по графику постоянного места работы – 32,54 руб. ((524,00 + 159,30) / 21 дн.). Оплата дней командировки производится исходя из среднего заработка в размере 32,54 руб.
Таким образом, начислена заработная плата за октябрь (см. табл. 3):
Хочу еще остановиться на некоторых ситуациях, которые могут встретиться в Вашей практической деятельности.
Если организация направляет в командировку работника, который проработал менее 2 месяцев, то для исчисления среднего заработка принимается заработная плата за фактически отработанное время в период, предшествующий месяцу выплат (п. 22 Инструкции № 47).
Ситуация 2. Работник отработал в организации менее 2 месяцев
Работник по приказу руководителя отбыл в командировку 1 сентября 2016 г. Трудовой стаж в данной организации начат 15 августа. За август 2016 г. работнику начислена заработная плата в размере 365,18 руб. (13 рабочих дней).
Среднедневной заработок за время нахождения в служебной командировке надо рассчитать исходя из заработной платы за фактически отработанное время.
Он составит: 365,18 руб. / 13 дн. = 28,09 руб.
Если работник не имел заработка в расчетном периоде (например, находился в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет) или за ним сохранялся средний заработок по законодательству, то средний заработок для оплаты дней служебной командировки исчисляют из заработной платы, начисленной за 2 месяца, предшествующие этому периоду (п. 23 Инструкции № 47).
Ситуация 3. Работник не имел заработка в расчетном периоде
Работник по приказу руководителя отбыл в командировку 2 сентября 2016 г. С 25 июня по 31 августа он получал пособие по временной нетрудоспособности.
В данной ситуации работник весь расчетный период (июль и август 2016 г.) получал пособие по временной нетрудоспособности и заработка не имел. Поэтому в качестве расчетного периода принимаем май и июнь 2016 г.
В заключение отмечу, что налоги и отчисления из заработной платы при выплатах исходя из среднедневного заработка исчисляют в общеустановленном порядке. В бухгалтерском учете делаются записи (см. табл. 4):
Помимо заработной платы командированному работнику необходимо выплатить суточные, компенсировать затраты на проезд и проживание (Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35).
Надеюсь, Елена Александровна, мы разобрались в Вашей ситуации.
Желаю Вам всегда находить ответы на поставленные вопросы в наших публикациях.
Искренне Ваша, Ольга Павловна
