Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности работника (ст. 50 Трудового кодекса Республики Беларусь).
Ситуация. Организация учета при приобретении и выдаче трудовых книжек
Производственная организация приобрела трудовые книжки в декабре 2016 г. для выдачи работникам. Стоимость трудовых книжек была отнесена в дебет счета 26 «Общехозяйственные затраты» с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Иных бухгалтерских записей организация не отражала.
Верные ли записи составила организация?
Наниматель заполняет трудовые книжки на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.
Справочно: постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» утвердило Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек (далее – Инструкция № 40).
Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты.
Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты (п. 81 Инструкции № 40).
Справочно: порядок использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности определен Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196.
Важно! При выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник оплачивает стоимость соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя (п. 77 Инструкции № 40).
Таким образом, организация допустила ошибку в бухгалтерском учете трудовых книжек. Ей следует внести исправления в соответствии с требованиями Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности «Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки», утвержденного постановлением Минфина Республики Беларусь от 10.12.2013 № 80 (далее – Национальный стандарт № 80).
Исправление ошибок оформляется бухгалтерской справкой-расчетом, содержащей сведения, установленные законодательством Республики Беларусь для первичных учетных документов (пп. 9, 11 Национального стандарта № 80).
Ошибка, допущенная в отчетном году и выявленная после его окончания, но до даты утверждения бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется в декабре отчетного года дополнительной или сторнировочной записью (записями) по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Доход или расход, возникающие в результате исправления этой ошибки, отражаются в составе доходов или расходов отчетного года.
Справочно: в данном случае следует учитывать, что порядок формирования в бухгалтерском учете информации о доходах и расходах в организациях (за исключением банков, небанковских кредитно-финансовых организаций, страховых организаций, бюджетных организаций) определяет Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102).
Доходы и расходы в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются (п. 5 Инструкции № 102):
– на доходы и расходы по текущей деятельности;
– доходы и расходы по инвестиционной деятельности;
– доходы и расходы по финансовой деятельности.
В состав прочих доходов и расходов по текущей деятельности, учитываемых на счете 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчета 90-7 «Прочие доходы по текущей деятельности», 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности»), включаются доходы и расходы, связанные с реализацией и прочим выбытием запасов (за исключением продукции, товаров) (п. 13 Инструкции № 102).
Бухгалтерские записи в учете
В бухгалтерском учете организация допустила ошибку при выдаче трудовых книжек своим работникам. Если ошибка будет обнаружена до сдачи годовой отчетности, то следует произвести исправительные записи в месяце обнаружения ошибки:
Д-т 26 – К-т 60
– методом «красное сторно» на стоимость трудовых книжек, ошибочно отнесенных на счет 26;
Д-т 006
– оприходованы бланки трудовых книжек на забалансовом счете.
Примечание. Забалансовый счет 006 предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков документов с определенной степенью защиты.
Бланки документов с определенной степенью защиты учитываются на забалансовом счете 006 по номинальной стоимости или в условной оценке.
Аналитический учет по забалансовому счету 006 ведется по видам бланков документов с определенной степенью защиты и местам их хранения);
Д-т 10 «Материалы» – К-т 60
– оприходованы бланки трудовых книжек на балансовом счете.
Примечание. Счет 10 предназначен для обобщения информации о наличии и движении материалов;
К-т 006
– отражена выдача трудовых книжек на забалансовом счете;
Д-т 90, субсчет 90-10, – К-т 10
– отражена выдача трудовых книжек на балансовом счете.
Примечание. При выбытии материалов их стоимость отражается по дебету счетов 90, 91 «Прочие доходы и расходы» и др. и кредиту счета 10;
Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – К-т 90, субсчет 90-7
– отражена возмещаемая работниками стоимость трудовых книжек.
Примечание. Счет 73 предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами.
Аналитический учет по счету 73 ведется по каждому работнику;
Д-т 50 «Касса», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – К-т 73
– внесены в кассу организации работниками денежные средства за трудовые книжки (произведены удержания из заработной платы).
