Служебная командировка – поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.
Выдача аванса на командировочные расходы
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы (ст. 95 ТК):
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Пример 1
В служебной командировке работник понес расходы на междугородные телефонные переговоры
Работник организации направлен в служебную командировку в пределах Беларуси. По окончании командировки он представил авансовый отчет и приложил к нему документы, в т.ч. квитанцию (счет) об оплате междугородных телефонных разговоров.
Расходы по междугородным телефонным переговорам будут возмещены командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих оригинальных документов (квитанций (счетов)) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем. Тогда такие расходы будут включаться в затраты и участвовать при налогообложении прибыли.
Такой же порядок сохраняется и при служебной загранкомандировке: наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить те же расходы, что и при командировке в пределах Беларуси (п. 8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115).
Пример 2
Работника отправили в служебную командировку за границу без аванса
Работник организации направлен в служебную командировку в г. Москву с 3 по 6 июля 2017 г. без аванса, так как на момент выдачи аванса в организации сложилось тяжелое финансовое положение.
Не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных (п. 7 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35).
Справочно: несоблюдение данного срока является административным правонарушением и влечет за собой ответственность: наложение штрафа в размере от 2 от 20 базовых величин (ч. 4 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).
Способы выдачи аванса на командировочные расходы
Аванс на командировочные расходы работнику может быть выдан (п. 34 Инструкции № 107*):
– наличными денежными средствами;
– с использованием корпоративных дебетовых карточек.
Важно! Передача другим лицам наличных денег, полученных под отчет, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, не допускается (п. 43 Инструкции № 107).
Если работник по предыдущей командировке получал аванс наличными, то выдавать ему аванс на следующую командировку нельзя. Если такой аванс перечислялся на корпоративную (личную) дебетовую карточку, то без представления отчета перечислить аванс на следующую командировку можно (часть вторая п. 42 Инструкции № 107).
Основанием для выдачи аванса являются (ст. 93 ТК):
– приказ (распоряжение) нанимателя;
– приглашение, если командировка осуществляется на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных или иностранных организаций;
– командировочное удостоверение (необходимость выдачи определяет наниматель, если иное не установлено законодательными актами).
Возврат аванса, полученного на командировочные расходы
Неиспользованные суммы денежных средств, полученные под отчет, возвращаются в сроки, установленные для представления отчета. Если аванс работнику выдавался наличными деньгами или путем перечисления на личную карточку командированного работника, то неизрасходованная сумма денежных средств вносится им в кассу организации или на ее расчетный счет. Аналогично возвращается и не использованная работником сумма денежных средств, снятая с корпоративной карточки. В случае безналичных расчетов посредством дебетовой корпоративной карточки не израсходованная работником сумма денежных средств остается на счете нанимателя (пп. 40, 41 Инструкции № 107).
Справочно: наниматель по своему распоряжению может производить удержания из зарплаты работников для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку (п. 1 ст. 107 ТК).
В этом случае распоряжение об удержании должно быть сделано не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности. Если этот срок будет пропущен или работник оспаривает основания или размер удержания, взыскание сумм производится в судебном порядке.
Отражение в учете выдачи и возврата аванса на командировочные расходы
Пример 3
Работник не представил в установленный срок авансовый отчет об израсходованных суммах в командировке и не возвратил неизрасходованные денежные средства
Работник организации отправлен в служебную командировку в г. Кобрин на 3 дня с 4 по 6 июля 2017 г.
3 июля 2017 г. ему выдан аванс на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения, а также суточных в сумме 70 руб.
Работник сдал авансовый отчет в бухгалтерию 13 июля 2017 г. Остаток неизрасходованной подотчетной суммы в размере 34 руб. в кассу предприятия он не сдал.
В месячный срок наниматель не принял решение об удержании у работника невозвращенных денежных средств в сумме 34 руб.
В бухучете делаются следующие записи (см. таблицу):
Мы видим, что после возвращения из командировки работник в срок не отчитался о полученном авансе (срок представления отчета – не позднее 11 июля 2017 г., а не 13 июля).
Справочно: работник, получивший наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений юридического лица, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица, представляющие отчет в бухгалтерскую службу юридического лица, – не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих расходы.
Таким образом, отчет должен быть сдан не позднее 11 июля (8 и 9 июля – выходные дни). Это составляет 3 рабочих дня (исключая день прибытия) после прибытия из командировки. Работник по сроку обязан был отчитаться и вернуть неиспользованную сумму 34 руб. до 11 июля 2017 г.
До 10 августа 2017 г. наниматель должен был принять решение об удержании 34 руб. Сумма невозвращенного аванса 34 руб. для целей исчисления подоходного налога включается в доход работника 1 сентября.
Справочно: сумма денежных средств, полученных под отчет:
– включается в доход работника в первый день месяца, следующего за месяцем, в котором истек установленный законодательством срок;
– учитывается при исчислении налоговой базы по подоходному налогу (подп. 1.121 п. 1 ст. 172 Налогового кодекса Республики Беларусь).
Сделаем записи в бухучете:
Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» – К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
– на сумму, не возвращенную в установленный срок;
Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – К-т 68-4 «Расчеты по подоходному налогу»
– исчислен подоходный налог на сумму полученного дохода при командировке.
Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются на командировочные расходы, подтвержденные документально, в т.ч. в размере, превышающем установленные законодательством нормы (п. 3 Перечня № 115*).
___________________
* Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115 (далее – Перечень № 115).
