Как оформить и учесть приобретение товара работником за собственные денежные средства

Имеет ли право работник бюджетной организации за собственные средства приобрести недорогой товар по поручению нанимателя? Можно ли возместить работнику израсходованные им денежные средства, если оплату он произвел личной пластиковой картой, а подтверждающий оплату документ утерян? Ответы на эти вопросы вы найдете в материале.

Порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в организации регулируется Инструкцией № 117.

Документ:

Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).

Работнику могут быть выданы денежные средства (белорусские рубли) под отчет на предстоящие расходы как в наличной форме, так и путем перечисления на счет работника, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой, а также посредством выдачи корпоративной дебетовой карточки, которая обеспечивает доступ к счету организации (п. 71 Инструкции № 117).

Денежные средства на хозяйственные нужды выдаются, как правило, авансом. Однако законодательством не запрещено использовать личные денежные средства работников для покупки товаров (работ, услуг) в интересах организации с последующим возмещением этих сумм организацией. Такая норма закреплена в п. 75 Инструкции № 117.

Работник, израсходовавший личные денежные средства, имеет право не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам, исключая день приобретения, представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах (далее – отчет):

– на бумажном носителе лично;

– посредством регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата приема почтового отправления);

– с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;

– посредством электронной почты.

Документы, подтверждающие расходы, представляются в бухгалтерию лично либо досылаются посредством регистрируемого почтового отправления (пп. 89, 92 Инструкции № 117).

Обязательная унифицированная форма отчета отсутствует. Отметим, что отчет является первичным учетным документом (далее – ПУД), на основании которого операции по приобретению работником товаров (работ, услуг) отражаются в учете. Форму отчета организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет ее в своей учетной политике (п. 4 ст. 9, п. 4 ст. 10 Закона № 57-З).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).

Отчет должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для заполнения ПУД. Однако организация для удобства в работе может добавить и иные сведения, не являющиеся обязательными (п. 2 ст. 10 Закона № 57-З).

К отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы по приобретению товара. Так, при расчетах с использованием кассового оборудования такими документами являются (п. 91 Инструкции № 117):

 – платежный документ кассового оборудования, если оплата произведена наличными денежными средствами;

– платежный документ кассового оборудования и карт-чек. При отсутствии платежного документа и (или) карт-чека прилагается выписка по счету, доступ к которому обеспечивается карточкой, если оплата произведена банковской платежной карточкой;

– карт-чек в случае оплаты текущих операций с применением программно-технических средств, обеспечивающих обслуживание держателей карточек, в т.ч. систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг, USSD-банкинг), либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка;

– квитанция о приеме наличных денежных средств согласно приложению к постановлению Минторга Республики Беларусь от 23.08.2011 № 34 «О мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 6 июля 2011 г. № 912» при оплате товаров (работ, услуг) в случаях, установленных законодательством, наличными деньгами без применения кассового оборудования и платежных терминалов;

– другие документы, установленные в соответствии с законодательством.

Использование личных денежных средств работников в белорусских рублях для приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам в интересах юридического лица допускается в пределах размеров, установленных гл. 7 Инструкции № 117.

 Между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями допускаются расчеты наличными деньгами в общей сумме не более 100 базовых величин на протяжении одного дня, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией № 117 и иными актами законодательства (часть первая п. 97 Инструкции № 117).

Справочно: суммы личных денежных средств в белорусских рублях, израсходованные посредством проведения безналичных расчетов с использованием личных дебетовых карточек работниками в интересах юридических лиц, независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) возмещаются израсходованные денежные средства, в фактический размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами не включаются (п. 102 Инструкции № 117).

Снежана КЛЕВАНОВИЧ, главный бухгалтер бюджетной организации