Имеет ли право работник бюджетной организации за собственные средства приобрести недорогой товар по поручению нанимателя? Можно ли возместить работнику израсходованные им денежные средства, если оплату он произвел личной пластиковой картой, а подтверждающий оплату документ утерян? Ответы на эти вопросы вы найдете в материале.
Порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в организации регулируется Инструкцией № 117.
Документ:
Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).
Работнику могут быть выданы денежные средства (белорусские рубли) под отчет на предстоящие расходы как в наличной форме, так и путем перечисления на счет работника, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой, а также посредством выдачи корпоративной дебетовой карточки, которая обеспечивает доступ к счету организации (п. 71 Инструкции № 117).
Денежные средства на хозяйственные нужды выдаются, как правило, авансом. Однако законодательством не запрещено использовать личные денежные средства работников для покупки товаров (работ, услуг) в интересах организации с последующим возмещением этих сумм организацией. Такая норма закреплена в п. 75 Инструкции № 117.
Работник, израсходовавший личные денежные средства, имеет право не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам, исключая день приобретения, представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах (далее – отчет):
– на бумажном носителе лично;
– посредством регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата приема почтового отправления);
– с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;
– посредством электронной почты.
Документы, подтверждающие расходы, представляются в бухгалтерию лично либо досылаются посредством регистрируемого почтового отправления (пп. 89, 92 Инструкции № 117).
Обязательная унифицированная форма отчета отсутствует. Отметим, что отчет является первичным учетным документом (далее – ПУД), на основании которого операции по приобретению работником товаров (работ, услуг) отражаются в учете. Форму отчета организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет ее в своей учетной политике (п. 4 ст. 9, п. 4 ст. 10 Закона № 57-З).
Документ:
Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).
Отчет должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для заполнения ПУД. Однако организация для удобства в работе может добавить и иные сведения, не являющиеся обязательными (п. 2 ст. 10 Закона № 57-З).
К отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы по приобретению товара. Так, при расчетах с использованием кассового оборудования такими документами являются (п. 91 Инструкции № 117):
– платежный документ кассового оборудования, если оплата произведена наличными денежными средствами;
– платежный документ кассового оборудования и карт-чек. При отсутствии платежного документа и (или) карт-чека прилагается выписка по счету, доступ к которому обеспечивается карточкой, если оплата произведена банковской платежной карточкой;
– карт-чек в случае оплаты текущих операций с применением программно-технических средств, обеспечивающих обслуживание держателей карточек, в т.ч. систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг, USSD-банкинг), либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка;
– квитанция о приеме наличных денежных средств согласно приложению к постановлению Минторга Республики Беларусь от 23.08.2011 № 34 «О мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 6 июля 2011 г. № 912» при оплате товаров (работ, услуг) в случаях, установленных законодательством, наличными деньгами без применения кассового оборудования и платежных терминалов;
– другие документы, установленные в соответствии с законодательством.
Использование личных денежных средств работников в белорусских рублях для приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам в интересах юридического лица допускается в пределах размеров, установленных гл. 7 Инструкции № 117.
Между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями допускаются расчеты наличными деньгами в общей сумме не более 100 базовых величин на протяжении одного дня, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией № 117 и иными актами законодательства (часть первая п. 97 Инструкции № 117).
Справочно: суммы личных денежных средств в белорусских рублях, израсходованные посредством проведения безналичных расчетов с использованием личных дебетовых карточек работниками в интересах юридических лиц, независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) возмещаются израсходованные денежные средства, в фактический размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами не включаются (п. 102 Инструкции № 117).
