Работник отчитался за выданные под отчет денежные средства на хозяйственные расходы в срок, но не вернул остаток

Работнику организации 6 мая 2020 г. выдали денежные средства на хозяйственные расходы. Он представил в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах 15 мая 2020 г., но не вернул в кассу остаток денежных средств в размере 15,42 руб.

Рассмотрим 2 варианта исхода событий:

1) работник подписал распоряжение нанимателя на удержание данной суммы из заработной платы (12 июня 2020 г.);

2) наниматель не издал распоряжение об удержании невозвращенной суммы аванса.

Выдача денежных средств под отчет

Как правило, для совершения хозяйственных расходов работникам выдаются денежные средства под отчет авансом. Выдача наличных белорусских рублей под отчет, в т.ч. полученных при использовании личных и корпоративных дебетовых карточек, осуществляется на срок не более 10 рабочих дней, включая день выдачи (получения) (п. 74 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117; далее – Инструкция).

Отчет об израсходовании выданной суммы

Работники обязаны не позднее 15 рабочих дней по истечении срока, на который им выданы (перечислены) денежные средства, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов и возвратить неизрасходованные денежные средства в белорусских рублях, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) (п. 89 Инструкции).

К отчету об израсходованных суммах прилагаются документы, подтверждающие расходы по текущим операциям, указанные в п. 91 Инструкции.

Возврат остатка неизрасходованной суммы

Возврат неизрасходованной суммы наличных белорусских рублей производится в кассу организации, а в случае использования личной дебетовой карточки – путем внесения сумм в кассу либо осуществления банковского перевода на текущий (расчетный) и иной банковский счет организации, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 ТК (п. 93 Инструкции).

При использовании корпоративной дебетовой карточки не израсходованная работником сумма белорусских рублей остается на счете клиента, доступ к которому обеспечивается корпоративной дебетовой карточкой.

Вернемся к нашей ситуации и рассмотрим ее подробнее.

Исходя из условия ситуации, выдача наличных денежных средств под отчет произведена сроком на 10 рабочих дней, включая день выдачи, т.е. с 6 по 19 мая 2020 г.

По окончании данного срока в течение 15 рабочих дней (с 20 мая по 9 июня) работник должен был представить в бухгалтерию отчет об использовании выданной ему суммы и вернуть неиспользованный остаток денежных средств. Фактически работник представил отчет в срок – 15 мая.

1-й вариант: наниматель издал распоряжение об удержании

Удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению нанимателя для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает основания и размер удержания.

В этих случаях наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, т.е. не позднее 9 июля 2020 г. (п. 1 части второй ст. 107 ТК).

Наниматель издал приказ об удержании невозвращенной суммы аванса в срок, получив согласие работника в письменной форме 12 июня 2020 г.

Важно! Способы согласия со стороны работника могут быть получены путем:

– подачи заявления о согласии с основанием и размером удержания;

– проставления согласительной подписи в приказе (распоряжении) нанимателя об удержании сумм задолженности из заработной платы.

Вывод

Подлежит удержанию из заработной платы работника за июнь 2020 г. сумма невозвращенного аванса на хозрасходы в размере 15,42 руб.

2-й вариант: наниматель не издал распоряжение об удержании

В случае если нанимателем не издано распоряжение об удержании суммы, не возвращенной работником в соответствующий для этого срок, она признается его доходом и подлежит удержанию из заработной платы. Датой фактического получения такого дохода является первый день месяца, следующего за месяцем, в котором истек установленный законодательством срок для принятия организацией распоряжения об удержании (подп. 1.7 п. 1 ст. 213 Налогового кодекса Республики Беларусь).

В приведенной ситуации срок для распоряжения об удержании со стороны нанимателя – не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, т.е. с 10 июня по 9 июля 2020 г. (ст. 10 ТК).

Обоснование

Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях, месяцах или днях, включаются и нерабочие дни.

В нашем случае дата фактического получения дохода – 1 августа 2020 г.

Справочно: наниматель в случае пропуска сроков издания распоряжения об удержании может получить с работника невозвращенный аванс двумя способами:

а) при добровольном согласии работника – путем внесения денег в кассу или удержания из заработной платы по заявлению работника;

б) при несогласии работника – путем обращения в суд.

По факту возврата денег подотчетным лицом бухгалтеру следует пересчитать сумму подоходного налога и обязательных страховых взносов (см. таблицу).

Налогообложение суммы невозвращенного аванса

Примеры подобраны с помощью «Сервиса подбора примеров»

Макар Светлов, экономист