Сумму аванса на командировочные расходы определяют с учетом установленных норм возмещения расходов на служебные командировки. Но если в течение срока командировки изменились нормы возмещения расходов, то аванс надо пересчитать и разницу доплатить работнику.
Учитываем, что с 1 июля 2016 г. изменились нормы возмещения командировочных расходов
С 1 июля 2016 г. применяются новые размеры возмещения расходов при служебных командировках по Республике Беларусь. Они определены постановлением Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».
Важно! Величина суточных составляет:
– 7 руб. (ранее – 60 000 руб.) – за проживание вне места жительства (пребывания) при многодневных командировках;
– 3 руб. 50 коп. (ранее 30 000 руб.) – при однодневных командировках и командировках в другую местность на незначительное расстояние;
– 2 руб. 50 коп. (ранее 20 000 руб.) – если работник не представляет подлинные документы об оплате расходов по найму жилого помещения.
Иные размеры могут быть определены в коллективном договоре (соглашении) или нанимателем, но они не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций (часть четвертая ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Наниматель обязан выдать аванс на командировочные расходы
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (часть вторая ст. 95 ТК).
Основанием для выдачи аванса и возмещения предусмотренных законодательством расходов работнику, направленному в служебную командировку в пределах Беларуси, является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении в служебную командировку (часть вторая п. 2 Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35; далее – Инструкция № 35). Аванс выдается командированному работнику не позднее чем за день до отъезда в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных (п. 7 Инструкции № 35).
Задолженность подотчетного лица деноминируется
При расчетах с командированным работником в период июнь – июль 2016 г. следует:
1) деноминировать сумму дебиторской задолженности по выданному авансу;
2) пересчитать сумму возмещения расходов с учетом новых норм за дни июля.
Пример. Определяем сумму окончательного расчета с командированным работником
Работник по приказу нанимателя направляется в командировку в г. Гродно на 8 дней (с 28 июня по 5 июля 2016 г.). Ему выдан аванс на командировочные расходы в размере 700 000 руб., в т.ч. 480 000 руб. – суточные за 8 дней командировки (8 сут. × 60 000 руб.). Расходы на проживание в гостинице оплачены в безналичном порядке.
По возвращении из командировки работник 8 июля представил авансовый отчет. Он приложил к нему 2 билета на проезд в г. Гродно и обратно на сумму 220 000 руб.
На 1 июля 2016 г. дебиторская задолженность командированного работника – 700 000 руб. Она деноминируется и составляет 70 руб. (700 000 / 10 000).
Суточные за дни командировки с 1 по 5 июля следует пересчитать. Они составляют 300 000 руб. (5 сут. × 60 000 руб.). В деноминированных деньгах это 30 руб. (300 000 / 10 000). С учетом нового размера суточных размер возмещения за дни командировки, приходящиеся на июль, равен 35 руб. (5 сут. × 7 руб.). Сумма к доплате работнику – 5 руб. (35 руб. – 30 руб.).
В авансовом отчете подотчетного лица будет отражено:
– проезд в г. Гродно и обратно – 22 руб. (220 000 / 10 000);
– суточные – 53 руб. ((3 сут. × 60 000 / 10 000) + (5 сут. × 7)).
Итого – 75 руб.
Важно! Установленных правил заполнения авансового отчета по «переходящим» командировкам нет. Следовательно, часть расходов в неденоминированных суммах (в примере это суточные за 3 дня и проезд в г. Гродно и обратно) можно отражать в деноминированной общей сумме (для удобства расчетов).
В соответствии с утвержденным авансовым отчетом в бухучете отражаем:
в июне 2016 г.:
Д-т 71 – К-т 50 – 700 000 руб.
– выдан аванс на командировочные расходы;
в июле 2016 г.:
Д-т 26 и др. – К-т 71 – 75 руб.
– списана на затраты сумма командировочных расходов;
Д-т 71 – К-т 50 – 5 руб.
– произведен окончательный расчет с командированным работником.
