Для использования мобильной связи заключается договор с мобильным оператором.
Законодательство не запрещает организациям предоставлять право пользования связью своим работникам в личных целях. В таком случае она сама определяет порядок предоставления, пользования и удержания стоимости звонков с работников. Все эти моменты целесообразно предусмотреть в локальном нормативном правовом акте (далее – ЛНПА). Конкретная форма документа не предусмотрена, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно (например, положение об использовании корпоративной связи).
В свою очередь, разработанный документ ни в коем случае не должен нарушать права работников или ухудшать их положение.
Необходимо также организовать учет расходов на мобильную связь. Ниже предлагаем несколько способов это сделать.
Устанавливаем лимиты
Этот способ учета стоимости телефонных звонков используется очень часто. Его суть в том, что для работника определяется лимит стоимости разговоров, в пределах которого расходы несет организация. Если лимит за определенный период превышен, то сумма превышения удерживается из заработной платы.
При использовании такого способа необходимо довести до работника установленный лимит, и лучше это сделать под роспись.
Несмотря на широкое применение данного способа и простоту использования, у него есть существенные недостатки:
– однозначно разграничить служебные и личные звонки практически невозможно. Ведь работник может решать рабочие вопросы в личное время и тем самым превысить лимит либо совершать звонки в личных целях в пределах лимита;
– при проверке у контролирующих органов могут возникнуть спорные вопросы о правомерности отнесения на затраты стоимости тех или иных разговоров.
Учет расходов на мобильную связь путем установления лимитов целесообразно применять в организациях с большой численностью работников, использующих связь.
Если вы решили применять такой способ учета расходов на мобильную связь, рекомендуем помимо установления лимита на звонки делать дополнительный анализ детализации. Если же численность работников в организации небольшая, то можно разработать и утвердить форму отчетности для работника, которая позволит разграничить звонки по служебным вопросам и совершенные в личных целях.
Ситуация 1. Стоимость разговоров, совершенных в личных целях, удержана из зарплаты
Специалист по внешнеэкономической деятельности пользуется корпоративной связью. Порядок пользования мобильной связью предусмотрен внутренним положением, согласно которому работникам устанавливаются лимиты расходов на служебные звонки. При превышении лимитов разница удерживается из зарплаты. Помимо этого ежемесячно работник составляет отчет, в котором отражаются звонки, совершенные в личных целях. Стоимость таких звонков с письменного согласия работника удерживается из его зарплаты.
На основании анализа детализации мобильного оператора бухгалтер выявила в сентябре превышение лимита работником на 6,70 руб. В отчете, представленном работником, стоимость звонков, совершенных в личных целях, составила 9,80 руб.
Отражение в бухгалтерском учете таких операций см. в табл. 1:
__________________________
* Расчеты с мобильным оператором не рассматриваются.
Удерживаем стоимость звонков по желанию работников
Организация может заключить договор с мобильным оператором и разрешить работникам пользоваться связью в т.ч. и в личных целях.
Как и при первом способе, порядок предоставления, пользования и удержания необходимо предусмотреть в ЛНПА.
Если работник изъявит желание пользоваться мобильной связью в личных целях на условиях последующего удержания из заработной платы, наниматель должен получить от него в письменном виде согласие на такое удержание. В противном случае удержание стоимости звонков из заработной платы будет незаконным.
Свое согласие работник может выразить путем подачи заявления на осуществление таких удержаний.
Заявление работник может подавать как ежемесячно, так и однократно. В целях сокращения бумажного документооборота рекомендуем оформлять заявление на удержание мобильных расходов однократно на определенный период.
Ситуация 2. Стоимость звонков в личных целях удерживается из заработной платы на основании заявления работника
В организации заключен договор на использование мобильной связи в рамках корпоративного тарифного плана. Любой работник может пользоваться связью в личных целях. На работу принят мерчендайзер, и он изъявил желание пользоваться мобильной связью в служебных и личных целях. Работник ознакомился с ЛНПА и представил заявление, в котором выразил свое согласие на удержание стоимости личных звонков из зарплаты.
Форма заявления не установлена и разрабатывается организацией самостоятельно.
Можно использовать следующую форму заявления:
Отражение операций по удержанию стоимости звонков в бухгалтерском учете будет аналогичным ситуации 1 (см. табл. 1).
Оплачиваем личные звонки работников за счет организации
Право не удерживать с работника стоимость личных звонков предоставлено нанимателю, и законодательством такой подход не запрещен.
В данном случае стоимость звонков списывается на финансовый результат без их возмещения работником.
Необходимо учитывать, что в таком случае работник получает доход в натуральной форме в сумме стоимости звонков.
В свою очередь, этот доход признается объектом для обложения подоходным налогом и начисления взносов в Фонд социальной защиты населения (далее – ФСЗН) и Белгосстрах.
Подоходный налог
Доход работника в виде стоимости мобильных звонков не является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей. Однако такой доход освобождается от обложения подоходным налогом в пределах:
1 678,00 руб. – по основному месту работы;
111,00 руб. – по работе по совместительству (подп. 1.19 п. 1 ст. 163 Налогового кодекса Республики Беларусь).
Взносы в ФСЗН и Белгосстрах
Выплаты, на которые не начисляются страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах, предусмотрены Перечнем № 115*. В указанном документе стоимость звонков не предусмотрена, поэтому взносы исчисляются в общем порядке.
Ситуация 3. Организация оплачивает услуги мобильной связи, используемой работником в личных целях
В ЛНПА организации предусмотрена возможность использования определенными категориями работников мобильной связи в личных целях без возмещения стоимости звонков.
Согласно детализации мобильного оператора за сентябрь 2017 г. заместитель директора совершил личные звонки на сумму 15,87 руб.
Сумма доходов работника за текущий год, не являющихся вознаграждением за трудовые обязанности, не превысила 1 678 руб.
Отражение в бухгалтерском учете таких операций см. в табл. 2:
__________________________
* Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115.
** Учет расчетов с мобильным оператором, а также учет затрат производственного характера в примере не рассматриваются.
