Работник звонит нанимателю по телефону и просит предоставить ему отпуск за свой счет.
Как подтвердить волю работника? Подойдет ли СМС-сообщение? Как быть, если с работником что-то случится, а письменного заявления о предоставлении отпуска нет?
Заявление должно быть обязательно.
По общему правилу социальные отпуска, за исключением отпуска по беременности и родам, предоставляются на основании поданного работником письменного заявления, в котором указываются:
– во-первых, основание (причина) предоставления отпуска;
– во-вторых, дата начала отпуска;
– в-третьих, его продолжительность (период и количество дней).
Заявления о предоставлении отпусков относятся к системе организационно-распорядительной документации. Формы соответствующих заявлений унифицированы и включены в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД). Требования к оформлению организационно-распорядительной документации установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).
Унифицированные формы заявлений о приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска включены в УСОРД.
Заявление может быть написано от руки либо напечатано с помощью печатающего устройства с оформлением необходимых реквизитов. Обязательным условием оформления заявления является собственноручное проставление даты и личной подписи заявителя. Это требование определено положениями Инструкции и распространяется практически на все документы (за исключением принимаемых коллегиально).
Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом (ст. 152 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Примерная форма записки об отпуске установлена постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 04.10.2010 № 139.
С учетом приведенных норм законодательства социальный отпуск может быть оформлен запиской об отпуске установленного образца либо изданием приказа (распоряжения) нанимателя, основанием для издания которого является поданное работником письменное заявление, подписанное собственноручно с проставлением даты. Это означает, что работник должен изъявить свою волю на предоставление отпуска и только после издания приказа (распоряжения) нанимателя либо оформления записки об отпуске и ознакомления с ними вправе не выходить на работу.
Как было отмечено, социальные отпуска, как правило, предоставляются на основании заявления работника. Помимо заявления работник в определенных случаях должен представить (приложить) нанимателю документы, подтверждающие его право на тот или иной вид социального отпуска, например: копию свидетельства о рождении ребенка, медицинское заключение о необходимости ухода за больным членом семьи, справку-вызов учреждения образования и т.д.
В приказе (записке) об отпуске следует отразить:
– кому предоставляется социальный отпуск;
– какой вид социального отпуска предоставляется со ссылкой на конкретную статью ТК, иного законодательного акта;
– количество предоставляемых календарных дней социального отпуска;
– даты начала и окончания социального отпуска;
– сохраняется или не сохраняется средний заработок.
