Часто работники в интересах организации за свои личные денежные средства приобретают товары или оплачивают различные услуги. Законодательством такие операции не запрещены. Для возмещения понесенных расходов работник должен представить в бухгалтерию отчет и подтверждающие документы в установленные сроки. Бухгалтер в свою очередь принимает документы, оценивает правильность их заполнения и производит расчеты с работником. Как ничего не упустить и правильно возместить работнику потраченные средства, рассмотрим в материале.
Отчет об израсходованных суммах представляет в бухгалтерскую службу лицо, получившее денежные средства под отчет, лично на бумажном носителе, в виде регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата сдачи на почту регистрируемого почтового отправления) или посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе (п. 35 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107; далее – Инструкция № 107).
В бухгалтерии авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств (п. 37 Инструкции № 107).
Важно! Денежные средства, полученные работниками под отчет на хозяйственные расходы, должны использоваться по целевому назначению (п. 36 Инструкции № 107).
В бухгалтерском учете счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет.
Справочно: подотчетные лица – это физические лица (работники организации), которым выдаются наличные денежные средства на определенные цели с обязанностью представления отчета об их использовании.
Выдачу работникам под отчет сумм отражаем по дебету счета 71 и кредиту счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета».
Израсходованные подотчетными лицами суммы отражаем по дебету счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные затраты» и других счетов и кредиту счета 71 (в зависимости от характера произведенных расходов) (п. 56 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50).
Работнику выданы денежные средства на хозяйственные нужды
Организация 16 сентября 2016 г. получила в банке 300 руб. 50 коп. на предстоящие хозяйственные нужды. В этот же день деньги из кассы выдали работнику для покупки моющих средств.
Руководитель организации определил срок, на который выдаются деньги под отчет, – 2 рабочих дня, включая день выдачи. Ценности предполагается приобрести в месте нахождения организации.
Моющие средства работник приобрел на сумму 295 руб. 35 коп. (с учетом НДС 20 %) и передал на склад 19 сентября 2016 г.
По состоянию на 21 сентября 2016 г. оставшаяся сумма аванса – 5 руб. 15 коп. в кассу не внесена. С согласия работника в дальнейшем она будет удержана из его заработной платы.
В организации установлена 5-дневная рабочая неделя.
Справочно: организации выдают наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем юридического лица, включая день выдачи (получения с корпоративной дебетовой карточки) наличных денег под отчет (п. 34 Инструкции № 107):
– не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица;
– не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица;
– до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера 1 базовой величины, в целом по юридическому лицу.
Из нашего примера следует, что 19 сентября 2016 г. – это последний рабочий день, когда работник обязан был отчитаться (17 и 18 сентября 2016 г. – выходные дни).
В бухгалтерском учете отразим следующие записи (см. табл. 1):
Бывает так, что в кассе их организации не хватает денег, чтобы выдать под отчет. При этом сотрудник приобретает товары или оплачивает услуги для организации из личных средств. Задолженность будет числиться до тех пор, пока в кассе не появятся наличные деньги и кассир не возместит затраченные работником средства.
Справочно: допускается использование личных денежных средств физических лиц, которые состоят в трудовых отношениях с юридическим лицом, для приобретения ими товаров (работ, услуг) в интересах организации.
Срок представления отчета об израсходованных суммах личных денежных средств на приобретение товаров (работ, услуг) в интересах организации следующий:
1) при использовании наличных денег – не позднее 3 рабочих дней со дня их приобретения, исключая день приобретения (часть вторая п. 38 Инструкции № 107);
2) посредством личной дебетовой карточки либо частично наличными деньгами и частично посредством личной дебетовой карточки – не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), исключая день приобретения.
Работник использовал личные денежные средства в интересах организации
16 сентября 2016 г. работник в интересах организации наличными деньгами за счет личных средств оплатил услуги Интернета в сумме 75 руб. (в т.ч. НДС 20 % – 12 руб. 50 коп.).
В установленный срок (не позднее 21 сентября 2016 г.) работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением квитанции о приеме наличных денежных средств. Использованные в интересах организации деньги возмещены работнику путем перевода на личную карточку.
В бухгалтерском учете организации отразим следующие записи (см. табл. 2):
Пример 3
Использование работником корпоративной карточки
Работнику 16 сентября 2016 г. для приобретения железнодорожных билетов выдана корпоративная дебетовая карточка, на которой числится 370 руб.
В этот же день билеты стоимостью 320 руб. приобретены (в т.ч. сумма НДС – 53 руб. 33 коп.) и сданы работником в организацию.
Руководителем определен срок, на который выдаются наличные деньги под отчет, – 2 рабочих дня, включая день выдачи денег.
Рассмотрим порядок отражения в учете операций с учетом того, что:
1) билеты оплачены карточкой;
2) билеты оплачены работником наличными, снятыми с карточки.
В первом случае работник должен отчитаться не позднее 7 октября (исключая день оплаты) (часть вторая п. 35 Инструкции № 107), во втором – не позднее 22 сентября (часть первая п. 35 Инструкции № 107).
В бухгалтерском учете отражается (см. табл. 3):
