На первый взгляд расчет аванса на командировку не представляет больших сложностей для бухгалтера, но и здесь часто допускают ошибки. Рассмотрим важные моменты выплаты аванса при направлении работника в командировку в пределах Беларуси.
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.
При направлении работника в командировку наниматель обязан не позднее чем за день до отъезда выдать ему аванс.
Пример
Выдача аванса командированному работнику за день до отъезда
Работник направлен в служебную командировку в г. Гомель с 5 по 7 октября 2016 г.
Аванс работнику выдается не позднее 3 октября 2016 г., т.е не позднее чем за день до отъезда.
Перечень командировочных расходов, на которые выдается аванс, предусмотрен законодательством (п. 7 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35; далее – Инструкция № 35).
Для удобства перечень авансируемых расходов и их размеры приведем в виде схемы.
Рассмотрим подробнее некоторые особенности расчета суммы аванса.
1. Расходы на проезд
В сумму аванса на расходы по проезду не включается стоимость проезда в пределах места командирования. Такие расходы оплачиваются за счет суточных и в дальнейшем не возмещаются (подп. 4.1 Инструкции № 35).
Для определения конкретной суммы аванса наниматель может использовать различные источники информации (данные из Интернета, информацию из отчетов о предыдущих командировках и т.д.).
Аванс не выдается, если:
– организация обеспечивает проезд своим транспортным средством;
– проезд оплачивается организацией в безналичном порядке;
– работник имеет право на бесплатный проезд;
– при направлении в командировку нескольких работников, одному из которых выдается аванс на проезд за другого работника. В этом случае аванс перечисляется на корпоративную или личную дебетовую карточку, с которой будет производиться оплата проезда в безналичном порядке.
Наниматель может предусмотреть дополнительные гарантии и возмещать работнику расходы на проезд в бóльших размерах, чем установлено законодательством. Такие решения целесообразно закрепить в локальных нормативно-правовых актах организации (ЛНПА) (ст. 7, 95 Трудового кодекса Республики Беларусь).
2. Расходы по найму жилого помещения
Аванс рассчитывают исходя из количества дней командирования, за исключением времени нахождения в пути и стоимости найма жилого помещения.
Для определения стоимости можно использовать различные источники информации (официальный запрос в гостиницу, информация от индивидуального предпринимателя (ИП), документы по предыдущим командировкам и т.д.).
Выдавая аванс для оплаты номера в гостинице, учитывайте, что расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику в сумме, не превышающей стоимость одноместного гостиничного номера или одного места в гостиничном номере с количеством мест для проживания 2 и более.
С разрешения нанимателя может быть выдан аванс для оплаты номера высшей категории (подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).
При аренде однокомнатной квартиры у ИП аванс выдается в сумме предполагаемых расходов.
Аванс не выдается, если:
– жилое помещение предоставлено принимающей стороной;
– организация оплатила проживание в безналичном порядке;
– у организации есть собственное помещение, которое предоставляется командированным работникам;
– при направлении в командировку нескольких работников, одному из которых выдается аванс по найму жилого помещения. В этом случае аванс перечисляется на корпоративную или личную дебетовую карточку, с которой будет производиться оплата в безналичном порядке;
– работник ежедневно возвращается из командировки к постоянному месту жительства (по согласованию с нанимателем);
– место командировки работника совпадает с местом его жительства. Если работник временно проживает не по месту жительства, а в другом населенном пункте (место пребывания) и оформил там временную регистрацию, аванс по найму жилого помещения выдается в общем порядке (работник должен подтвердить факт временной регистрации).
В части возмещения расходов по найму жилого помещения наниматель вправе предусмотреть дополнительные гарантии работнику, отличающиеся от тех, что установлены законодательством. Закрепить данные положения целесообразно в ЛНПА.
3. Суточные
Размеры суточных установлены постановлением Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».
Аванс рассчитывают исходя из установленных норм и количества суток командировки.
Суточные за время нахождения в пути и за время нахождения в самой командировке выплачиваются в одинаковых размерах.
Размер суточных может быть понижен либо повышен в 2 случаях:
1) работник обеспечивается питанием – суточные выплачиваются в половинном размере от установленной нормы;
2) работник командирован на территорию радиоактивного загрязнения в зону эвакуации (отчуждения) – размер суточных повышается на 5 %.
Законодательство не запрещает организации выплачивать работнику суточные в большем размере, чем установлено законодательством. Этот момент должен быть закреплен в ЛНПА (если применим ко всем работникам) или в приказе на командировку (для конкретного работника).
4. Аванс на иные расходы
По общему правилу организация не обязана выдавать работнику аванс на иные расходы.
По мнению автора, если к моменту командировки известно, что работником будут понесены дополнительные расходы, то по согласованию с нанимателем следует выдать аванс.
В то же время, если конкретные расходы, входящие в состав иных расходов, известны до направления работника в командировку и заранее согласованы с нанимателем (отражены в документах о командировании: приказе на командировку, служебном задании и др.), то аванс на них работнику следует выдать.
К иным произведенным работником с разрешения или ведома нанимателя расходам относятся:
– оплата провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза;
– оплата проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам;
– оплата платных стоянок, услуг связи, стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей.
