contents Содержание
A
100%
A
add bookmarks
show bookmarks

Пичковская О. Порядок выдачи аванса на командировку в пределах Республики Беларусь

Ольга Пичковская, экономист

На первый взгляд расчет аванса на командировку не представляет больших сложностей для бухгалтера, но и здесь часто допускают ошибки. Рассмотрим важные моменты выплаты аванса при направлении работника в командировку в пределах Беларуси.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

При направлении работника в командировку наниматель обязан не позднее чем за день до отъезда выдать ему аванс.

Пример

Выдача аванса командированному работнику за день до отъезда

Работник направлен в служебную командировку в г. Гомель с 5 по 7 октября 2016 г.

Аванс работнику выдается не позднее 3 октября 2016 г., т.е не позднее чем за день до отъезда.

Перечень командировочных расходов, на которые выдается аванс, предусмотрен законодательством (п. 7 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35; далее – Инструкция № 35).

Для удобства перечень авансируемых расходов и их размеры приведем в виде схемы.

Рассмотрим подробнее некоторые особенности расчета суммы аванса.

1. Расходы на проезд

В сумму аванса на расходы по проезду не включается стоимость проезда в пределах места командирования. Такие расходы оплачиваются за счет суточных и в дальнейшем не возмещаются (подп. 4.1 Инструкции № 35).

Для определения конкретной суммы аванса наниматель может использовать различные источники информации (данные из Интернета, информацию из отчетов о предыдущих командировках и т.д.).

Аванс не выдается, если:

– организация обеспечивает проезд своим транспортным средством;

– проезд оплачивается организацией в безналичном порядке;

– работник имеет право на бесплатный проезд;

– при направлении в командировку нескольких работников, одному из которых выдается аванс на проезд за другого работника. В этом случае аванс перечисляется на корпоративную или личную дебетовую карточку, с которой будет производиться оплата проезда в безналичном порядке.

Наниматель может предусмотреть дополнительные гарантии и возмещать работнику расходы на проезд в бóльших размерах, чем установлено законодательством. Такие решения целесообразно закрепить в локальных нормативно-правовых актах организации (ЛНПА) (ст. 7, 95 Трудового кодекса Республики Беларусь).

2. Расходы по найму жилого помещения

Аванс рассчитывают исходя из количества дней командирования, за исключением времени нахождения в пути и стоимости найма жилого помещения.

Для определения стоимости можно использовать различные источники информации (официальный запрос в гостиницу, информация от индивидуального предпринимателя (ИП), документы по предыдущим командировкам и т.д.).

Выдавая аванс для оплаты номера в гостинице, учитывайте, что расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику в сумме, не превышающей стоимость одноместного гостиничного номера или одного места в гостиничном номере с количеством мест для проживания 2 и более.

С разрешения нанимателя может быть выдан аванс для оплаты номера высшей категории (подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).

При аренде однокомнатной квартиры у ИП аванс выдается в сумме предполагаемых расходов.

Аванс не выдается, если:

– жилое помещение предоставлено принимающей стороной;

– организация оплатила проживание в безналичном порядке;

– у организации есть собственное помещение, которое предоставляется командированным работникам;

– при направлении в командировку нескольких работников, одному из которых выдается аванс по найму жилого помещения. В этом случае аванс перечисляется на корпоративную или личную дебетовую карточку, с которой будет производиться оплата в безналичном порядке;

– работник ежедневно возвращается из командировки к постоянному месту жительства (по согласованию с нанимателем);

– место командировки работника совпадает с местом его жительства. Если работник временно проживает не по месту жительства, а в другом населенном пункте (место пребывания) и оформил там временную регистрацию, аванс по найму жилого помещения выдается в общем порядке (работник должен подтвердить факт временной регистрации).

В части возмещения расходов по найму жилого помещения наниматель вправе предусмотреть дополнительные гарантии работнику, отличающиеся от тех, что установлены законодательством. Закрепить данные положения целесообразно в ЛНПА.

3. Суточные

Размеры суточных установлены постановлением Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».

Аванс рассчитывают исходя из установленных норм и количества суток командировки.

Суточные за время нахождения в пути и за время нахождения в самой командировке выплачиваются в одинаковых размерах.

Размер суточных может быть понижен либо повышен в 2 случаях:

1) работник обеспечивается питанием – суточные выплачиваются в половинном размере от установленной нормы;

2) работник командирован на территорию радиоактивного загрязнения в зону эвакуации (отчуждения) – размер суточных повышается на 5 %.

Законодательство не запрещает организации выплачивать работнику суточные в большем размере, чем установлено законодательством. Этот момент должен быть закреплен в ЛНПА (если применим ко всем работникам) или в приказе на командировку (для конкретного работника).

4. Аванс на иные расходы

По общему правилу организация не обязана выдавать работнику аванс на иные расходы.

По мнению автора, если к моменту командировки известно, что работником будут понесены дополнительные расходы, то по согласованию с нанимателем следует выдать аванс.

В то же время, если конкретные расходы, входящие в состав иных расходов, известны до направления работника в командировку и заранее согласованы с нанимателем (отражены в документах о командировании: приказе на командировку, служебном задании и др.), то аванс на них работнику следует выдать.

К иным произведенным работником с разрешения или ведома нанимателя расходам относятся:

– оплата провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза;

– оплата проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам;

– оплата платных стоянок, услуг связи, стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей.

prev Пред.
contents Содержание
next След.
Наверх

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.