Почти в каждой организации время от времени возникает необходимость отправлять в командировку работников. Находясь в командировке, работник может фактически отработать сверх норм графика организации. Сегодня мы поговорим о том, следует ли оплачивать часы сверх норм графика организации, могут ли быть применены какие-либо меры стимулирования или компенсации в данной ситуации.
Из письма в редакцию:
"Сотрудники нашей организации в заграничной командировке фактически отработали 180 ч, в то время как по графику организации часовой плановый фонд составил 160 ч.
Средний заработок был выплачен из расчета 160 ч.
Правильно ли мы оплатили время нахождения в командировке? Необходимо ли производить оплату оставшихся 20 ч?
Каким образом можно простимулировать сотрудников в данной ситуации?
Анастасия Ивановна, главный бухгалтер"
Добрый день, Анастасия Ивановна, вопросы Ваши понятны, попробуем вместе в них разобраться…
Нормативное регулирование оплаты времени нахождения в командировке
На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 92 Трудового кодекса РБ; далее – ТК).
При этом за работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка (ст. 95 ТК).
Порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу прописан в соответствующей Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115). Так, за работниками, направленными в командировку, сохраняются место работы (службы) и должность, а также заработная плата (денежное довольствие) в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка, за все рабочие дни по графику постоянного места работы, за исключением случаев, предусмотренных в п. 35 Инструкции № 115 (п. 6 Инструкции № 115). При продолжительности командировки за границу, в т.ч. в связи с обучением и стажировкой, более 60 дней лицам, которым принимающая сторона предоставляет жилое помещение, обеспечивает питание и производит выплату денежного пособия на личные расходы, средний заработок по основному месту работы, начиная с 61-го дня, не сохраняется (п. 35 Инструкции № 115).
Учет рабочего времени
Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее (ст. 133 ТК).
Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время.
В составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.
Важно! При нахождении работника в командировке наниматель в подавляющем большинстве случаев не ведет учет фактически отработанного работником времени. В табеле учета рабочего времени отражается не количество отработанных работником часов, а информация о том, что работник находится в командировке (указывается "К" – командировка).
Таким образом, информация о фактически отработанном в месте командирования времени (количестве рабочих часов), как правило, отсутствует.
Считаю, что данный подход представляется обоснованным, так как в период нахождения работника в командировке наниматель не имеет возможности организовать учет и контролировать время, фактически отработанное работником. Поэтому в таких ситуациях отсутствует и понятие сверхурочных работ, которые могли бы быть оплачены в соответствии с условиями, предусмотренными ст. 69 ТК, доплат за работу в ночное время и т.п., а выплата заработной платы осуществляется в порядке, предусмотренном ст. 92 и 95 ТК, т.е. по графику постоянного места работы.
Справедливости ради отмечу, что фактически отработанное в месте командирования работником время может быть и меньше, чем время, которое он должен был бы отработать по графику постоянного места работы. Однако и в данном случае заработная плата работнику выплачивается по правилам, предусмотренным ст. 92 и 95 ТК, т.е. по графику постоянного места работы.
Таким образом, при выплате заработной платы работнику в соответствии со ст. 92 и 95 ТК нельзя вести речь об ухудшении его правового положения и нарушении нанимателем трудового законодательства, в т.ч. и в тех случаях, когда работник, находясь в командировке, отработал большее количество рабочих часов, чем если бы он работал на своем постоянном рабочем месте.
Меры стимулирования работников
Заработная плата – вознаграждение за труд, которое наниматель обязан выплатить работнику за выполненную работу в зависимости от ее сложности, количества, качества, условий труда и квалификации работника с учетом фактически отработанного времени, а также за периоды, включаемые в рабочее время (ст. 57 ТК).
Формы, системы и размеры оплаты труда работников, в т.ч. и дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера, устанавливает наниматель на основании коллективного договора, соглашения и трудового договора (ст. 63 ТК).
В данной ситуации можно поступить следующим образом: если работником будут представлены документы, подтверждающие фактически отработанное в месте командирования время, то выплата заработной платы работнику за фактические отработанное в месте командирования время даже с учетом норм ст. 92 и 95 ТК не будет противоречить требованиям законодательства РБ.
К сожалению, на данный момент документы, которые может представить нанимателю работник, законодательством не определены, поэтому я бы рекомендовала затребовать индивидуальный табель учета рабочего времени работника, составленный принимающей стороной, информационное письмо организации, в которую был направлен работник, и иные аналогичные документы.
При этом для подтверждения обоснованности и достоверности, содержащихся в них данных, такие документы должны быть подписаны либо заверены организацией, в которую был командирован работник. Это исключает недобросовестные действия работника и факты указания заведомо ложной информации о фактически отработанном времени, например, в отчете по результатам командировки, составленном работником самостоятельно.
Вывод. При необходимости оплаты работнику фактически отработанного в месте командирования времени наниматель может поступить следующим образом:
а) обеспечить наличие документов, подтверждающих фактически отработанное работником в месте командирования количество рабочих часов, и оплатить их в соответствии с установленными в организации формами и системами оплаты труда. При этом количество рабочих часов в такой ситуации, отработанных сверх установленного количества рабочих часов по графику постоянного места работы, будет являться сверхурочными работами, подлежащими оплате в повышенном размере согласно ст. 69 ТК.
Пример 1
Работник, находясь в командировке, отработал 180 ч, тогда как по графику организации количество рабочих часов – 160. Средний заработок, сохраняемый за время нахождения работника в командировке, составил 20 000 руб. за 1 ч.
Таким образом, сумма заработной платы работника составит:
160 ч × 20 000 руб. = 3 200 000 руб.;
20 ч × 20 000 руб. × 2 = 800 000 руб.
Итого – 4 000 000 руб.
При этом будут составлены следующие бухгалтерские записи:
Д-т 20, 25, 26, 44 и т.д. – К-т 70 – 4 000 000 руб.
– начислен средний заработок за время нахождения в командировке;
Д-т 70 – К-т 68 – 480 000 руб.
– удержан подоходный налог;
Д-т 70 – К-т 69 – 40 000 руб.
– удержаны взносы в ФСЗН в размере 1 %;
Д-т 20, 25, 26, 44 – К-т 69 – 1 360 000 руб.
– начислены взносы в ФСЗН;
Д-т 20, 25, 26, 44 – К-т 76 – 24 000 руб.
– начислены взносы в Белгосстрах по ставке 0,6 %;
б) стимулировать работника иными способами, например, установить разовую доплату, премировать в повышенном размере и т.п. на основании решения руководителя организации либо иного уполномоченного лица. В такой ситуации подтверждение фактически отработанного в месте командирования времени не требуется.
Пример 2
Работник, находясь в командировке, отработал 180 ч, тогда как по графику организации количество рабочих часов равно 160. Средний заработок, сохраняемый за время нахождения работника в командировке, составил 20 000 руб. за 1 ч. Согласно решению руководителя организации работнику начислена премия в размере 800 000 руб.
Таким образом, сумма заработной платы работника составит:
160 ч × 20 000 руб. = 3 200 000 руб.
Премия – 800 000 руб.
Итого – 4 000 000 руб.
При этом будут составлены следующие бухгалтерские записи:
Д-т 20, 25, 26, 44 и т.д. – К-т 70 – 3 200 000 руб.
– начислен средний заработок за время нахождения в командировке;
Д-т 20, 25, 26, 44 и т.д. – К-т 70 – 800 000 руб.
– начислена премия;
Д-т 70 – К-т 68 – 480 000 руб.
– удержан подоходный налог;
Д-т 70 – К-т 69 – 40 000 руб.
– удержаны взносы в ФСЗН в размере 1 %;
Д-т 20, 25, 26, 44 – К-т 69 – 1 360 000 руб.
– начислены взносы в ФСЗН;
Д-т 20, 25, 26, 44 – К-т 76 – 24 000 руб.
– начислены взносы в Белгосстрах по ставке 0,6 %.
Обращаю Ваше внимание на то, что для налогообложения данные выплаты согласно п. 1 ст. 130 Налогового кодекса РБ (далее – НК), а также с учетом норм ст. 131 НК могут быть в общеустановленном порядке включены в состав затрат, уменьшающих облагаемую налогом прибыль.
Надеюсь, я смогла ответить на Ваши вопросы и у Вас не возникнет больше затруднений в данной ситуации.
