Ситуация 1. Решаем вопрос: командировка или разъездной характер работ?
Организация находится в г. Минске. Для выполнения производственных заданий работники часто направляются в Минскую область или Минский район.
Являются ли такие поездки работников служебными командировками? Если да, то считается ли нарушением законодательства неоформление соответствующих документов?
Можно ли производить этим работникам другие выплаты компенсирующего характера в дни таких поездок?
Определение термина «служебная командировка» дано в ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК). Так, поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы является служебной командировкой.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель, не считаются служебными командировками.
Порядок, размеры возмещения расходов при командировках, включая однодневные, в пределах Республики Беларусь и условия направления работника в них регулируют нормы Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).
Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Приказ (распоряжение) нанимателя – основание для выдачи аванса и возмещения работнику предусмотренных законодательством командировочных расходов. Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяет наниматель, если иное не установлено законодательными актами (ст. 93 ТК и п. 2 Инструкции № 35).
Кроме того, наниматель вправе разработать в организации нормативный правовой акт (приказ, положение), на основании которого в зависимости от дальности расстояния и времени нахождении работника в пути будет решаться вопрос о том, является ли однодневная поездка служебной командировкой с оформлением соответствующих документов.
Таким образом, если в организации (г. Минск) решением нанимателя определено, что однодневные поездки работников в Минскую область для выполнения производственных заданий (например, когда расстояние до объекта составляет свыше 40 км), являются служебными командировками, то неоформление соответствующих документов является нарушением законодательства.
По мнению автора, аналогичные поездки работников в Минский район считать служебными командировками нецелесообразно.
Работникам могут устанавливаться компенсации за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, а также работу вне места жительства (полевое довольствие) (далее – компенсации) (ст. 99 ТК).
Порядок, условия и размеры выплат указанных компенсаций определены Инструкцией о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 25.07.2014 № 70 (далее – Инструкция № 70).
Справочно: Инструкция № 70 предназначена для применения всеми организациями независимо от осуществляемого ими вида экономической деятельности, формы собственности и ведомственной подчиненности.
Компенсация за подвижной характер работы устанавливается работникам в целях компенсации расходов, связанных с частой передислокацией организации или оторванностью работника от места жительства, когда работник вынужден выезжать к месту работы и не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту жительства (п. 2 Инструкции № 70).
Компенсация за разъездной характер работы устанавливается работникам, выполняющим работу на объектах, расположенных вне места постоянной работы, связанную с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места работы на объекте и обратно, а также с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемого ими участка (п. 3 Инструкции № 70).
Компенсации устанавливаются работникам в размере, не превышающем размера норм суточных, установленных законодательством при служебных командировках в пределах Республики Беларусь (п. 7 Инструкции № 70).
Наниматель вправе самостоятельно определять в локальном нормативном правовом акте (ЛНПА) организации перечень работников, которым будут устанавливаться данные компенсации, а также размеры, порядок, условия их выплаты конкретным работникам (п. 8 Инструкции № 70).
Размер компенсации зависит от различных факторов, включая возможность возвращения работника к месту жительства в течение дня, длительность и количество поездок и др.
При установлении работникам указанной компенсации она выплачивается за фактически отработанное время взамен суточных, предусмотренных законодательством.
Справочно: размеры суточных при служебных командировках в пределах Республики Беларусь определены постановлением Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 и составляют:
– при многодневных служебных командировках – 7 руб. в сутки;
– при однодневных служебных командировках и командировках в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, – 3 руб. 50 коп. в сутки.
Важно! Решение вопроса о направлении в служебную командировку либо установлении компенсаций за подвижной и разъездной характер работы отдельным категориям работников в конкретной организации должен принимать наниматель самостоятельно на основании ЛНПА.
Вместе с тем в связи с производственной необходимостью наниматель вправе направить работника, которому установлена одна из указанных компенсаций, в служебную командировку на основании приказа, с оплатой командировочных расходов. При этом компенсация за подвижной и разъездной характер работы за время нахождения работника в командировке ему не выплачивается (данные условия также необходимо предусмотреть в ЛНПА).
Ситуация 2. Из одной командировки в другую в один день
В организации (г. Минск) 6 февраля 2017 г. водитель направлен в служебную командировку в г. Гродно на двое суток (по 7 февраля 2017 г. включительно).
7 февраля 2017 г. он вернулся из командировки и представил в бухгалтерию командировочное удостоверение с отметками и квитанцию об оплате проживания в г. Гродно с 6 по 7 февраля 2017 г.
7 февраля 2017 г. водитель загрузился в г. Минске и поехал в командировку в г. Могилев. По возвращении он представил еще одно командировочное удостоверение с отметками и квитанцию об оплате проживания в г. Могилеве с 7 по 8 февраля 2017 г.
Как правильно возместить суточные за 7 февраля 2017 г. в случае, если водитель в течение этого дня вернулся к месту постоянной работы (г. Минск) из одной командировки (г. Гродно) и поехал в другую (г. Могилев)?
Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Приказ должен издаваться до начала командировки с указанием срока, на который работник направлен в место командирования для выполнения служебного задания с учетом времени его нахождения в пути.
Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяет наниматель, если иное не установлено законодательными актами.
В командировочном удостоверении и журнале учета работников, выбывающих в командировки, должны быть указаны даты выбытия (прибытия) работника в командировку, определенные приказом нанимателя.
Днем выбытия в служебную командировку считается день выезда транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 ч включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки.
Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем. По прибытии до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке.
Не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных (п. 7 Инструкции № 35).
Командированные работники, получившие денежные средства под отчет, в т.ч. с использованием корпоративной (личной) банковской платежной карточки, на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны представить в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет об израсходованных суммах (далее – авансовый отчет) и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства в сроки, установленные законодательством (п. 8 Инструкции № 35).
В авансовом отчете указываются:
– произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду;
– сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке;
– другие подлежащие возмещению расходы.
Наличные деньги под отчет выдаются при условии полного отчета работника по ранее полученным на командировочные расходы суммам.
Порядок возмещения командированному работнику суточных, если день его возвращения из одной служебной командировки совпадает с днем отправления в другую командировку в пределах Республики Беларусь, законодательством не определен. Решение данного вопроса находится в компетенции нанимателя и может быть определено учетной политикой, принятой в организации.
В приведенном случае наниматель принял решение в день возвращения работника из служебной командировки из г. Гродно 7 февраля 2017 г. направить его в другую служебную командировку в г. Могилев. В табеле учета рабочего времени этот день учитывается как 1 день. Соответственно и суточные подлежат оплате за 1 день.
Суточные за 7 февраля 2017 г. должны быть возмещены по нормам, установленным Минфином при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, в порядке окончательного расчета по первой командировке (с 6 по 7 февраля 2017 г. в г. Гродно).
Общая сумма возмещения суточных по командировке в г. Гродно – 14 руб. (7 руб. × 2 суток).
Расчет и выплату суточных, выдаваемых в качестве аванса по второй командировке (с 7 по 8 февраля 2017 г. в г. Могилев), следует осуществлять исходя из установленных законодательством норм начиная со следующего дня командирования – 8 февраля 2017 г.
Общая сумма возмещения суточных по командировке в г. Могилев – 7 руб. (7 руб. × 1 сутки).
