Очень часто в организации возникает необходимость оперативно решить производственные вопросы, для чего работник может направляться в командировку, длящуюся 1 день. Но несмотря на краткосрочность поездки за командированным работником сохраняются гарантии и компенсации, предусмотренные законодательством. В статье подробнее рассмотрим расходы, подлежащие возмещению при однодневных командировках в пределах Республики Беларусь.
Однодневная служебная командировка – поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.
Внимание! Служебные поездки работников, у которых постоянная работа носит подвижной или разъездной характер работы, а также протекает в пути, и в пределах населенного пункта, где находится наниматель, не будет считаться служебной командировкой.
Порядок оформления служебной командировки
Для направления работника в однодневную служебную командировку в пределах Республики Беларусь необходимо:
1) получить согласие работника при направлении в командировку:
– женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет) (часть третья ст. 263 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК);
– работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным – более месяца – пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей соответствующего возраста (часть пятая ст. 271 ТК);
– инвалидов (часть шестая ст. 287 ТК);
2) оформить приказ либо распоряжение о направлении в командировку;
3) выписать командировочное удостоверение (если необходимость его выдачи определена нанимателем);
4) внести запись в журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки.
Порядок выдачи аванса и возмещения командировочных расходов
Не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных (п. 7 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35; далее – Инструкция № 35).
Командированному работнику возмещают следующие расходы:
1) расходы за проживание вне места жительства (суточные) при однодневных командировках возмещаются в следующих размерах:
– 30 000 руб. – если принимающей или направляющей сторонами работнику не предоставлялось питание (подп. 4.3 п. 4 Инструкции № 35, абз. 3 п. 1 постановления Минфина Республики Беларусь от 08.08.2013 № 53 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках");
– 15 000 руб. (30 000 руб. × 50 %) – если работнику одной из сторон было предоставлено питание (подп. 4.3 п. 4 Инструкции № 35);
2) расходы на проезд.
Данные расходы возмещают в сумме фактических затрат при наличии проездных документов (части первая и вторая подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35). Если же проездные документы отсутствуют, то расходы могут возмещаться либо в минимальном размере, либо на основании документов, подтверждающих факт проезда работника (часть третья подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
Справочно: размер минимальной стоимости проезда определяют с учетом рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь и тарифа за 1 км проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса, установленных в соответствии с законодательством.
К возмещаемым расходам относят:
– проезд транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы. Расходы по проезду транспортом общего пользования регулярного сообщения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту;
– оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы);
– расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты;
– стоимость набора питания, включенную в цену проездного документа.
Справочно: если командированный работник имеет право бесплатного проезда либо когда проезд обеспечивается транспортными средствами организации, то в таком случае расходы на проезд возмещению не подлежат.
В случае отмены служебной командировки по не зависящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению;
3) расходы по найму жилого помещения.
Эти расходы (за исключением времени нахождения в пути) возмещают в сумме фактически понесенных затрат, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более, а с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории). Основанием для возмещения расходов являются подлинные документы, подтверждающих данные расходы, выдаваемые в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них.
Если же подтверждающие документы отсутствуют, то вышеуказанные расходы возмещают в размере 20 000 руб. в сутки.
Справочно: если при направлении работника в однодневную командировку время пребывания в месте выполнения задания составит 12 ч и более, и при этом у работника будут отсутствовать документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, такие расходы подлежат возмещению в размере 20 000 руб. При аналогичных условиях, если время пребывания составит менее 12 ч, то расходы на проживание не компенсируют.
Пример 1
Возмещение расходов работнику, направленному в однодневную командировку
Работник торговой организации 20 сентября направлен в однодневную командировку из г. Минска в г. Дзержинск. За день до отъезда работнику выдан аванс в размере 80 000 руб. Принимающая сторона обеспечивает командированного работника питанием.
После приезда работник представил авансовый отчет, согласно которому были приобретены 2 билета на автобус стоимостью 72 000 руб.
Согласно проездным документам работник выехал из г. Минска в 9:47 и вернулся в тот же день в 17:02.
Возмещению подлежат следующие расходы:
– суточные в размере 15 000 руб., поскольку работник был обеспечен питанием;
– расходы на проезд в сумме фактически понесенных затрат – 72 000 руб.
– расходы по найму жилого помещения не возмещаются, так как время нахождения в командировке составило менее 12 ч.
Общая сумма расходов составила 87 000 руб.
Таким образом, организация должна доплатить работнику 7 000 руб. (87 000 – 80 000).
Пример 2
Время пребывания в однодневной командировке составило более 12 ч
Работник организации направлен в однодневную служебную командировку 15 сентября из г. Минска в г. Фаниполь.
Работнику выдан аванс в размере 50 000 руб.
Согласно представленным проездным билетам он выехал из г. Минска в 7:00, прибыл в г. Фаниполь в 8:03, выехал из г. Фаниполя в 22:00 и вернулся в г. Минск в 23:03.
По возвращении работник представил авансовый отчет, согласно которому он приобрел 2 билета на автобус стоимостью 15 000 руб. за 1 билет.
Возмещению подлежат следующие расходы:
– суточные в размере 30 000 руб., поскольку работник не был обеспечен питанием;
– расходы на проезд в сумме фактически понесенных затрат – 30 000 руб. (15 000 × 2 билета);
– расходы по найму жилого помещения в размере 20 000 руб., поскольку время нахождения в месте командирования составило более 12 ч.
Общая сумма расходов составила 80 000 руб.
Таким образом, организация должна доплатить работнику 30 000 руб. (80 000 – 50 000).
