Применение корпоративной карты
Банковская платежная карточка – платежный инструмент, обеспечивающий доступ к банковскому счету, счетам по учету вкладов (депозитов), кредитов физического или юридического лица для получения наличных денежных средств и осуществления расчетов в безналичной форме, а также обеспечивающий проведение иных операций в соответствии с законодательством Республики Беларусь (ст. 273 Банковского кодекса Республики Беларусь).
Корпоративная дебетовая карточка – карточка, использование которой предусмотрено договором об использовании карточки, заключенным между банком-эмитентом и юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем) (п. 2 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 18.01.2013 № 34; далее – Инструкция № 34).
В соответствии с договором об использовании карточки, заключаемым банком-эмитентом с юридическим лицом, банк-эмитент выдает корпоративные дебетовые карточки руководителю юридического лица или уполномоченным работникам данного юридического лица.
По условиям договоров на открытие счетов с использованием корпоративной карточки указанная карточка признается собственностью банка и передается в пользование организации. При этом банк не выписывает первичные учетные документы на передачу карточки.
Справочно: держатели корпоративных дебетовых карточек, выданных к счетам клиентов в белорусских рублях или иностранной валюте, могут использовать их в соответствии с режимом счета клиента, установленным законодательством, для получения наличных денежных средств или проведения безналичных расчетов на территории Республики Беларусь и за ее пределами в порядке, определенном законодательством и договором об использовании карточки (п. 25 Инструкции № 34).
Конкретные цели использования корпоративной карточки в законодательстве прямо не указаны. Организация определяет их самостоятельно. Например, корпоративную карточку можно использовать для оплаты расходов, связанных:
– с хозяйственной деятельностью организации;
– со служебными командировками работников – держателей карточек.
Корпоративная карточка на счетах бухучета
Использование корпоративной дебетовой карточки работником организации приравнивается к выдаче ему подотчетных сумм. Денежные средства под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством, выдаются как наличными деньгами, так и с использованием корпоративных дебетовых карточек (часть первая п. 34 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107; далее – Инструкция № 107).
Сроки, на которые выдаются наличные деньги под отчет, устанавливает руководитель организации или лицо, им уполномоченное. Однако работник – держатель карты после совершения расхода обязан отчитаться и представить авансовый отчет в следующие сроки:
1) при расчетах только наличными деньгами, полученными с использованием корпоративной карточки (часть третья п. 34 Инструкции № 107):
– 3 рабочих дня – на расходы, производимые в месте нахождения организации;
– 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места расположения организации;
– 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей одной базовой величины, в целом по организации;
2) при частичном снятии наличных денег и осуществлении ими оплаты, частичном проведении безналичных расчетов посредством корпоративной карточки (часть вторая п. 35 Инструкции № 107) – не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты;
3) на расходы, связанные со служебной командировкой в пределах и за пределы Республики Беларусь (часть вторая п. 40 Инструкции № 107, п. 28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185; далее – Инструкция № 185), – не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия.
Пример 1
Руководитель организации посредством корпоративной дебетовой карточки выдал наличные на командировку другим работникам организации
Директор организации является держателем корпоративной дебетовой карточки. Через банкомат он снял наличную иностранную валюту посредством данной карты и выдал ее на командировочные расходы другим работникам организации, направленным в служебную загранкомандировку.
Юридическому лицу разрешено использование наличной иностранной валюты для оплаты расходов, связанных с поездками за пределы Республики Беларусь, в т.ч. расходов, связанных со служебными командировками работников (подп. 27.1 п. 27 Инструкции о порядке проведения валютных операций с использованием наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 17.01.2007 № 1).
Важно! Передача другим лицам наличных денег, полученных под отчет, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, не допускается (п. 43 Инструкции № 107).
Перечисление денежных средств на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой, допускается без представления работником полного отчета по ранее перечисленным на счет клиента суммам денежных средств.
Следовательно, директор вправе получить в банкомате наличную иностранную валюту с использованием корпоративной дебетовой карточки и выдать другим работникам, поскольку эти деньги ему под отчет не выдавались.
При этом указанная сумма должна быть оприходована в кассу организации приходным кассовым ордером, где необходимо указать, что наличная иностранная валюта получена для оплаты командировочных расходов.
Далее производится выдача наличной иностранной валюты из кассы организации работникам на командировочные расходы по расходному кассовому ордеру (РКО) или по платежной ведомости с приложением РКО на общую сумму выплаченной наличной иностранной валюты без составления РКО на каждого получателя (п. 20 Инструкции № 185).
При использовании корпоративной дебетовой карточки не израсходованная работником сумма иностранной валюты остается на счете клиента.
Справочно: документом, подтверждающим проведение по счету клиента операций при использовании карточки, является выписка по соответствующему счету клиента, порядок представления которой определяется в договоре об использовании карточки. В выписку по счету клиента должна быть включена информация обо всех проведенных клиентом и отраженных по счету клиента (счету по учету кредитов) операциях при использовании карточки за определенный период (п. 38 Инструкции № 34).
Пример 2
Посредством корпоративной дебетовой карточки приобретены канцтовары
Для осуществления операций с корпоративной дебетовой карточкой у организации открыт в обслуживающем банке текущий (расчетный счет).
Работник – держатель корпоративной карточки приобрел канцелярские товары для производственных целей организации. Он в срок представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (карт-чек, кассовый чек и товарный чек магазина).
В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующими записями (см. таблицу).
Справочно: денежные средства организации в иностранной валюте на текущем (расчетном) счете, к которому оформлена корпоративная дебетовая карточка, учитываются в бухгалтерском учете на счете 52 «Валютные счета» (п. 41 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50).
