Ситуация. Аванс на командировочные расходы перечислен на корпоративную карточку
Работник направлен в командировку в г. Верону (Италия) по приказу руководителя с 07.08.2018 по 16.08.2018.
Работник вылетает 16.08.2018 из Италии и возвращается в г. Минск – 16.08.2018.
Для оплаты расходов в командировке работнику выдана корпоративная карточка, которая открыта к текущему счету в белорусских рублях. На указанный счет зачислены денежные средства в размере 3 583,16 руб. согласно расчету на командировку (см. форму расчета суммы аванса). Оплата перелета произведена организацией в безналичном порядке.
Справочно: нормы страны командирования (Италия):
– суточные – 50 евро;
– расходы по найму жилого помещения – 130 евро.
Курс Нацбанка на 01.08.2018 (дата выдачи аванса): 1 евро = 2,3267 руб.
При возвращении из командировки работник представил авансовый отчет, приложив карт-чек и счет за гостиницу в г. Вероне – 800 евро за 8 суток, карт-чек о снятии 400 евро (суточные). В выписке по счету, к которому оформлена корпоративная карточка, отражено списание:
08.08.2018 – 1 920 руб. (800 евро по обменному курсу 2,4000 руб.);
09.08.2018 – 962 руб. (400 евро по обменному курсу 2,4050 руб.).
Справочно: работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную иностранную валюту либо белорусские рубли (п. 28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185; далее – Инструкция № 185).
Важно! При совершении операции с использованием корпоративной карточки списание денежных средств со счета, к которому открыта корпоративная карточка, как правило, производится позже совершения самой расходной операции.
Все произведенные работником в командировке расходы, отраженные в выписке по счету, в т.ч. суточные, работник указал в авансовом отчете в белорусских рублях по обменному курсу на основании выписки. Если же работником указаны в отчете расходы, но они не нашли отражения в выписке, данные расходы рассчитывают по официальному курсу на дату составления авансового отчета.
Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в иностранной валюте либо белорусских рублях по официальному курсу к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.
Справочно: если расходы в загранкомандировке осуществляются в валюте, отличной от валюты установленных норм командировочных расходов, то суммы в валюте, израсходованные работником (суточные и расходы по найму жилого помещения), необходимо сравнить с установленными законодательством нормами путем пересчета указанных сумм в валюту норм.
По мнению автора, организация должна самостоятельно определить порядок такого пересчета и закрепить его во внутренних локальных документах. Так, для пересчета могут быть использованы официальные курсы валют на дату списания средств со счета либо на дату составления авансового отчета. По нашему мнению, логичнее принимать курс пересчета на дату списания средств со счета, если имеется выписка с отражением даты списания денежных средств.
__________________________
* По обменному курсу 2,4050 руб. согласно выписке по счету от 09.08.2018.
Сравним фактические расходы суточных с нормой расходов согласно постановлению Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (далее – постановление № 7). По норме за 10 суток согласно расчету на командировку работнику необходимо выплатить 500 евро. Долг организации – 100 евро по курсу Нацбанка 2,3347 руб. на дату представления отчета 17.08.2018 согласно п. 30 Инструкции № 185.
** По обменному курсу 2,4000 руб., согласно выписке по счету от 08.08.2018.
Сравним фактически произведенные расходы по найму жилого помещения с нормой расходов согласно постановлению № 7: 800 евро (факт) < 1 040 евро (норма). Вывод: компенсируем в полном объеме.
Командировочные расходы в бухгалтерском учете отражаются на основании отчета, который является первичным учетным документом.
В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи (см. таблицу):
__________________________
* Учитываются при налогообложении прибыли согласно пп. 1 и 2 ст. 130, подп. 1.6 п. 1 ст. 131 Налогового кодекса Республики Беларусь.
