Ситуация. Поездка в командировку в вагоне «СВ»
Работники организации направляются в командировку по Республике Беларусь и за границу (в Россию). В установленные законодательством сроки они представляют отчеты и прилагают подтверждающие документы. Проезд к месту командировки осуществляется поездом в вагоне «СВ».
Облагается ли подоходным налогом с физических лиц возмещение расходов по проезду к месту командировки в вагоне «СВ»?
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (ст. 95 ТК).
Справочно: в коллективном договоре, соглашении или нанимателем можно предусмотреть иные размеры возмещения расходов при служебных командировках. Но они не могут быть ниже размеров, установленных законодательством.
Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяет Правительство Республики Беларусь или уполномоченный им орган.
Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках регулируются в законодательстве:
– в пределах Республики Беларусь – Инструкцией № 35*;
– за границу – Инструкцией № 115**.
__________________________
* См. Инструкцию о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденную постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).
** См. Инструкцию о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденную постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
Компенсацию расходов по проезду в вагоне «СВ» следует рассматривать отдельно в 2 случаях:
1) командировка в пределах Республики Беларусь;
2) командировка за границу.
Служебная командировка в пределах Республики Беларусь
Командированному работнику возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты. Возмещается и стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
Справочно: можно подтверждать расходы на проезд железнодорожным транспортом с использованием бланка заказа на бумажном носителе, распечатанного при оформлении электронного проездного документа с электронной регистрацией на сайте Белорусской железной дороги (письмо Минтранса Республики Беларусь от 11.05.2015 № 10-40/3939 «О применении электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте»).
Внимание! При отсутствии подлинных проездных документов расходы по проезду, указанные в подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35, возмещаются на основании документов, подтверждающих факт проезда работника, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта.
Справочно: размер минимальной стоимости проезда определяется с учетом рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь и тарифа за 1 км проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса, установленных в соответствии с законодательством (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
Таким образом, в случае командировки в пределах Республики Беларусь расходы на проезд поездом до места командирования и обратно возмещаются работнику в размере фактически произведенных расходов при наличии подтверждающих документов. База для обложения подоходным налогом в данном случае отсутствует.
Служебная командировка за границу
По общему правилу работнику, командированному за границу, возмещаются расходы по проезду железнодорожным транспортом по тарифу 2-го класса – «купе» (подп. 11.1 п. 11 Инструкции № 115).
Справочно: должностным лицам, входящим в состав Совета Министров Республики Беларусь, направленным в установленном законодательством порядке в командировку за границу, расходы по проезду до места командирования и обратно возмещаются по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте – вагоны класса «СВ», если иное не предусмотрено Президентом Республики Беларусь и (или) Правительством).
Тем не менее при оплате нанимателем плательщику расходов на служебные командировки за пределы Республики Беларусь освобождаются от подоходного налога с физических лиц фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду (за исключением расходов по проезду на автомобилях-такси) к месту служебной командировки и обратно (часть третья подп. 1.3 п. 1 ст. 163 Налогового кодекса Республики Беларусь).
При этом следует учесть, что приобретение билетов на проезд железнодорожным транспортом в вагоне «СВ» работнику должно быть обосновано и согласовано с нанимателем.
Облагается подоходным налогом только сумма указанных расходов, превышающая пределы норм, установленных законодательством, при непредставлении плательщиком документов, подтверждающих эти расходы.
Таким образом, расходы по проезду в вагоне «СВ» для работников, направленных в служебные командировки как в пределах Республики Беларусь, так и за границу, подлежат возмещению нанимателем в полном размере и подоходным налогом не облагаются при условии представления документов в оригинале, подтверждающих данные расходы.
