Возмещение расходов водителям-международникам в случае временной остановки в пути

В статье рассматривается расчет сумм возмещения суточных и расходов по найму жилья при международной командировке в случае поломки автомобиля за границей.

Из письма в редакцию:

«Водитель грузового автомобиля выехал с грузом из г. Минска 23 января 2019 г., выгрузился в г. Познани (Польша), загрузился обратным грузом для следования г. Калининград (Российская Федерация), но на территории Польши 26 января произошла поломка автомобиля. Ремонт автомобиля длился с 26 по 28 января 2019 г.

Можно ли возместить водителю суточные и расходы по найму жилого помещения за период с 26 по 28 января и если да, то по нормам какого государства?

С уважением, бухгалтер Тамара Петровна»

Уважаемая Тамара Петровна, хочу отметить, что к вопросу о возмещении командировочных расходов работников в 2019 г. привлечено особое внимание бухгалтеров. Это связано с тем, что данные расходы сейчас входят в состав нормируемых при определении базы для расчета налога на прибыль. Рассматривая Вашу ситуацию, скажу, что возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится по решению нанимателя, поскольку остановка в пути следования произошла в связи с поломкой автомашины и ее ремонтом на территории Польши, что должно подтверждаться документами. При этом суточные и расходы по найму жилья выплачиваются по нормам, установленным для Польши. Обосновывая свои выводы, остановлюсь подробнее на некоторых вопросах.

Оформление командировки

В служебную командировку за границу работники направляются на основании приказа (распоряжения) нанимателя. При направлении работников в командировку за границу наниматель устанавливает задание на командировку. В задании указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, а также иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывает командированный работник и утверждает наниматель (пп. 2, 4 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).

При направлении водителя, осуществляющего международные перевозки грузов, в командировку в приказе (распоряжении) и задании наниматель оговаривает маршрут следования и возможные сроки нахождения водителя в каждой из стран. Этот документ является основанием для определения размера суточных.

Оплата суточных в случае остановки в пути

В случае временной остановки в пути по не зависящим от работника обстоятельствам и в связи с этим пребыванием на территории иностранного государства продолжительностью 12 ч и более (при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, или при возвращении из командировки) суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в котором произошла временная остановка. Исключение составляют водители, осуществляющие международные автомобильные перевозки. Так, водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лицам, командированным вместе с ними, в этом случае суточные выплачиваются по нормам, установленным для государства, в которое они направлены в командировку (п. 27 Инструкции № 115).

При командировании водителей-международников в несколько иностранных государств за все время следования по территории иностранных государств суточные выплачиваются по нормам, установленным для того государства, в которое этот работник направлен в командировку (часть первая п. 22 Инструкции № 115).

Нормы суточных определены в приложении 1 «Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» к постановлению Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (далее – постановление № 7).

Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, размер суточных может быть уменьшен до 40 % от установленных норм (п. 2 постановления № 7). Данное решение должно быть закреплено в локальном нормативном правовом акте (ЛНПА) организации. Наниматель в ЛНПА может также установить повышенные нормы возмещения командировочных расходов по сравнению с нормами, установленными постановлением № 7 (часть третья ст. 7 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Возмещение расходов по найму жилого помещения

Расходы по найму жилого помещения при представлении документов, подтверждающих данные расходы, возмещаются в пределах норм по найму жилого помещения в сутки, установленных приложением 1 к постановлению № 7. При этом в данную предельную норму также включаются расходы по бронированию мест в гостиницах и стоимость завтрака, включенная в счет гостиницы (пп. 14, 15 Инструкции № 115).

Возмещение расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов производится в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (для работников коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей – до 20 % в соответствии с решением нанимателя). При расчете количества суток, за которое производится возмещение расходов по найму жилого помещения, водителям-международникам время нахождения в пути не исключается (части первая – третья п. 16 Инструкции № 115).

При вынужденной задержке водителя в пути следования на 12 ч и более (например, в связи с поломкой автомобиля) расчет суммы расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов производится по нормам, установленным для того государства, в котором произошла вынужденная остановка (часть первая п. 27 Инструкции № 115).

При вынужденной остановке в пути продолжительностью менее 12 ч расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов возмещаются по общему правилу (по нормам государства, в которое работник командирован), так как при расчете этих расходов для водителей-международников время нахождения в пути учитывается (часть третья п. 16 Инструкции № 115). Если остановка в пути произошла без уважительной причины, возмещение расходов по найму жилого помещения не производится (п. 29 Инструкции № 115).

Порядок расчета возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов закрепляется в ЛНПА организации.

Пример 1

Возмещение расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов

Водитель направлен в командировку в г. Гданьск (Польша) с 1 по 5 февраля 2019 г. Документы, подтверждающие произведенные расходы по найму жилого помещения, водитель не представил. Согласно положению о служебных командировках за границу, действующему в организации, расходы по найму жилого помещения в командировке без представления подтверждающих документов компенсируются в размере 10 % предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленной законодательством.

Норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки для Польши – до 150 долл. США. Время пребывания водителя на территории Польши (включая день приезда и отъезда) – 5 суток.

Расчет суммы возмещения расходов по найму жилья: 5 суток × (150 долл. США × 10 %) = 75 долл. США.

Рассмотрим ситуацию, описанную в Вашем письме, Тамара Петровна. Возмещение расходов по найму жилого помещения в примере не рассматриваем, поскольку расчет зависит от наличия документов, подтверждающих расходы.

Пример 2

Расчет суточных водителям-международникам в случае остановки в пути

Организация, осуществляющая международные автомобильные перевозки грузов, направила водителя в командировку по маршруту: Минск – Познань (Польша) – Калининград (Российская Федерация) – Минск. На пути в Калининград на территории Польши произошла поломка автомобиля, что привело к остановке на территории Польши. Документы, подтверждающие произведенные расходы по найму жилого помещения, водитель не представил.

ЛНПА организации установлены нормы возмещения суточных при командировках:

– в Польшу – 30 долл. США;

– в Российскую Федерацию – 20 долл. США;

– расходы по найму жилого помещения в командировке без представления подтверждающих документов компенсируются в размере 20 % предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленной законодательством.

Расчет суточных приведен в таблице.