Нередко бухгалтеру приходится производить различные удержания из зарплаты работников, и такие операции нужно верно отразить в учете. Как не сделать при этом ошибок, читайте в данном материале.
Удержания из заработной платы могут производиться только в случаях, предусмотренных законодательством (ст. 107 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут осуществляться по распоряжению нанимателя в случаях, перечисленных ниже.
1. Возвращение аванса, выданного в счет заработной платы; возврат сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок; погашение неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность, на хозяйственные нужды (если работник не оспаривает основания и размер удержания)
Важно! В этих случаях наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности, или со дня неправильно исчисленной выплаты.
Ситуация 1. Работнику выдан аванс в счет заработной платы, и этот аванс им не отработан
Работнику организации 24 июня 2016 г. была выдана заработная плата за первую половину июня (далее – аванс) в сумме 3 500 000 руб. (50 % оклада), выплата основной части заработной платы предусмотрена 9-го числа каждого месяца. В июне работник отработал всего 10 рабочих дней из положенных 22, так как с 1 по 12 и с 27 по 30 находился в отпуске без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам.
30 июня 2016 г. работник увольняется, размер начисленной денежной компенсации за неиспользованный отпуск составил 5 656 600 руб.
По штатному расписанию оклад работника составляет 7 000 000 руб., работает он по графику 5-дневной рабочей недели.
Начисленная заработная плата работника за отработанные 10 дней июня составит 3 181 818 руб. (7 000 000 / 22 × 10). Получается, что за 1-ю половину июня выдано зарплаты больше на 318 182 руб. (3 500 000 – 3 181 818), чем начислено за весь месяц. Однако размер начисленной денежной компенсации при увольнении позволяет удержать из нее излишне выплаченную зарплату.
По мнению автора, в данной ситуации не лишним будет заручиться заявлением от самого работника (см. форму заявления 1).
Важно! От работника обязательно следует получить письменное согласие, или этот факт будет расценен как незаконный.
Возмещение задолженности нанимателю производится по его распоряжению (см. форму распоряжения 2):
2. Увольнение работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил трудовой отпуск (за неотработанные дни отпуска)
Удержание за эти дни не производится, если работник увольняется по следующим основаниям:
– истечение срока действия срочного трудового договора, кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения (п. 2 ст. 35 ТК);
– перевод работника с его согласия к другому нанимателю или переход на выборную должность (п. 4 ст. 35 ТК);
– отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с нанимателем; отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда, а также отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества и (или) реорганизацией (слиянием, присоединением, разделением, выделением, преобразованием) организации (п. 5 ст. 35 ТК);
– прекращение трудового договора по соглашению сторон (ст. 37 ТК);
– ликвидация организации, прекращение деятельности филиала, представительства или иного обособленного подразделения организации, расположенных в другой местности, прекращение деятельности индивидуального предпринимателя, сокращение численности или штата работников (п. 1 ст. 42 ТК);
– несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья, препятствующего продолжению данной работы (п. 2 ст. 42 ТК);
– неявка на работу в течение более 4 месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности (не считая отпуска по беременности и родам), если законодательством не установлен более длительный срок сохранения места работы (должности) при определенном заболевании. За работниками, утратившими трудоспособность в связи с трудовым увечьем или профессиональным заболеванием, место работы (должность) сохраняется до восстановления трудоспособности или установления инвалидности (п. 6 ст. 42 ТК);
– призыв работника на военную службу (п. 1 ст. 44 ТК);
– восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу (п. 2 ст. 44 ТК);
– смерть работника, признание его судом безвестно отсутствующим или объявление умершим, смерть нанимателя – физического лица (п. 6 ст. 44 ТК);
– по желанию работника в связи с получением образования по направлению нанимателя (ст. 107 ТК);
– выход на пенсию (ст. 107 ТК);
– при увольнении работнику не начисляются какие-либо выплаты либо если наниматель, имея на то право, не произвел удержания при выплате расчета или удержал только часть задолженности работника (ст. 107 ТК).
Ситуация 2. Увольнение работника за прогул
Работника организации увольняют 27 июня 2016 г. за длительный прогул без уважительной причины. Рабочий год работника исчисляется с 01.11.2015 по 31.10.2016. Трудовой отпуск за указанный рабочий год продолжительностью 24 календарных дня использован работником с 1 по 24 апреля 2016 г. Нанимателем принято решение об удержании из заработной платы работника за дни предоставленного авансом трудового отпуска.
Рассчитаем продолжительность трудового отпуска работника пропорционально отработанному им времени в рабочем году в порядке, предусмотренном ст. 177 ТК.
Шаг 1. Определим количество отработанных месяцев в рабочем году в соответствии с п. 5 Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Минтруда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47.
При этом среднедневной заработок определяем путем деления заработной платы, фактически начисленной работнику за месяцы, принимаемые для исчисления среднего заработка, сохраняемого за время отпуска (выплаты компенсации), на число этих месяцев и на среднемесячное количество календарных дней, равное 29,7 (исчисленное в среднем за 5 лет):
30 (ноябрь 2015 г.) + 31 (декабрь 2015 г.) + 31 (январь 2016 г.) + 29 (февраль 2016 г.) + 31 (март 2016 г.) + 30 (апрель 2016 г.) + 31 (май 2016 г.) + 27 (июнь 2016 г.) = 240 календарных дней / 29,7 календарного дня = 8,08 месяца.
Шаг 2. Переводим в дни 0,08 месяца:
0,08 месяца × 29,7 календарных дня = 2,38 календарного дня, что меньше 15 календарных дней, поэтому исключаем их из подсчета.
Примечание. Расчет отработанных в рабочем году полных месяцев производится следующим образом:
1) подсчитываются дни, включаемые в рабочий год;
2) полученная сумма делится на среднемесячное число календарных дней за год;
3) остаток дней, составляющий 15 и более календарных дней, округляется до полного месяца, а составляющий менее 15 календарных дней – из подсчета исключается.
Шаг 3. Рассчитаем количество календарных дней отпуска, приходящихся на один месяц:
24 календарных дня отпуска / 12 месяцев = 2 календарных дня.
Шаг 4. Подсчитаем количество дней отпуска, приходящихся на отработанные месяцы:
2 календарных дня отпуска, приходящихся на 1 месяц × 8 месяцев = 16 календарных дней, положенных работнику.
Шаг 5. Рассчитаем количество дней отпуска, предоставленных работнику авансом:
24 календарных дня – 16 календарных дней = 8 календарных дней, предоставленных работнику авансом.
Итак, наниматель вправе произвести удержание за неотработанные дни предоставленного авансом трудового отпуска из окончательного расчета при увольнении работника.
3. Возмещение ущерба, причиненного по вине работника нанимателю, в размере, не превышающем его среднемесячного заработка (часть первая ст. 408 ТК)
Ситуация 3. Бухгалтерские записи в организации, когда при проведении инвентаризации кассы выявлена недостача
В кассе организации при инвентаризации обнаружена недостача наличности в сумме 350 000 руб. Виновным в недостаче наличных денег в кассе организации признано материально ответственное лицо – кассир Сидоров С.С.
Сидоров С.С. написал заявление об удержании из его заработной платы суммы причиненного материального ущерба, а руководитель издал распоряжение об осуществлении такого удержания.
Важно! Следует отметить, что данный порядок возмещения ущерба применяется лишь в случае, если размер ущерба не превышает среднемесячного заработка. В остальных случаях возмещение ущерба производится в судебном порядке.
Счет 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» предназначен для обобщения информации о движении сумм по недостачам и потерям от порчи материалов, товаров, иных запасов, основных средств и другого имущества, выявленным в процессе его заготовления, хранения и реализации, кроме потерь имущества в результате стихийных бедствий (часть первая п. 73 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50; далее – Инструкция № 50).
Внесение виновными лицами денежных средств в погашение задолженности отражается по дебету счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и кредиту субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению ущерба». Удержание сумм из заработной платы виновных лиц в погашение задолженности отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению ущерба» (часть девятая п. 57 Инструкции № 50).
В учете необходимо сделать записи (см. таблицу):
Важно! При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных законодательством, – 50 % заработной платы, причитающейся к выплате работнику.
При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено не менее 50 % заработка (ст. 108 ТК).
