Из письма в редакцию:
«Сотрудник нашей организации по распоряжению руководителя направляется в г. Москву (Российская Федерация) с 3 по 8 апреля 2017 г.
Согласно приказу директора работник 4, 5 и 6 апреля будет проходить кратковременную стажировку в организации, поставляющей нам программное обеспечение. Во время стажировки принимающая сторона обеспечивает слушателей обедами. На 7 апреля сотруднику запланирована встреча с покупателями нашей продукции. Сотрудник выезжает из Минска 3 апреля в 23:10, прибывает в Москву 4 апреля в 8:13. Возвращается в Минск 8 апреля в 7:15, выезд из Москвы – 7 апреля в 21:56. Билеты на проезд железнодорожным транспортом к месту командирования и обратно приобретены организацией в безналичном порядке.
Разъясните, пожалуйста, в какой сумме следует выдать сотруднику аванс?
С уважением,
бухгалтер Ирина Константиновна»
Уважаемая Ирина Константиновна, давайте рассчитаем сумму аванса, которую Вам необходимо будет выплатить командированному работнику до выезда в командировку, вместе.
Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Если работник командирован за границу по приглашению иностранной организации, то в соответствующем приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования согласно соответствующему приглашению: расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д. (п. 2 Инструкции № 115).
Аванс командированному работнику выдается в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку. Наниматель обязан возместить работнику расходы (п. 8 Инструкции № 115):
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– проживание вне места жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
В описанной Вами ситуации командированному работнику надо выплатить аванс в размере 713 долл. США. Расчет аванса приведен в таблице.
Итак, суточные за время пребывания командированного работника за границей рассчитываем в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку. Днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из Беларуси. Днем прибытия – день приезда указанного транспорта в Беларусь согласно проездным документам. При отправлении транспорта до 24:00 днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 0:00 часов и позднее – последующие сутки (части первая и вторая п. 22 Инструкции № 115).
Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу определены постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7. В частности, норма суточных для краткосрочной командировки в г. Москву составляет 30 долл. США за каждый день пребывания. Если принимающая сторона берет на себя полностью или частично расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам производит не в полном размере, за исключением времени нахождения в пути (п. 25 Инструкции № 115).
Например, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы по обеспечению командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона суточные этим лицам не выплачивает, за исключением времени нахождения в пути (часть первая п. 25 Инструкции № 115). За время нахождения командированного работника в пути суточные выплачиваются в полном размере.
Если принимающая сторона берет на себя расходы по обеспечению командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает им иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (часть третья п. 25 Инструкции № 115).
Пример 1
Принимающая сторона обеспечивает проживание, питание и проезд своим транспортом
Сотрудник направлен в командировку в г. Екатеринбург с 10 по 16 марта 2017 г. Согласно письму принимающая сторона обеспечивает проживание, питание и проезд своим автотранспортом во время нахождения в г. Екатеринбурге. Командированный работник выехал из г. Минска 10 марта 2017 г. в 08:15 и прибыл в г. Екатеринбург 10 марта в 19:10, выехал из г. Екатеринбурга 15 марта в 20:30 и прибыл в г. Минск 16 марта в 08:10.
Суточные надо выплачивать:
– с 11 по 15 марта 2017 г. – в размере 15 % от нормы для России, т.е. 4,5 долл. США (30 долл. США × 15 %);
– за 10 и 16 марта – в размере 30 долл. США.
Если принимающая сторона берет на себя расходы по обеспечению командированного работника одноразовым питанием, суточные выплачиваются в размере 70 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (часть четвертая п. 25 Инструкции № 115).
Пример 2
Принимающая сторона оплачивает проживание в номере, включая стоимость завтрака
В командировку в г. Клайпеду (Литва) направлен работник, которому принимающая сторона оплачивает проживание в гостинице. В счет за проживание включены завтраки в гостинице.
Суточные выплачиваются в размере 70 % от нормы. Для Литвы норма суточных составляет 30 евро. Таким образом, работнику необходимо выплатить суточные из расчета 21 евро (30 евро × 70 %) за каждый день пребывания в командировке, когда принимающая сторона оплачивает одноразовое питание.
Обратите внимание, что в стоимость номера гостиницы часто включаются завтраки. Однако сейчас я говорила о ситуации, когда проживание в гостинице оплачивается принимающей, а не отправляющей стороной. В случае оплаты проживания отправляющей стороной расчет суточных производится иначе.
Пример 3
Работник оплатил проживание в гостинице, в стоимость проживания включен завтрак
Работник организации по возвращении из командировки в г. Клайпеду представил в бухгалтерию чеки на проживание в гостинице. В стоимость проживания в номере включен завтрак.
Суточные выплачиваются в полном размере. Расходы по найму жилого помещения с учетом завтрака возмещаются в пределах норм, установленных законодательством. Расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения, возмещаются командированному работнику в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака (п. 15 Инструкции № 115).
Таким образом, в данной ситуации работнику будут выплачены суточные в размере 30 евро за каждый день пребывания в Литве.
Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы, и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 %, а при выплате иностранной валюты на личные расходы – 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (часть вторая п. 25 Инструкции № 115).
Пример 4
Принимающая сторона выплачивает валюту на личные расходы командированного работника
Работник организации командирован в г. Ганьчжоу (Китай). В соответствии с приглашением принимающая сторона обеспечивает за свой счет командированного работника трехразовым питанием, а также выплачивает работнику средства для личных расходов.
Суточные выплачиваются в размере 7,5 долл. США (50 долл. США × 15 %).
Пример 5
Принимающая сторона не выплачивает валюту на личные расходы командированного работника
Работник организации командирован в г. Ганьчжоу (Китай). В соответствии с приглашением принимающая сторона обеспечивает за свой счет командированного работника только трехразовым питанием.
Суточные выплачиваются в размере 15 долл. США (50 долл. США × 30 %).
Как видите, Ирина Константиновна, при расчете суточных в случаях полной или частичной оплаты принимающей стороной расходов командированного лица, необходимо знать, какие расходы берет на себя принимающая сторона. Я не рассматривала аванс на оплату найма жилья, потому что в описанной Вами ситуации он не вызывает вопросов.
Искренне Ваша, Ольга Павловна
