Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.
Наниматель обязан выдать работнику аванс не позднее чем за день до отъезда в командировку (п. 7 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35; далее – Инструкция № 35).
Справочно: выдача аванса работнику на командировку по Беларуси в день отъезда будет считаться нарушением.
Перечень командировочных расходов, на которые выдается аванс, предусмотрен законодательством (п. 7 Инструкции № 35).
Для удобства перечень авансируемых расходов и их размеры приведем на схеме.
Рассмотрим подробнее каждую составляющую аванса.
Аванс на расходы по проезду к месту командировки и обратно
В сумму аванса на расходы по проезду не включается стоимость проезда в пределах места командирования. Такие расходы оплачиваются за счет суточных и в дальнейшем не возмещаются (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
Для определения конкретной суммы аванса наниматель может использовать различные источники информации (Интернет, информацию из предыдущих командировок и т.д.).
Аванс не выдается, если:
– организация обеспечивает проезд своим транспортным средством;
– проезд оплачивается организацией в безналичном порядке;
– работник имеет право на бесплатный проезд;
– в командировку направляются несколько работников, одному из которых выдается аванс на проезд за другого работника. В этом случае аванс перечисляется на корпоративную или личную дебетовую карточку, с которой будет производиться оплата за проезд в безналичном порядке.
Если работник использует в личных целях государственные праздники, праздничные и выходные дни, установленные в соответствии с законодательством, в месте служебной командировки до начала или после ее окончания, оплата проезда работнику производится на общих основаниях (п. 6 Инструкции № 35).
Аванс на расходы по проживанию
Размер аванса рассчитывается исходя из количества дней командирования, за исключением времени нахождения в пути и стоимости найма жилого помещения.
Для определения стоимости найма также могут использоваться различные источники информации (официальный запрос в гостиницу, информация от индивидуального предпринимателя (ИП), документы по предыдущим командировкам и т.д.).
Выдавая аванс для оплаты номера в гостинице, учитывайте, что расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику в сумме, не превышающей стоимость одноместного гостиничного номера или одного места в гостиничном номере с количеством мест для проживания два и более.
С разрешения нанимателя может быть выдан аванс для оплаты номера высшей категории (подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).
Размер аванса при аренде у индивидуального предпринимателя:
– однокомнатной квартиры, комнаты, места в комнате – в сумме предполагаемых фактических расходов;
– многокомнатной квартиры – в сумме, не превышающей стоимости одноместного гостиничного номера (подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35). При этом стоимость такого номера рекомендуется определять согласно стоимости номера в гостинице, расположенной непосредственно в месте командирования и недалеко от местонахождения этой квартиры.
Специалисты рекомендуют определять стоимость одноместного обычного гостиничного номера в гостинице, расположенной непосредственно в месте командирования и на незначительном расстоянии от местонахождения этой квартиры.
Расходы по найму жилого помещения возмещаются на основании подлинных документов. При их отсутствии такие расходы возмещаются по норме 2,5 руб. в сутки.
Аванс не выдается, если:
– жилое помещение предоставлено принимающей стороной;
– оплата за проживание организация произвела в безналичном порядке;
– у организации имеется собственное помещение, которое предоставляется командированным работникам;
– в командировку направлены несколько работников, одному из которых выдается аванс по найму жилого помещения. В этом случае аванс перечисляется на корпоративную или личную дебетовую карточку, с которой будет производиться оплата в безналичном порядке;
– работник ежедневно возвращается из командировки к постоянному месту жительства (по согласованию с нанимателем);
– место командировки работника совпадает с местом его жительства. Если работник временно проживает не по месту жительства, а в другом населенном пункте (место пребывания) и там оформил временную регистрацию, аванс по найму жилого помещения выдается в общем порядке (работник должен подтвердить факт временной регистрации).
Аванс на суточные
Размеры суточных установлены постановлением Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».
С 1 июля 2016 г. их размер составляет:
– за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов – 7 руб. в сутки;
– при однодневных командировках – 3,50 руб. в сутки.
Аванс рассчитывается исходя из установленных норм и количества суток командировки.
Суточные за время нахождения в пути и за время нахождения в самой командировке выплачиваются в одинаковых размерах.
Размер суточных может быть понижен либо повышен в 2 случаях:
1) работник обеспечивается питанием – суточные выплачиваются в размере 50 % от установленной нормы;
2) работник командирован на территорию радиоактивного загрязнения в зону эвакуации (отчуждения) – размер суточных повышается на 5 %.
Законодательство не запрещает организации выплачивать работнику суточные в большем размере, чем установлено законодательством. Этот момент должен быть закреплен в ЛНПА (если относится ко всем работникам) или в приказе на командировку (для конкретного работника).
Аванс на иные расходы
По общему правилу организация не обязана выдавать работнику аванс на иные расходы.
По мнению автора, если к моменту командировки известно, что работником будут понесены дополнительные расходы, то по согласованию с нанимателем на них может быть выдан аванс.
В то же время полагаем, что если конкретные расходы, входящие в состав иных расходов, известны до направления работника в командировку и заранее согласованы с нанимателем (отражены в документах о командировании: приказе на командировку, служебном задании и др.), то аванс на них работнику следует выдать.
К иным произведенным работником с разрешения или ведома нанимателя расходам относятся:
– оплата провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза;
– оплата проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам;
– оплата платных стоянок, услуг связи, стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей.
