Не всегда трудовая деятельность работника подразумевает его постоянное нахождение в офисе. Во многих организациях есть должности, для которых предусмотрен подвижной и разъездной характер работы. В таких случаях наниматель имеет право предусмотреть компенсацию за условия труда, а также возместить расходы по проживанию, проезду и т.д. В статье мы подробнее рассмотрим особенности предоставления таких выплат и компенсаций.
Наниматель имеет право установить работникам, которые постоянно совершают служебные поездки и не находятся в месте постоянной работы, компенсацию за подвижной, разъездной характер работы.
Законодательством предусмотрен порядок и условия предоставления таких компенсаций.
Так, компенсация за подвижной характер работы устанавливается работникам в целях компенсации расходов, связанных с частой передислокацией организации или оторванностью работника от места жительства, когда работник вынужден выезжать к месту работы и не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту жительства (пп. 2–6 Инструкции о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 25.07.2014 № 70; далее – Инструкция № 70).
Компенсацию за разъездной характер работы устанавливают работникам, выполняющим работу на объектах, расположенных вне места постоянной работы, связанную с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места работы на объекте и обратно, а также с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемого ими участка (п. 3 Инструкции № 70).
Компенсация за постоянную работу в пути предусмотрена за работу, которая производится по специальным графикам, предусматривающим время отдыха в пути следования (поездки) (п. 5 Инструкции № 70).
Конкретный перечень профессий, для которых устанавливается компенсация, порядок и условия, а также ее размер наниматель определяет самостоятельно.
Принятый порядок предоставления компенсационных выплат целесообразно закрепить, например, в приказе, положении об оплате труда или в ином локальном нормативно-правовом акте, а также трудовых контактах или договорах с работниками.
Несмотря на то что размер компенсации устанавливает наниматель, законодательством предусмотрено ограничение: сумма выплаты не может превышать размера норм за проживание вне места жительства (суточных), установленных законодательством о возмещении расходов при служебных командировках, с учетом фактического времени пребывания на территории Республики Беларусь или иностранных государств (п. 8 Инструкции № 70).
Справочно: максимальный размер компенсации при осуществлении работ на территории республики составляет:
– за проживание вне места жительства (места пребывания) более 1 дня – 60 000 руб. в день;
– за проживание вне места жительства (места пребывания) либо нахождение в другой местности, находящейся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, – 30 000 руб. в день.
При выполнении работы за границей максимальный размер компенсации определяют исходя из утвержденных норм для конкретной страны.
Возмещение расходов по найму жилого помещения
Если при выполнении своих служебных обязанностей работник не имеет возможности возвращаться к месту жительства, а в месте выполнения работы ему не предоставляется бесплатное жилье, то расходы по найму жилого помещения должны быть возмещены.
Данные расходы возмещают по нормам, установленным законодательством о возмещении расходов при служебных командировках.
Расходы по найму жилого помещения, произведенные при выполнении работы на территории Республики Беларусь, возмещаются работнику на основании документов, подтверждающих фактические расходы, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более, а с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории). Если же подтверждающие документы не представлены, то расходы возмещают в размере, предусмотренном законодательством.
Справочно: норма возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов составляет 20 000 руб. (при выполнении работ на территории Республики Беларусь).
Расходы по найму жилого помещения за границей возмещают на основании документов, подтверждающих фактические расходы, но не выше предельных норм, установленных для служебных командировок за границу (за исключением командировок работников в государства – участники СНГ, по которым возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и уплате местных сборов на право проживания в отдельных городах производится сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов).
Если подтверждающие документы не представлены, сумму возмещения расходов определяет наниматель, но она не должна превышать 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения.
Возмещение расходов по проезду
Расходы по проезду работников в другую местность в связи с выполнением трудовых обязанностей вне места постоянной работы, если наниматель не предоставляет им транспорт, подлежат компенсации в порядке, установленном законодательством о возмещении расходов при служебных командировках (п. 11 Инструкции № 70).
Возмещение данных расходов также производится в соответствии с законодательством о служебных командировках как на территории Республики Беларусь, так и за границей.
Для возмещения расходов по проезду работник должен представить подлинные проездные документы (проездные билеты, квитанции и т.д.).
Если подлинники документов не представлены, то возмещение расходов по проезду на территории Республики Беларусь осуществляется на основании документов, подтверждающих факт проезда работника, либо в размере минимальной стоимости проезда.
При командировании работника за границу и отсутствии подлинных проездных документов данные расходы не возмещаются.
Бухгалтерский учет, отчисления в ФСЗН и Белгосстрах
Компенсации за подвижной, разъездной характер работы, а также возмещение расходов на проезд и наем жилого помещения относятся к выплатам, связанным с выполнением работниками трудовых обязанностей. Такие расходы отражают на счетах учета затрат на производство продукции (товаров, работ, услуг), затрат, связанных с управлением организацией, или расходов на реализацию. Расчеты с работниками в части расчетов по данным выплатам целесообразно отражать на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" либо 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
Компенсационные выплаты и возмещение вышеуказанных расходов освобождаются от обложения подоходным налогом (абз. 8 части первой, часть вторая подп. 1.3 п. 1 ст. 163 Налогового кодекса Республики Беларусь).
На суммы компенсации в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются, поскольку эти выплаты поименованы в Перечне выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие "Белгосстрах", утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115.
Пример. Компенсация при разъездном характере работы
В организации розничной торговли положением об оплате труда утвержден перечень профессий, по которым предусмотрена выплата компенсации за разъездной характер работы.
В частности, должность мерчендайзера входит в данный перечень и подразумевает совершение работником ежедневных поездок по торговым точкам. Работник каждый день имеет возможность возвращаться к месту своего проживания.
Компенсация за один день установлена нанимателем в размере 23 000 руб. Работнику в марте возмещаются расходы на проезд по представленным подлинным документам на сумму 240 000 руб. В марте отработано 22 рабочих дня.
В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи (см. таблицу):
