Наверное, не осталось организаций, которые не используют в своей деятельности мобильную связь. Это и понятно: зачастую в работе возникают вопросы, которые оперативно решить без телефона просто невозможно. Использование корпоративной связи на данный момент широко распространено, что позволяет работникам всегда находиться на связи, например, в служебной командировке и т.д. На практике корпоративную мобильную связь очень часто работник использует в личных целях, и тогда эти расходы уже нельзя отнести к производственным затратам. В таком случае задача бухгалтера – учесть данные расходы и произвести удержание из заработной платы. В статье мы подробно рассмотрим, какими способами это можно сделать.
В первую очередь, для того чтобы использовать в своей работе корпоративную мобильную связь, организация должна заключить договор с мобильным оператором.
Организация самостоятельно решает вопросы, связанные с удержанием стоимости звонков из заработной платы работников.
Условия подключения, использования, оплаты мобильной связи, а также порядок удержания из заработной платы работников стоимости звонков целесообразно закрепить в локальном нормативном правовом акте (далее – ЛНПА). Законодательством не предусмотрено, какой именно нужен документ, поэтому организация разрабатывает и утверждает его самостоятельно.
Следует учесть, что такой документ не должен ухудшать положение работников и нарушать их права.
Для организации учета расходов на мобильную связь можно использовать несколько вариантов. Рассмотрим их подробнее.
Установление лимитов на мобильную связь
Такой способ учета телефонных разговоров является наиболее распространенным в настоящее время. Он заключается в том, что работнику устанавливается определенный лимит расходов на мобильную связь. При превышении установленной суммы стоимость звонков сверх лимита удерживают из заработной платы работников. В этом случае целесообразно размер установленных лимитов предусмотреть в ЛНПА, а также ознакомить с ними работников.
Однако, несмотря на простоту применения, данный способ имеет свои недостатки:
– невозможно четко разграничить служебные и личные звонки (например, работник может превысить лимит, решая производственные вопросы, или решать рабочие вопросы по окончании рабочего времени);
– может повлечь спорные ситуации с проверяющими органами на предмет правомерности отнесения на затраты стоимости тех или иных разговоров.
Если организация решит применять такой способ учета расходов на мобильную связь, рекомендуем помимо установления лимита на звонки осуществлять дополнительный анализ детализации. Если же численность работников в организации небольшая, то можно разработать и утвердить форму отчетности для работника, которая позволит разграничить звонки по служебным вопросам, а также совершенные в личных целях.
Пример 1. Удержание стоимости "сверхлимитных" звонков из заработной платы работника
Курьер торговой организации пользуется корпоративной связью, ему установлен лимит на звонки в размере 154 000 руб. в месяц. Согласно положению о порядке пользования мобильной связью, разработанному в организации, стоимость звонков сверх лимита удерживается из заработной платы. Помимо этого предусмотрена отчетность для работника, в которой он отражает звонки, совершенные в личных целях. Данные расходы также подлежат удержанию из заработной платы (согласие работника на удержание имеется).
Согласно детализации, представленной оператором мобильной связи за апрель 2015 г., работником превышен лимит на 38 000 руб.
Работник представил отчет о личных звонках по форме, утвержденной организацией (см. табл. 1).
Записи в бухгалтерском учете представлены в табл. 2.
__________________________
* Учет расчетов с мобильным оператором не рассматривается.
Удержание по желанию работника
Законодательство не запрещает нанимателю разрешить работнику пользоваться мобильной связью не только по служебным вопросам, но и в личных целях. В данном случае порядок разграничения личных и служебных разговоров, способы возмещения работником расходов необходимо предусмотреть в ЛНПА.
Предлагая работнику пользоваться мобильной связью, наниматель должен получить от него в письменном виде согласие на удержание расходов, произведенных на личные звонки.
Свое согласие работник может выразить путем подачи заявления на осуществление таких удержаний.
Заявление работник может подавать как ежемесячно, так и однократно. Но в целях сокращения бумажного документооборота рекомендуем предложить работнику написать заявление на удержание мобильных расходов однократно на определенный период.
Важно! Если согласие работника отсутствует, нанимателю запрещается производить удержание расходов за мобильную связь.
Пример 2. Удержание стоимости звонков в личных целях с согласия работника
В организации заключен договор на использование мобильной связи в рамках корпоративного тарифного плана. На работу принят региональный представитель. Работнику предложено воспользоваться корпоративной мобильной связью. Порядок пользования, а также способы возмещения расходов на личные цели установлены распоряжением руководителя. Работник ознакомлен с порядком пользования и выразил желание использовать мобильную связь не только в служебных, но и в личных целях. Он представил заявление, в котором выразил свое согласие на удержание стоимости личных звонков из заработной платы.
Можно использовать следующую форму заявления:
Директору ООО "ЕТК"
Кученкову А.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
31.03.2015
Прошу ежемесячно удерживать стоимость звонков, совершаемых мною в личных целях, из моей заработной платы согласно детализациям оператора сотовой связи.
31.03.2015 Ступин В.В.
В бухгалтерском учете необходимо сделать записи, приведенные в примере 1.
Оплата личных звонков за счет средств нанимателя без возмещения их работником
Руководитель также может принять решение списывать личные звонки на финансовый результат без их возмещения работником.
В данном случае стоимость звонков будет признаваться доходом работника в натуральной форме и являться объектом для обложения подоходным налогом и начисления взносов в Фонд социальной защиты населения (далее – ФСЗН) и Белгосстрах.
Следует отметить, что доход работника в виде стоимости мобильных звонков освобождается от обложения подоходным налогом в пределах 13 190 000 руб. по основному месту работы, 870 000 руб. – по совместительству (подп. 1.19 п. 1 ст. 163 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
Пример 3. Учет личных звонков работника за счет средств нанимателя
Руководителем организации издан приказ о том, что личные звонки работников, совершенные в рабочее время с 9:00 до 18:00, относятся на финансовый результат и не возмещаются работниками, а стоимость всех звонков, совершенных после указанного времени, удерживается из заработной платы. За апрель оператором сотовой связи представлен акт выполненных работ с приложением детализации. Согласно этим документам бухгалтером совершены звонки в личных целях на сумму 15 900 руб. с НДС в рабочее время и на сумму 10 400 руб. в нерабочие и выходные дни. Сумма доходов работницы, не являющихся вознаграждением за исполнение трудовых обязанностей, не превысила 13 190 000 руб.
В бухгалтерском учете следуют записи (см. табл. 3).
__________________________
* Учет расчетов с мобильным оператором, а также учет затрат производственного характера в примере не рассматриваются.
