Ситуация. Работник направлен в командировку с 20 по 23 мая 2019 г.
Работник организации (г. Витебск) направлен в служебную командировку в г. Минск. Согласно приказу нанимателя он убывает в командировку 20 мая 2019 г. и прибывает из нее 23 мая 2019 г. В безналичном порядке работнику оплачено проживание в 1-местном номере гостиницы за 4 суток в размере 280 руб. (4 сут. × 70 руб.). После возвращения из командировки работник не представил документы на проезд, потому что потерял билеты.
Командировочные расходы определены в следующих размерах:
1) расходы на проезд без подтверждающих документов в обе стороны возмещены нанимателем работнику в размере 40 руб. (данный размер компенсации определен в организации положением о командировании работников);
2) расходы на проживание в гостинице за 4 суток – 280 руб.;
3) суточные за 4 суток – в размере 48 руб. (положением о командировании работников размер суточных по Республике Беларусь определен в размере 12 руб. за сутки).
Среди перечисленных расходов имеются расходы, произведенные как в пределах, так и сверх установленных законодательством норм.
Как правильно рассчитать «зарплатные» налоги по перечисленным командировочным расходам?
Наниматель вправе возмещать определенные расходы сверх норм, установленных законодательством
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие командировочные расходы:
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Наниматель может устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде (ст. 7 ТК). Таким образом, в ЛНПА (в приказе о командировке, в положении о служебных командировках и др.) наниматель вправе устанавливать работникам возмещение определенных расходов сверх ограничений, определенных законодательством.
Возмещение расходов на проезд
При отсутствии у командированного работника проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины (БВ) в каждую сторону (п. 13 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176; далее – Положение № 176).
Размер БВ с 1 января 2019 г. составляет 25,5 руб. (п. 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 27.12.2018 № 956). Следовательно, размер расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно составляет 5,1 руб. (0,1 × 25,5 руб. × 2). Работнику возмещено 40 руб., значит 34,9 руб. (40 – 5,1) – это командировочные расходы сверх норм.
Расходы по найму жилого помещения
Расходы по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь возмещаются с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176, без представления подтверждающих документов.
Если расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1 к Положению № 176, наниматель возмещает данные расходы на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости 1-местного номера в гостинице проживания (п. 15 Положения № 176).
Поскольку наниматель обеспечил работника жильем в командировке, предварительно оплатив по безналичному расчету проживание, следует руководствоваться п. 17 Положения № 176: при оплате жилого помещения расходы по найму жилого помещения работнику не возмещаются.
Таким образом, фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения принимают к учету из расчета 70 руб. за сутки в общем размере 280 руб. за все дни командировки. В данном случае расходы по найму жилого помещения считаются рассчитанными в пределах норм, определенных Положением № 176.
Суточные
При командировании в пределах Республики Беларусь суточные командированному работнику за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути, возмещают в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176, а именно 9 руб. за сутки (п. 20 Положения № 176).
Поскольку наниматель установил повышенные размеры суточных, то 36 руб. суточных за 4 суток командировки выплачены нанимателем в рамках Положения № 176, а сумма превышения 12 руб. (48 – 36) – сверх норм, установленных Положением № 176.
Подоходный налог
При оплате нанимателем плательщику расходов на служебные командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога:
1) суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных приложениями 1 и 2 к Положению № 176;
2) фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения. При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога в пределах норм (размеров), установленных Положением № 176;
3) иные расходы на служебные командировки, произведенные с разрешения или ведома организации, признаваемой местом основной работы (службы) плательщика, оплачиваемые или возмещаемые в соответствии с Положением № 176 (часть третья п. 4 ст. 208 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
Справочно: такой же порядок налогообложения применяют к перечисленным выплатам, производимым:
– членам органа управления организации в связи с исполнением ими функций членов;
– плательщикам не по месту основной работы (службы, учебы), в т.ч. при выполнении ими работ (оказании услуг) по гражданско-правовым договорам, если такие выплаты предусмотрены указанными договорами.
Датой фактического получения дохода в случае наличия налогооблагаемых доходов является день составления работником авансового отчета об израсходованных в командировке суммах (подп. 1.6 п. 1 ст. 213 НК). По общему правилу удержать исчисленную сумму подоходного налога организация как налоговый агент обязана непосредственно из доходов плательщика при их фактической выплате. Исключение – доходы в виде оплаты труда за 1-ю половину месяца, премии и оплата расходов на служебные командировки сверх установленных размеров. Исчисленный подоходный налог удерживают за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом плательщику (п. 4 ст. 216 НК).
Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах
Командировочные расходы являются компенсацией работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, которая предусмотрена гл. 9 ТК. Следовательно, взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются не только на возмещаемые нанимателем командировочные расходы в пределах норм, но и при возмещении работнику командировочных расходов сверх установленных законодательством норм, а также на иные расходы, связанные с командировкой, при условии, что они подтверждены документально (по разъяснениям работников ФСЗН). Основания следующие:
1) объект для начисления обязательных страховых взносов в ФСЗН для работодателей и работающих граждан – выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных Перечнем № 115*, но не выше 5-кратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь (ст. 2 Закона Республики Беларусь от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь»);
____________________
* Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115 (далее – Перечень № 115).
2) объект для начисления страховых взносов в Белгосстрах – выплаты всех видов, начисленные в пользу лиц, подлежащих обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме выплат, предусмотренных Перечнем № 115 (п. 2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 № 1297);
3) в п. 3 Перечня № 115 поименованы компенсации в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренные в гл. 9 ТК.
Обобщим сказанное в таблице:
