Командировочные расходы возмещаются работнику на основании приказа и задания нанимателя, в которых указывается время нахождения за границей (пп. 2, 4 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить помимо иных расходы по найму жилого помещения (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь и п. 8 Инструкции № 115).
При командировании работников за границу расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов оплачиваются в размере 5 % от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленной законодательством Республики Беларусь (далее – норма расходов по найму жилого помещения) (части первая и вторая п. 16 Инструкции № 115).
В коммерческой организации может быть принято решение об оплате расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения наниматель устанавливает на основании локального нормативного правового акта (например, положения о командировании, приказа).
При этом Инструкцией № 115 не предусмотрена норма, устанавливающая:
– продолжительность времени в течение суток, за которую оплачиваются расходы по найму жилого помещения, в т.ч. при отсутствии подтверждающих документов;
– зависимость оплаты указанных расходов от времени прибытия работника в место командирования либо убытия из него.
Важно! Время нахождения работника в пути при возмещении названных расходов не учитывается.
Таким образом, оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов:
– производится за полные сутки пребывания в месте командирования, а также за сутки, на которые приходится дата прибытия (выбытия) транспортного средства, которым работник следует к месту командирования (обратно к постоянному месту работы), определенные приказом и заданием нанимателя;
– не производится за сутки, в течение которых работник следует к месту командирования или обратно к постоянному месту работы (находится в пути).
При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения расходы по найму жилого помещения не возмещаются (п. 18 Инструкции № 115).
Пример 1
Документы на проживание в командировке работник не представил
Работник организации по приказу нанимателя направлен в служебную командировку за границу в г. Москву (Российская Федерация) на 4 дня с 23 по 26 октября 2017 г. Заданием на командировку предусматривалось выполнение служебного задания в г. Москве 24 и 25 октября 2017 г.
По возвращении из командировки работник представил в бухгалтерию организации проездные документы: билет на поезд «Минск – Москва» (отправление 23 октября 2017 г., прибытие 24 октября 2017 г.), билет на поезд «Москва – Минск» (отправление 25 октября 2017 г., прибытие 26 октября 2017 г.). Документы, подтверждающие наем жилого помещения в указанные дни, отсутствуют.
Поскольку документы, подтверждающие проживание в гостинице (счета, квитанции и т.д.), не представлены командированным работником, наниматель обязан оплатить ему расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов в размере 5 % (до 20 % по решению нанимателя) от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для г. Москвы (Российская Федерация) за 24 и 25 октября 2017 г. – 14 долл. США (140 долл. США × 5 / 100 × 2 суток).
Пример 2
В командировку на 2 дня с авиаперелетом
В организации согласно приказу нанимателя работник направлен в служебную командировку за границу в г. Анкару (Турция) на 2 дня с 30 по 31 октября 2017 г. воздушным транспортом.
Предусматривается выполнение работником служебного задания в г. Анкаре 30 октября 2017 г.
В соответствии с расписанием пассажирского воздушного транспорта 30 октября 2017 г. работник вылетел из г. Минска в 7:30, прибыл в г. Анкару в 12:20, выполнил служебное задание и в 23:20 вылетел обратно, прибыв в г. Минск 31 октября 2017 г. в 5:25.
Работник по возвращении из командировки не представил документы, подтверждающие оплату расходов по проживанию в гостинице 30 октября 2017 г. (счета, квитанции и т.д.).
В приведенном случае наниматель обязан выплатить ему за 30 октября 2017 г. 5 % (до 20 % по решению нанимателя) от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для Турции – 12,5 долл. США (250 долл. США × 5 / 100 × 1 сутки), независимо от того, что работник находился на территории иностранного государства 11 ч в дневное (вечернее) время. При этом данная выплата не производится за время нахождения работника в пути (31 октября 2017 г.).
Пример 3
В командировку на автомобиле
В коммерческой организации в соответствии с приказом нанимателя заместитель директора с водителем служебного легкового автомобиля направляются в командировку за границу в г. Лодзь (Польша) на 3 дня с 23 по 25 октября 2017 г. Предусматривается выполнение служебного задания в г. Лодзи 24 октября 2017 г.
Положением о командировании, действующем в данной коммерческой организации, предусмотрено, что при отсутствии у командированных работников документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения за границей (исключая время нахождения в пути), им выплачивается 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения.
Согласно представленным сопроводительным документам в оригинале (путевой лист с отметками о дате прибытия и выбытия из места командирования, квитанции об оплате за стоянку, заправку и др.) заместитель директора и водитель служебного легкового автомобиля:
– 23 октября 2017 г. в 09:00 – выехали из г. Минска;
– 24 октября 2017 г. в 8:30 – приехали в г. Лодзь, выполнили служебное задание и в 17:40 выехали обратно в г. Минск;
– 25 октября 2017 г. в 16:30 – приехали к месту постоянной работы в г. Минске.
По возвращении из командировки они не представили документы, подтверждающие оплату расходов по найму гостиницы 24 октября 2017 г. (счета, квитанции и т.д.).
В рассматриваемом случае за 24 октября 2017 г. наниматель обязан выплатить заместителю директора и водителю служебного легкового автомобиля 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для Польши, – 30 долл. США (150 долл. США × 20 / 100 × 1 сутки). Данная выплата не производится им за время нахождения в пути (23 и 25 октября 2017 г.).
