Из письма в редакцию:
«В организацию принят специалист по продаже. Специфика работы подразумевает использование автомобиля для более оперативного решения вопросов и повышения уровня обслуживания клиентов.
В нашей организации нет легковых автомобилей, и мы предложили работнику использовать личный транспорт для выполнения служебных обязанностей. В свою очередь, ему будет выплачиваться компенсация за износ автомобиля.
Подскажите, как нам правильно оформить отношения с работником? Как рассчитывается компенсация и отражается в бухгалтерском учете?
С уважением, бухгалтер Наталья Викторовна»
Уважаемая Наталья Викторовна, давайте разберемся с первым вопросом.
Работники, использующие свои транспортные средства для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь).
Оформление отношений
Оформить отношения между нанимателем и работником можно несколькими способами:
1. Размер, порядок выплаты компенсации и пользования личным имуществом можно предусмотреть в трудовом договоре.
Такой вариант целесообразен при приеме на работу. Если за пользование имуществом компенсация не выплачивается, советуем эту норму также закрепить в трудовом договоре.
2. Если возникла необходимость использовать имущество работника, который уже работает в организации, то заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.
3. Компенсация выплачивается на основании заявления работника.
Такой вариант подойдет при разовом использовании автомобиля, а также когда условия и порядок выплаты компенсации не предусмотрены иными документами.
Хочу обратить Ваше внимание на то, что в данном случае компенсация выплачивается на усмотрение нанимателя. Такая выплата не является обязанностью.
4. С работником заключается гражданско-правовой договор.
Например, имущество может сдаваться в аренду или передаваться безвозмездно. Неотъемлемой частью договора является акт передачи имущества с описанием его состояния и количества. Размер вознаграждения тоже предусматривается договором.
Я думаю, для Вас не составит труда выбрать один из способов оформления отношений, учитывая договоренности с работником.
Порядок выплаты компенсации
Отвечая на второй вопрос, сразу скажу, что размер и порядок определения компенсации законодательством не предусмотрен. Основным критерием является договоренность между нанимателем и работником.
На практике чаще всего компенсация устанавливается в фиксированной сумме.
Рассмотрим несколько примеров.
Пример 1
Сумма компенсации за износ автомобиля установлена за месяц
Работник использует личный автомобиль в служебных целях. Трудовым договором предусмотрено, что ему выплачивается компенсация – 80 руб. в месяц. За не полностью отработанный месяц компенсация рассчитывается пропорционально отработанным дням.
В декабре 2017 г. работник из 20 запланированных дней отработал 10 дней в связи с болезнью. Сумма компенсации за декабрь составила 40 руб. (80 / 20 × 10).
В этом примере обращаю Ваше внимание на то, что рассчитывать компенсацию пропорционально отработанному времени необязательно. Она рассчитывается по договоренности.
Пример 2
Сумма компенсации за износ автомобиля установлена за 1 км пробега
По договоренности с нанимателем работнику выплачивается компенсация за износ автомобиля. Ее размер составляет – 1 руб. за 1 км служебного пробега. Учет продолжительности поездок в служебных целях возложен на работника.
В декабре работник проехал 60 км, ему выплачена компенсация – 60 руб. (60 км × 1 руб.).
Пример 3
Сумма компенсации за износ автомобиля установлена за день
Дополнительным соглашением к трудовому договору установлен размер, порядок и условия выплаты компенсации за износ транспортного средства. Ее размер составляет 8 руб. за каждый день использования личного автомобиля в служебных целях.
В декабре работник использовал автомобиль в служебных целях на протяжении 9 дней. За эти дни ему выплачена компенсация – 72 руб. (8 руб. × 9 дней).
Это лишь несколько примеров того, как можно выплачивать компенсацию за износ. Стороны самостоятельно должны договориться о размерах, порядке выплаты и условиях компенсации.
В бухгалтерском учете расчеты с работником по выплате компенсации за износ автомобиля учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Как правило, начисленная компенсация учитывается на счетах учета затрат на производство, расходов на реализацию, поскольку автомобиль эксплуатируется в соответствии с трудовой функцией работника.
В бухгалтерском учете делается запись:
Д-т 20, 23, 25, 26, 29, 44 – К-т 73.
Надеюсь, на Ваши вопросы, Наталья Викторовна, я ответила.
Не могу оставить без внимания и то, что компенсация за износ автомобиля является доходом работника. В свою очередь, компенсация облагается подоходным налогом. Налог исчисляется и удерживается при выплате.
В бухгалтерском учете на сумму удержанного с работника подоходного налога делается запись:
Д-т 73 – К-т 68-4 «Расчеты по налогам и сборам».
Одновременно с этим отмечу, что страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах на сумму компенсации не начисляются, поскольку выплата поименована в Перечне № 115*.
____________________
* Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115.
Искренне Ваша, Ольга Павловна
